A questão da impressão nas empresas esbarra essencialmente em dois fatores: a despesa e a sustentabilidade,

um assunto muito importante na pauta hoje em dia. Impressão descontrolada ou desnecessária não só faz a

empresa gastar mais como também “pecar” nesse quesito.

 

Os elevados custos de impressão, normalmente calculado por página impressa — ainda mais em tempos de

contenção, em que as empresas pensam que tipo de gastos operacionais podem reduzir com a mesma eficiência (ou

seja, mantendo a qualidade e o que o negócio considera essencial para funcionar) — tem levado muitas delas a

considerarem o recurso de terceirização (outsourcing) como saída. E isso é um fato: apontamentos do mercado

mostram que a redução dos custos de impressão pode ultrapassar à marca de 50%.

 

Não à toa, segundo previsões de um relatório da Transparency Market Research o setor deve continuar a

crescer quase 15% em sete anos (até 2024), o que demonstra o quanto tem sido benéfico para as empresas e sua

aceitação no mercado como medida de bom custo x benefício. Mas na hora de fechar um contrato, para que esse

investimento seja bem feito, é preciso se atentar a alguns pontos na elaboração de um projeto de outsourcing de

impressão. Alguns detalhes influenciam nos novos custos de impressão depois.

 

Veja a seguir 5 FORMAS de reduzi-los efetivamente nesse processo:

 

1- Analise bem os equipamentos com os quais vai trabalhar

Na hora de decidir pela implementação do projeto é importante avaliar os equipamentos que serão trabalhados, pois,

após o investimento do fornecedor para executar o serviço, não há como realizar alterações no plano. Por exemplo,

após a implantação, não é possível efetuar a devolução de um equipamento ou solicitar a troca por outro modelo

tentando tornar o projeto ainda mais barato. Por isso é importante pensar bem nos equipamentos que oferecem

melhor custo x benefício à operação. 

Outro ponto de atenção é a possibilidade de trabalhar com um parque de equipamentos reduzido.

Priorize pools de impressão com equipamentos robustos. Quanto menos hardware instalado menor serão os custos

envolvidos na entrega, no seguro de transporte, na instalação, manutenção e logística de suprimentos.

Equipamentos maiores também possuem um custo página menor por terem alta capacidade do toner utilizado, o

que otimiza o recurso.

 

2- Customize a padronização do parque

Procure trabalhar com modelos adequados a sua necessidade e customize a linha de equipamentos que funcionarão

no parque sob características similares. 

Quanto mais similares forem os modelos instalados mais adequado será o suporte e menores serão os custos com

manutenção, peças, insumos, estoque de suprimentos e backups.

 

3- Ajuste o SLA adequadamente

Os acordos em torno dos níveis de entrega também são muito importantes no projeto de outsourcing de impressão.

Exigir do fornecedor um SLA apertado somente para ter maior agilidade poderá gerar custos ocultos e

encarecer o serviço, para suprir fatores como: maior disponibilidade de equipamentos backup, equipes de

plantão, contratação de frete emergencial.

O ideal, nesse caso, é ter um trabalho de pós-venda qualificado incluso em todo o serviço prestado. O

Customer Care trabalha exatamente essa visão ao oferecer para o cliente um acompanhamento mais assíduo da

operação de impressão e da experiência que ele tem com isso, o que supre diversas lacunas na comunicação e

no suporte que é oferecido nesse trabalho.

 

4- Customize seu plano de impressão, de acordo com suas demandas

Um levantamento prévio das necessidades de cada área pode ajudar a definir quais recursos otimizariam mais

a rotina de cada departamento de forma individual, num projeto “sob medida”.

Nem todos os usuários precisam imprimir páginas coloridas, nem todos os usuários precisam tirar cópias no formato

A3 e assim por diante. Por isso mesmo um projeto precisa ser personalizado. As impressões confidenciais não

precisam ocorrer necessariamente em equipamentos isolados/exclusivos (existe recursos de impressão segura,

confidencial e pausada).

 

5- Digitalize mais e imprima menos

Hoje em dia com as facilidades da tecnologia e da comunicação digital ficou mais fácil não só economizar como

tornar todo processo mais simples (visto que excesso de papéis dificulta até mesmo a gestão e localização

física dos arquivos). Isso pode gerar desorganização, ocasionar demora em processos e resposta a demandas e até

mesmo perda ou danos a essa documentação. Por isso, considere ter mais multifuncionais no projeto e menos

equipamentos que funcionem como impressoras unicamente, pois a tendência é a digitalização dos documentos e o

fluxo eletrônico deles. Além de praticidade e redução dos custos de impressão, elas agregarão

segurança ao processoAs novas gerações de multifuncionais cumprem bem esse papel, pois são verdadeiras

centrais de entrada e gestão de documentos, auxiliando na contenção dos custos de impressão.


E então, ficou mais claro agora o que você deve observar no momento em que for contratar um serviço de

outsourcing de impressão para reduzir os custos? 

Ficou com alguma dúvida nesse processo? Fale com a Tecnoset; somos especialistas em ajudar sua empresa a

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