5 formas de reduzir os altos custos de impressão na terceirização do serviço



A questão da impressão nas empresas esbarra essencialmente em dois fatores: os custos de impressão e a sustentabilidade da operação.

Impressão descontrolada ou desnecessária não só faz a empresa gastar mais, como também não contribui em nada para a saúde do planeta.

Acesse o infográfico “Sustentabilidade na impressão de documentos”

O custo elevado com impressões, normalmente calculado por página impressa, tem levado muitas empresas a considerarem o recurso de terceirização dos processos de impressão (outsourcing de impressão).

Ainda mais em tempos de crise, onde as empresas pensam que tipo de gastos operacionais podem ser reduzidos, mantendo-se a eficiência e qualidade, essenciais para negócio.

Não à toa, o relatório da Transparency Market Research prevê que o setor de impressão gerenciada (MPS) deve continuar a crescer 15% ao ano em sete anos (até 2024). O que demonstra o quanto tem sido benéfico para as empresas a sua aceitação como medida de uma boa relação custo x benefício.

Conheça aqui o relatório “Mercado MPS: serviços de impressão”

Mas na hora de fechar um contrato é preciso se atentar a alguns pontos na elaboração de um projeto de outsourcing de impressão.

Veja a seguir 5 formas de reduzir os custos de impressão:

1- Analise bem os equipamentos que serão instalados

Na hora de decidir pela implementação do projeto é importante avaliar os equipamentos que serão utilizados. Após o investimento inicial do fornecedor para executar o serviço, não é possível efetuar a devolução de um equipamento ou solicitar a troca por outro modelo, tentando tornar o projeto ainda mais barato.

Por isso, é importante pensar bem nos equipamentos que oferecem o melhor custo x benefício a cada grupo de usuários, para conseguir reduzir os custos de impressão.

Outro ponto de atenção, é a possibilidade de trabalhar com um parque de equipamentos reduzido. Sendo assim, priorize pools de impressão com equipamentos mais robustos.

Quanto menos hardware instalado, menor serão os custos envolvidos na entrega, no seguro de transporte, na instalação, manutenção e logística de suprimentos.

É o caso, por exemplo, dos inovadores equipamentos com a tecnologia Black to Color, leia mais aqui “reduza os custos de impressão sem abrir mão da impressão color”

2- Customize seu projeto de impressão, de acordo com suas demandas

Um levantamento prévio das necessidades de cada área pode ajudar a definir quais recursos otimizariam mais a rotina de cada departamento de forma individual, num projeto “sob medida”.

Nem todos os usuários precisam imprimir páginas coloridas, nem todos os usuários precisam tirar cópias no formato A3, e assim por diante.

Por isso mesmo um projeto precisa ser personalizado. Leia mais em “O outsourcing de impressão que vai além do custo página”

As impressões confidenciais não precisam ocorrer necessariamente em equipamentos isolados ou exclusivos. Existem recursos de impressão segura, confidencial e pausada, que suprem esta necessidade.

3- Ajuste o SLA adequadamente

Os acordos em torno dos níveis de entrega do serviço (SLA) também são muito importantes no projeto de outsourcing.

Exigir do fornecedor um SLA apertado, somente para ter maior disponibilidade, poderá gerar custos extras e encarecer o serviço.

O ideal, nesse caso, é ter um trabalho de pós-venda qualificado incluso no serviço prestado. O fornecedor que possui uma equipe de “customer care” trabalha exatamente essa visão ao oferecer para o cliente um acompanhamento mais assíduo da operação de impressão e da experiência que ele tem com isso.

A redução dos custos de impressão se verifica também ao longo da operação constantemente assistida.

4- Priorize a padronização do parque

Procure trabalhar com modelos padronizados, ou seja, escolher a linha adequada de equipamentos que funcionarão no parque sob características similares.

Quanto menor for a diversidade de modelos instalados mais fácil será a manutenção, menor o custo com peças, insumos e estoque de suprimentos para dar o suporte adequado. Isso se refletirá também em menor custo com backups e maior poder de compra do fornecedor.

5- Digitalize mais e imprima menos

Hoje em dia com as facilidades da tecnologia e da comunicação digital ficou mais fácil não só economizar como tornar todo processo mais simples.

Isso pode gerar desorganização, ocasionar demora nos processos e resposta a demandas, e até mesmo perda ou danos a essa documentação.

Baixe aqui o infográfico “As vantagens do documento digital”

Por isso considere ter mais multifuncionais no projeto e menos equipamentos que funcionem como impressoras unicamente. A tendência é a digitalização dos documentos e o fluxo eletrônico deles, o que ajudará na redução dos custos de impressão.

Além da praticidade e redução de custos esta prática agregará mais segurança ao processo.

As novas gerações de multifuncionais cumprem bem esse papel, pois são verdadeiras centrais de entrada e gestão de documentos.

E então, ficou mais claro agora o que você deve observar no momento que for contratar um serviço de outsourcing de impressão para reduzir os custos?

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