Como calcular o custo por página no outsourcing de impressão



Contratar um serviço de outsourcing de impressão tem sido uma boa decisão para as empresas que buscam economia e praticidade. Porém, na hora de fechar um contrato é preciso conhecer os fatores que influenciam o custo por página de um projeto.

Para evitar que sua empresa cometa alguns erros na hora de definir o escopo de serviços, preparamos um roteiro para ajudar a entender como calcular o Custo Total de Propriedade – TCO (Total Cost of Onwership). Desta forma, você poderá conhecer o custo por página final do seu projeto.

O conceito de TCO foi desenvolvido pelo Gartner Group, empresa de consultoria e pesquisa de mercado na área de TI, que iniciou a utilização deste método no uso de microcomputadores e depois estendeu o estudo para as impressoras.

O Custo Total de Propriedade é uma abordagem estruturada para se determinar todos os custos associados à aquisição e utilização do bem ou do serviço de determinado fornecedor.

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É um estudo completo, que vai além do preço, pois considera vários outros custos, dentre eles: assistência técnica, custo de suporte, paradas para manutenção, custos administrativos e o ciclo de vida (depreciação).

Veja a seguir os 4 grandes fatores que pesam no cálculo do custo por página de um projeto:

1- HARDWARE

A participação do hardware no custo total pode ultrapassar os 50%. Desta forma, priorize pools de impressão com equipamentos robustos e dê atenção à possibilidade de trabalhar com um parque de equipamentos reduzido.

Quanto menos hardware instalado, menores serão os custos envolvidos na entrega, no seguro de transporte, na instalação, na manutenção e na logística de suprimentos.

Equipamentos maiores também possuem um custo página menor por terem toner de alta capacidade, o que otimiza o recurso. Por isso, é importante pensar bem nos equipamentos que oferecem a melhor relação entre custo x benefício à operação.

Procure trabalhar com modelos padronizados, ou seja, escolher a linha mais adequada de equipamentos que funcionarão no parque sob características similares. Exemplo: impressoras ou multifuncionais?

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Quanto menor for a diversidade de modelos instalados mais fácil será a manutenção, menor o custo com peças, com insumos e de estoque de suprimentos. Isso se refletirá também em menor custo com backups e maior poder de compra do fornecedor.

2- NÍVEL DE SERVIÇO

Os acordos em torno dos níveis de entrega também são muito importantes no projeto de outsourcing e podem ultrapassar em 30% o custo total envolvido.

Exigir do fornecedor um SLA – Service Level Agreement – apertado somente para ter maior agilidade poderá gerar custos ocultos e encarecer o serviço. Sendo assim, avalie com cuidado a real necessidade de ter maior disponibilidade de equipamentos backup, equipes de plantão e contratação de frete emergencial.

O ideal, nesse caso, é ter um trabalho de pós-venda qualificado incluso em todo o serviço prestado. O fornecedor com uma área de customer care trabalha exatamente essa visão ao oferecer para o cliente um acompanhamento mais assíduo da operação de impressão e da experiência que ele tem com o serviço.

Inclua na prestação de serviço a bilhetagem do ambiente de impressão para maior gestão e controle, mas não exagere na solicitação de relatórios personalizados.

Existem soluções modernas e completas para que o gestor tenha uma ampla visão do ambiente e possa intervir. Seja orientando ou implementando medidas que auxiliem na gestão mais eficaz das atividades, em articulação com os departamentos da empresa.

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3- SUPRIMENTOS

Como já mencionamos, a padronização do parque de impressoras e o uso de pools de impressão com equipamentos mais robustos, ajudam no consumo mais otimizado dos suprimentos.

Porém, o volume de impressões deve ser controlado e metas de redução devem ser definidas, pois os custos com suprimentos em um projeto de outsourcing de impressão podem facilmente ultrapassar os 20%.

Nem todos os usuários precisam imprimir páginas coloridas, nem todos os usuários precisam tirar cópias no formato A3 e assim por diante.

Por isso mesmo um projeto precisa ser personalizado.

As impressões confidenciais não precisam ocorrer necessariamente em equipamentos isolados ou exclusivos (existem recursos de impressão segura, confidencial e pausada).

4- PAPEL

O consumo de papel está diretamente ligado ao volume de páginas impressas por mês. Desta forma, além de pesquisar bem onde comprar este insumo é preciso diminuir o volume.

Hoje em dia, com as facilidades da tecnologia e da comunicação digital, ficou mais fácil não só economizar na impressão como tornar todo processo mais simples.

Por isso, considere ter mais multifuncionais no projeto e menos equipamentos que funcionem como impressoras unicamente.  A tendência é a digitalização dos documentos e o fluxo eletrônico deles. Além de praticidade e redução de custos, elas agregarão segurança ao processo.

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E então, ficou mais claro agora o que você deve observar no momento em que for contratar um serviço de outsourcing de impressão?

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