É de conhecimento de todo gestor e principalmente de quem trabalha no setor de compras que as atividades de impressão e cópias dentro de uma empresa são fontes de custos e, por essa razão, necessitam ser devidamente analisadas e moderadas.

Mas, sendo elas essenciais para o funcionamento das companhias, basicamente pode-se dizer que a grande diferença entre as empresas que têm gastos desnecessários nesse quesito e as que não têm é justamente o gerenciamento de impressão — que precisa ser bem feito.

Isso significa dominar e aplicar um conjunto de técnicas, práticas e ferramentas para manter o controle sobre tudo o que é impresso, de modo que o recurso não seja necessariamente “racionado” para quando realmente é preciso e ao mesmo tempo não sofra com desperdícios.

É possível ter controle absoluto sobre o que está sendo impresso, reduzindo custos com tinta, papel, peças, manutenção e energia elétrica, sem falar na aquisição de equipamentos.

Logo, para te ajudar a entender melhor o que pode ser feito para conseguir maior efetividade e gestão de recursos na sua empresa, trazemos dicas sobre como alcançar um gerenciamento de impressão mais eficaz e completo.

Veja a seguir:

1 – Considere as vantagens do Outsourcing de Impressão

Ter um serviço de outsourcing de impressão (veja melhor aqui) poderá trazer muitos benefícios ao permitir garantias de manutenção imediata, troca dos equipamentos com defeito, equipamentos backup para áreas críticas, reposição automática de suprimentos, comprometimento quanto ao atendimento de prazos, dentre outras facilidades do contrato de prestação de serviços.

Além disso, permitir que um especialista com bom know-how agregado cuide do seu ambiente de impressão e se dedique a apoiar o negócio da sua empresa é algo que permitirá maior liberação de tempo para que sua equipe foque em pontos estratégicos (foco no business), se preocupando menos com o operacional sem perder eficiência.

2 – Promova a análise de seu ambiente de impressão

Para selecionar o prestador do serviço de outsourcing de impressão é preciso realizar uma análise do que não precisa ser impresso, do que pode ser impresso com melhorias e o que é realmente essencial.

Com esse levantamento é possível criar um plano para uso mais responsável das impressoras, bem como determinar quantos equipamentos serão necessários no projeto e qual o volume médio de impressões/mês.

Isso permitirá melhor análise de suas necessidades e planos/soluções que se encaixam nas demandas da empresa, elevando o gerenciamento de impressão.

3 – Invista em bons servidores de impressão

O principal papel do servidor de impressão é organizar todos os trabalhos que partem dos computadores ligados à rede. Com ele você pode conseguir gestão centralizada, de modo que todas as configurações de impressão, auditorias e gestão de permissões sejam realizadas em um único local, facilitando o controle e também diminuindo as chances de haverem “gargalos”.

Outro ponto é trabalhar com filas de impressão: todos os trabalhos enviados pelos funcionários são agrupados em uma fila organizada de impressão e drivers compartilhados (instalados no servidor e compartilhados com os computadores da rede).

4 – Aposte em um software de bilhetagem

Chamados assim, ferramentas desse tipo permitem acompanhar de perto o que está acontecendo, de forma que é possível comparar períodos e descobrir se há ou não desperdício de impressões.
Dentre as vantagens, temos a possibilidade de trabalhar com transparência, identificando “quem”, “quando”, “onde” e “qual” documento foi impresso ou até definir cotas de impressão.

No caso dessa última, torna-se possível determinar os limites de impressões e cópias por página, valor ou cor. E isso separado por usuário ou grupos de usuários para facilitar e organizar ainda mais.

Sem contar a questão do rateio de custos: o sistema de gestão gera e mantém os registros contábeis das operações de produção das impressoras da empresa.

5 – Invista em impressão segura e controle de acesso

Por fim, documentos esquecidos na bandeja, extraviados ou pegos por engano por outro usuário são tipos de problemas que podem acontecer todos os dias. E, além do transtorno, podem gerar inconvenientes, falhas na segurança e desperdícios, no caso de haver necessidade de realizar a impressão novamente.

Dessa forma, para um completo gerenciamento de impressão é importante pensar no que chamamos de “impressão segura”. Com medidas de controle e mesmo recursos como o de liberação por crachá as impressões são melhor identificadas e existem outros benefícios extras que conferem praticidade à rotina das empresas, como flexibilidade.

Nesse caso, por exemplo, a impressão não é mais vinculada a um equipamento específico, sendo possível enviar o arquivo e retirar a impressão em qualquer equipamento da rede.

A segurança está no fato de não mais haver documento esquecido ou perdido nas impressoras, pois os usuários devem fazer a autenticação manual para que o arquivo seja, de fato, impresso.

E então, ficou interessado em seguir esses passos para um melhor gerenciamento de impressão em sua empresa? Que tal falar com a Tecnoset?