Como se preparar para a digitalização do acervo acadêmico e atender a lei 9235



O novo Decreto Federal n.9.235, de 15 de dezembro de 2017, trouxe importantes pontos sobre o que tange ao sistema de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior (as chamadas IES).

Por isso, tem sido visto como um novo marco regulatório para o setor.

Um deles, no entanto, e de suma relevância, sobre o qual deve ser prestada bastante atenção, pois tem prazo para execução em até 24 meses, é justamente o que se refere ao acervo acadêmico de uma instituição de ensino que deverá garantir as informações na integridade e autenticidade em meio digital.

Para te ajudar a entender o que isso representa para uma instituição de ensino superior e compreender o que é necessário garantir para transformar todo o acervo de forma mais segura e benéfica para a instituição, trazemos algumas dicas e pontos a seguir!

O que diz o Decreto? E por que isso é importante?

Podendo ser visto na íntegra aqui o novo Decreto pontua bem que a mantenedora da instituição tem a responsabilidade pela guarda e gestão do acervo inclusive em caso de encerramento da oferta de cursos (art.58).

A preocupação de digitalizar e preservar esse tipo de informação adequadamente é grande, pois traz segurança a essa importante movimentação em âmbito acadêmico e também garante um controle muito maior em relação à integridade e à confiabilidade por parte da instituição.

Elimina-se riscos físicos, por exemplo, além de agregar agilidade e confiança aos processos de consulta, trazendo maior produtividade e tranquilidade aos responsáveis pela preservação desse tipo de documentação no que refere à sua proteção e, ao mesmo tempo, disponibilidade. (saiba tudo em nosso infográfico sobre “As Vantagens e Benefícios do Documento Digital”)

E o mais importante, não esqueça que tem prazo para execução em até 24 meses.

Como posso me adequar a ele com mais facilidade?

É sabido que instituições educacionais têm enfrentado regulamentações cada vez mais rígidas e, ao mesmo tempo, pressões orçamentárias especialmente em função do momento econômico, que exige adequação de forma a garantir toda a infraestrutura e qualidade necessárias.

Para se encaixar nas novas normas previstas no Decreto, a IES pode recorrer a todo suporte tecnológico adequado para garantir a correta digitalização dos documentos com a maior facilidade possível.

Nesse ponto o Decreto também é bem específico ao mencionar que a instituição deve utilizar um método que garanta integridade e autenticidade das informações contidas nos documentos originais.

O Grupo Tecnoset, apresenta uma solução tecnológica para gestão eletrônica dos documentos preparada para atender a conformidade da portaria do MEC 1224/13 e o decreto 9235/17.

Vantagens da solução

Em uma única plataforma estão integrados a captura inteligente dos documentos, gestão eletrônica de documentos, indicadores de desempenho, processos, gestão do arquivo físico.

A solução em questão conseguirá entregar às instituições a possibilidade constante de analisar e aplicar melhorias em seus sistemas de gerenciamento de acervo.

Na fase de entrada dos documentos ela oferece tecnologia na extração, captura e integração de documentos de forma inteligente utilizando infraestrutura e sistemas que a instituição já tenha, inclusive para os documentos de rotina da secretaria acadêmica, através de multifuncionais e scanners, poderão ser digitalizados diretamente para a solução, sem a necessidade da etapa de indexação.

Dentre os principais ganhos estão ainda a digitalização do acervo permanente com classificação e indexação dos documentos, a eliminação de papel (que gera também economia), o arquivamento automático de conteúdo e a automação do processo de análise documental (tornando-o mais confiável – com menor chance de erros manuais – e apurado, além de mais rápido).

O sistema atende a todos os requisitos atuais e gera flexibilidade às IES para evolução do atendimento a outros processos acadêmicos e a demandas de um modo que lhes seja acessível, seguro e eficiente.

E então, sua instituição está preparada para fazer a digitalização correta e segura do acervo?

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