A atividade econômica exercida pelas concessionárias, sejam elas de veículos leves ou pesados, encontra inúmeros desafios de performance na gestão de documentos e processos de negócios. Independente da bandeira que representam e da quantidade de unidades que possuem. 

O alto custo com impressão e cópias de documentos diários e o armazenamento físico de toda documentação pertinentes ao negócio, demonstram por si só a tremenda oportunidade de melhoria que existe neste setor.

Sem mencionar o custo com papel, com malotes de documentos entre as unidades e a matriz, e a perda de tempo na busca diária por informações, que absorvem boa parte da carga horária de gestores e colaboradores.

Processos ultrapassados

Quando analisamos os processos de negócios típicos de uma concessionária de veículos, encontramos situações muito semelhantes, independente do porte do grupo econômico analisado.

Processos manuais, demorados e burocráticos que em muitos casos não estão documentados, ou seja, os procedimentos seguem um fluxo informal, baseado na rotina e na experiência do mais antigos de casa.

A consequência desta informalidade na gestão de documentos e dos processos de negócio resulta em inúmeras situações indesejáveis, tais como:

  • Baixa performance em vendas de veículos, peças e serviços;
  • Custos extras, muitas vezes não contabilizados com perdas, extravios, multas e juros de mora por atraso de pagamento;
  • Pagamentos desnecessários para despachantes;
  • Desgaste entre as áreas da empresa;
  • Alto custo operacional.

Transformação digital

Através da integração de ferramentas a Tecnoset fornece as concessionárias um conjunto poderoso de tecnologias e serviços. Desta forma, permite a acessibilidade das informações, workflow automatizado e a colaboração com segurança, governança de classe mundial e conformidade.

A solução simplifica o acesso às informações, a captura de documentos, automatiza os processos, gerencia o armazenamento e permite analisar tudo em tempo real.

A missão é eliminar o papel, melhorar a produtividade das equipes e aumentar o desempenho das concessionárias, reduzindo o custo operacional.

Benefícios da solução

Para facilitar o entendimento do que é possível conseguir de benefícios na implantação de uma solução digital para gestão de documentos e negócios, listamos abaixo alguns exemplos práticos do dia-a-dia:

  • Redução de cópias: Eliminam-se as cópias repetidas, e assim, fica armazenado apenas em meio físico o que é estritamente necessário.
  • Facilidade na busca de documentos: A placa do veículo, o CPF do comprador ou do vendedor, o número do pedido, enfim, qualquer informação poderá ser fonte de busca de documentos das operações comerciais. Departamentos diferentes também podem ter acesso, conforme critérios de segurança pré-definidos.
  • Automação dos processos: Um outro exemplo é a Integração com Detran que permite reduzir o tempo de busca, e quando integrado ao processo da empresa, possibilita poupar o trabalho manual.

Leia também “Evite prejuízos na gestão dos documentos do RH”

Com uma plataforma única é possível buscar uma melhor performance em praticamente todos os processos de negócios:

  • Faturamento mais rápido dos veículos, peças e serviços;
  • Aprovação mais segura e ágil de crédito;
  • Diminuição do tempo de liberação dos veículos;
  • Mais segurança no recebimento dos veículos usados;
  • Redução dos custos com mão de obra;
  • Eliminação dos malotes;
  • Gestão proativa e em tempo real;
  • Agilidade nos processos diários com aumento na eficiência;
  • Automação dos reembolsos com os despachantes que podem ser usuários do sistema;
  • Aumento do faturamento e margem de contribuição.

E então, gostaria de ter uma gestão de documentos com processos otimizados e melhor controle?

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