Conheça as melhores práticas na gestão de impressão



São diversos os benefícios da terceirização dos serviços de gestão de impressão, porém é preciso abrir bem os olhos para que a sua empresa não tenha problemas futuros.

Nós da Tecnoset, listamos 08 boas práticas na gestão de impressão terceirizada para que sua empresa obtenha sucesso na implantação desse serviço. Confira:

1. Desenvolva uma estratégia de impressão

Para qualquer corporação que deseja reduzir os custos com impressão, a estratégia é essencial. As melhores práticas apontam que a definição do parque de equipamentos deve estar prevista na estratégia, isto é, quem, onde e como será impresso o documento, definirá o tipo de equipamento a ser instalado.

Um alto grau de detalhamento proporcionará um alto grau de objetividade. Uma estratégia de impressão inclui também os custos, objetivos, recomendações e método para medir os resultados.

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2. Estabeleça uma linha de base

Durante a definição de uma linha de base, as melhores práticas incorporam todos os custos, não apenas consumíveis e hardware, sendo que o maior custo são os recursos humanos envolvidos no processo.

Como custos diretos com impressão, temos: equipamentos, suprimentos e manutenção. Já os custos indiretos incluem: suporte, infraestrutura de TI, tempo de aquisição, tempo de interação do usuário final, despesas de gerenciamento de documentos e processos de impressão.

Esses custos estão tipicamente fragmentados em orçamentos e processos em toda a organização. Portanto, dá trabalho reuni-los, mas vale a pena para se ter uma linha de base correta.

3. Reduza e personalize

As melhores práticas se concentram em otimizar a quantidade de equipamentos, o número de modelos, o número de fornecedores e de prestadores de serviços. Porém, permitindo sempre a personalização do projeto no atendimento das necessidades de cada grupo de usuários.

O objetivo na gestão de impressão é aumentar o rendimento dos equipamentos, reduzir os custos de inventário e de gestão com suporte técnico.

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4. Automatize

Gerenciar serviços de impressão de forma econômica requer automação de muitos dos processos envolvidos.

A identificação automática dos equipamentos e as leituras dos contadores são apenas uma das etapas. A ferramenta de monitoramento e gerenciamento também deve automatizar as solicitações de serviço, no caso de alertas ou solicitação de toner, lembretes de manutenção, aposentadoria e substituição do dispositivo, relatórios agendados, comparações de rendimentos, e assim por diante.

A gestão de impressão não deve adicionar peso ao recurso humano, pelo contrário, quanto mais automatizado o processo, melhor.

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5. Gerencie as impressoras de mesa

As impressoras de mesa são muitas vezes o componente mais caro do parque de impressoras. Não só tendem a ser subutilizadas, mas os suprimentos são caros e as impressoras são mais frágeis.

As melhores práticas não recomendam a impressão usando impressoras fora da rede. Sem entrar em detalhes, a lógica para não usar impressoras anexadas diretamente inclui:

  • Custo de impressão por página mais alto (TCO);
  • Gerenciamento de suprimentos complexo;
  • Maiores custos de estoque de suprimentos;
  • Aumento da complexidade de gerenciamento de software;
  • Maior complexidade para gerenciamento de ativos;

Se a estratégia de impressão permitir impressoras de mesa, as melhores práticas recomendam que as impressoras sejam restritas a um número limitado de opções de modelo e devem ser conectadas à rede, não anexadas a USB, para torná-las visíveis para a rede e para as ferramentas de gerenciamento.

Veja o vídeo “Como reduzir ainda mais os custos com impressão”

6. Governe fornecedores

As melhores práticas na gestão de impressão exigem que os fornecedores sejam monitorados ativamente. Isto inclui: hardware, software, serviço, suprimentos e consultoria.

Algumas empresas contratam consultores independentes durante a fase de avaliação e estratégia, mas a implantação e a fase operacional em curso também requerem governança de fornecedores.

Os acordos de nível de serviço (SLA) especificam atividades contratuais que garantem que suas impressoras estejam disponíveis para uso. Essas métricas incluem: tempo médio necessário para atender e resolver qualquer problema com impressora e a frequência entre avarias.

Outras áreas de governança de fornecedores incluem precisão de cobrança e recursos corporativos gastos para a fornecedor.

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7. Promova a melhoria contínua

Uma vez que a estratégia está implantada, a empresa otimiza a impressão através de atividades proativas, tais como: monitoramento de ativos, contratos, gerenciamento de suprimentos, acordos de nível de serviço (SLA) e revisão regular de processos.

Os dados são necessários para suportar as recomendações que o provedor de serviços oferece para seus clientes. A melhoria contínua requer atenção ativa.

A chave para sustentar as economias colhidas para gerenciar a impressão é medir e ajustar de forma contínua. É aqui que os provedores de serviços de impressão podem aumentar o valor para o negócio, demonstrando seu valor com boletins regulares, que inclui gráficos de tendência que mostram páginas, custos e problemas.

Leia também “O outsourcing de impressão além do custo-página”

8. Relatórios

Os serviços de gestão de impressão exigem uma reavaliação regular do ambiente de impressão corporativo. Tal como acontece com as melhores práticas de negócios, a avaliação comparativa programada é necessária para continuar a acompanhar de forma competitiva e estratégica.

O principal objetivo é garantir que as economias estão sendo mantidas. Por exemplo, sua estratégia pode ter uma meta de 7 funcionários por equipamento. Sem diligência e atenção constante, essa meta pode e provavelmente irá cair. Um boletim mensal comparativo destacaria qualquer desvio da meta.

A TECNOSET busca entregar nos projetos de outsourcing de impressão, resultados ainda melhores, agregando ferramentas que visam a não impressão e garantem uma significativa redução de custos.

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