Criada em 27 de outubro de 1951, a ESPM nasceu da percepção de Pietro Maria Bardi, diretor do Masp, para o qual a

propaganda estava muito associada às artes plásticas. A instituição manteve-se instalada no Masp até 1955.

 

Na época com o slogan ‘Ensina quem faz’, a escola reunia profissionais do mercado para ministrar os cursos,

conceito que mantém até hoje. A década de 1970 trouxe mudanças. A primeira foi a alteração do nome para Escola

Superior de Propaganda e Marketing (ESPM).

 

Já na década de 1980, a ESPM entrou em um ciclo virtuoso de crescimento e desenvolvimento, passando por uma

reestruturação na gestão, assim como no conteúdo dos cursos. Hoje a ESPM tem cerca de 12 mil alunos ativos, sendo

2 mil aprovados no último vestibular.

 

O DESAFIO

 

O processo de evolução acadêmica chegou também à gestão da instituição, que com o crescimento viu alguns de seus

processos tornarem-se mais e mais complexos. Um exemplo é o gerenciamento de documentos envolvidos na

realização do vestibular, que a cada edição tem cerca de 3 mil participantes.

 

A ESPM via-se envolvida com um enorme volume de papel. Para a realização das provas do vestibular, por exemplo,

as provas e os gabaritos eram impressos em uma gráfica externa.

 

“A impressão levava cerca de três dias e eventuais

 problemas só eram percebidos no dia da prova”, lembra Paulo Veras,

responsável pela Tecnologia da Informação da instituição.

 

Para a correção das provas, era necessário o aluguel de máquinas de leitura ótica, que levavam cerca de uma

semana para fazer a correção dos gabaritos. Mais uma vez, o processo era lento e dava margem a erros. Além

disso, durante o período de provas era necessária a montagem de um time especial para estes processos, o que

significava a realização de horas extras.

 

Passado o período de provas, abriam-se as matrículas. Neste processo os novos alunos eram obrigados a levar uma

série de cópias autenticadas de documentos que, por sua vez, eram armazenados fisicamente na própria ESPM. Tudo

isso ocorria nas unidades da ESPM em São Paulo, Rio de Janeiro e Porto Alegre.

 

A SOLUÇÃO

 

Para adoção de processo digital na gestão de documentos, a ESPM encomendou um projeto à Tecnoset, que já era

prestadora de serviços de outsourcing de impressão para a instituição (leia também “Como escolher o melhor

outsourcing de impressão”).

 

A solução desenhada pela integradora consiste em três etapas: impressão e correção de provas, realização de

matrículas e impressão segura.

 

Para a impressão e correção de provas, a Tecnoset aplicou a tecnologia da Lexmark, que permite a impressão

das provas internamente – já com código de barras – informando o curso e o nome do aluno. O uso da solução

permitiu também a realização de impressões descentralizadas em cada uma das unidades da instituição.

 

Já a correção das provas é feita por multifuncionais equipadas com software de reconhecimento de escrita. Com a

solução, o processo é realizado em dois dias, com um índice de assertividade de mais de 90%. Para a realização de

matrículas, a Tecnoset desenhou uma solução baseada em cópias realizadas com autenticação digital.

 

Com isso, os alunos levam os documentos originais para realizar a matrícula. Estes documentos são digitalizados,

autenticados e armazenados digitalmente, processo realizado em 25 minutos. Para sua busca, a solução conta com

um software de ECM (Enterprise Content Management) da Perceptive Software.

 

OS RESULTADOS

 

Para a impressão segura a Tecnoset aprimorou o serviço de outsourcing de impressão com a implementação da

solução de gerenciamento de conteúdo, a ESPM hoje realiza todos os processos de impressão e correção de provas

internamente.

 

“Reduzimos os problemas de impressão a zero e o processo

 hoje é todo realizado em um único dia. São cerca de 3 mil candidatos por

vestibular, e conseguimos preparar tudo em um dia”, afirma Veras.

 

O processo de correção também teve seu tempo reduzido de uma semana para dois dias. “Agora temos a leitura

efetiva das provas, que é feita em apenas 4 horas, ao invés de uma semana”, ressalta, lembrando que o índice de

acerto na leitura dos gabaritos é de 97% e, na leitura das redações, de 90%, contra uma média de 60% no modelo

anterior.

 

Em relação à matrícula, o executivo afirma que, com o processo de digitalização dos documentos feito pelos

funcionários, com certificação digital, os novos alunos não precisam mais ir ao cartório. Além de mais simples, o

processo também ficou mais ágil, uma vez que a matrícula é feita em menos de 30 minutos.

 

Com processos mais simples e ágeis, a ESPM conseguiu reduzir em 50% o número de pessoas envolvidas na

realização das provas e sua correção. Com isso, caiu a zero o pagamento das horas extras necessárias para a

realização destes processos.

 

“Hoje temos a solução em funcionamento em todas as unidades

da ESPM. Em Porto Alegre, por exemplo, o resultado do

vestibular foi divulgado no mesmo dia”, lembra Veras.

 

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O executivo lembra que, no início da implementação, o foco da instituição não era a redução de custo, mas o ganho

de eficiência e agilidade nos processos. Ainda assim, a instituição obteve uma redução de 18% nos gastos

com impressão, sem contar o tempo dos funcionários e o ganho de agilidade (conheça também As 5 formas de

reduzir ainda mais os custos com impressão”).

 

E então, procurando um serviço de qualidade e o melhor outsourcing de impressão para sua instituição de

ensino? Fale com a Tecnoset para agendar uma visita. Podemos te ajudar!