Ao trabalhar com um ou mais ambientes de impressão as empresas frequentemente encontram complexidades em relação ao monitoramento e adaptação dos recursos empregados.

A gestão da impressão realizada, os custos que elas geram e também as políticas de uso por parte dos colaboradores, por exemplo, podem ser na prática bem complexa se a empresa não tiver ferramentas adequadas que auxiliam nesse controle. Manualmente a tarefa pode ser muito difícil ou mesmo impossível.

A boa notícia é que hoje em dia existem tecnologias que facilitam esse cenário.

Não sabia disso? Entenda:

Que tecnologia auxilia na gestão desses fatores?

Para quem busca segurança e uso racional dos recursos de impressão, bem como conscientização dos usuários, uma aplicação web completa voltada a essa finalidade é bastante indicada.

Trata-se de uma solução baseada em servidor para gerenciar equipamentos e dispositivos de impressão e também diretivas e ações de usuário.

Com esse software registrando, monitorando e apontando as iniciativas e trabalhos realizados dentro do parque de impressão (em qualquer impressora que esteja sendo gerenciada também pela ferramenta) é possível prover cópias e impressões seguras e também realizar a contabilidade relacionadas a despesas com essas atividades.

Ela amplia o controle e a visão do gestor, e também, a produtividade do time. (leia também “Impressão segura e as vantagens da liberação pro crachá”).

De que modo funciona?

Instalada no servidor e com suporte a diversos sistemas operacionais, tendo configuração flexível, a ferramenta libera uma interface de administrador que facilita a integridade operacional de organizações focadas em MPS e TI interna.

Por meio dela os gestores conseguem visualizar todos os usuários do parque e acompanhar mais profundamente como ocorre o uso das multifuncionais e impressoras em todos os setores conectados.

Com isso eles conseguem estudar, elaborar e aplicar políticas de impressão mais ajustadas ao usuário de cada área e gerenciar essas determinações.

Isso porque é possível facilmente gerar relatórios de usuários e terminais de acesso com base em customização para cada um (podendo, ainda, serem usados modelos existentes de relatórios que acabarão sendo personalizados), de modo que a instalação remota permite configuração em 1h ou menos, assegurando o menor tempo possível de inatividade durante os trabalhos em outros locais. (conheça também “Conveniências e recursos na última geração de equipamentos de impressão”).

Benefícios

Tendo o apoio de uma solução automatizada para gestão de impressão o administrador ganha tempo e confiança nesse processo, podendo saber exatamente o que acontece em seu ambiente e tendo como intervir de forma mais proativa na organização da tarefa de impressão.

Além dos benefícios já destacados cabe ressaltar que uma solução de gerenciamento em forma de aplicação web completa para gestão da impressão oferece funcionalidades robustas em várias esferas.

É possível, com ela, fazer a administração de dispositivos em rede, a captura e distribuição de documentos (com interface de tela de toque intuitiva), a gestão de saída deles (função avançada Print&Follow), o controle de custos e segurança e integração mobile e Cloud (Google Drive e OneDrive) com muito mais fluidez.

Esse último ponto, aliás, é muito interessante pois permite impressão mesmo sem driver. Ou seja, via aplicativo, web e e-mail, tornando a rotina mais prática.

A possibilidade de manutenção remota, com emissão de alertas e notificações dos dispositivos e atualização do firmware do dispositivo também agregam comodidade e agilidade às operações.

Outras vantagens são o balanceamento de carga, que permite melhor eficiência no funcionamento e capacidade de trabalho das impressoras, evitando que fiquem sobrecarregadas (o que traz a melhor gestão e “atribuição” desses recursos).

Também é possível fazer a importação de usuários e grupos a partir do Active Directory ou de um servidor LDAP e realizar a contabilidade do trabalho (em crédito, cota ou voucher de crédito), situação em que podem ser aplicados a usuários de dispositivos móveis por meio de uma conta Net Manager.

E então, você já tem um controle eficaz sobre esses processos? Que tal falar com a Tecnoset e descobrir como uma solução para gestão de impressão e bilhetagem pode fazer toda a diferença em sua empresa?