A rotina de impressão na maioria das empresas trouxe naturalmente consigo alguns desafios como os custos e o controle sobre o processo que é executado.

Bem, por isso cada vez mais as empresas procuram soluções para otimizar o controle e assim conseguir um gerenciamento mais eficaz.

Uma das alternativas nesse sentido tem sido, por exemplo, a liberação de impressão por crachá. Disponibilizada por alguns parceiros, a opção ajuda a ampliar a administração sobre o cenário de impressão de forma efetiva, além de associar praticidade à vida dos funcionários em muitos aspectos, já que permite autorizar, solicitar e realizar a impressão a partir de várias maneiras diferentes (retendo o documento para que seja retirado somente com a aproximação do funcionário).

Logo, como pode-se ver, instituir uma forma de controlar e gerenciar a impressão dessa forma não impede que se alcance agilidade ao poder adiantar alguns comandos a partir da própria mesa de trabalho ou de um dispositivo móvel, mas apenas adiciona-se segurança por permitir liberação somente no momento que o funcionário quiser e estiver perto para que isso aconteça.

Veja a seguir como esse tipo de proposta pode agregar valor à qualidade e gerência da atividade permitindo resultados mais satisfatórios:

Economia e melhor gestão de recursos

A quantidade de impressão varia naturalmente de um setor para outro, porém não é raro acontecer, especialmente se a empresa for grande e a rotina agitada, de folhas ficarem “esquecidas” no equipamento, indo parar no lixo ou permitindo que se inicie uma verdadeira “caça” a seus responsáveis, que nem sempre alcança êxito.

Essas folhas representam desperdício de dinheiro e recursos para a empresa e podem ter um grande impacto tanto no custo global da operação quanto no fator sustentabilidade. (leia também “A importância de ser uma empresa paperless”)

Com o controle de desperdício, além de melhor gestão dos recursos materiais e também orçamentários para o parque de impressão, consegue-se ter maior previsibilidade da real demanda e dos gastos que estarão envolvidos.

Confidencialidade

Por fim, outra grande vantagem de instituir um meio de impressão liberado por crachá é, sem dúvida, a confidencialidade dos documentos, uma vez que naturalmente alguns arquivos possam ser mais privados.

Afinal, não é incomum que em grande parte das empresas (especialmente as grandes) aconteça de alguém mandar um arquivo para a impressora e, em meio a tantos outros papéis que são impressos, outra pessoa o retirar ou até mesmo o levar para outro setor por engano, juntamente com outros impressos.

Com a liberação por crachá esse problema acaba, já que o funcionário deve estar próximo à máquina para que as folhas saiam.

Tal medida aumenta a segurança da impressão e também dos processos que ficam muito mais organizados, não se correndo o risco, inclusive, de haver perda de informações mais sigilosas, troca de documentos errônea entre setores ou vazamento de informação indevida entre departamentos e equipes.

Isso confere maior proteção a documentos que porventura só digam respeito aos profissionais de uma área específica, já que no caso de determinados projetos, relatórios – entre outros – às vezes um documento tem caráter mais restrito.

Resultado: maior liberdade e confiabilidade para o profissional trabalhar e maior segurança também para a produtividade, para a comunicação e para a empresa em geral.

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