O que é outsourcing de impressão e impressão gerenciada?



A palavra inglesa outsourcing significa terceirização, ou seja, uma terceira pessoa física ou jurídica, passa a ser responsável por determinado assunto ou tarefa.

Este conceito vem sendo muito utilizado pelas empresas nos processos não estratégicos e que não estão vinculados a sua atividade fim. É neste contexto, que nos deparamos com o outsourcing de impressão e de cópias de uma organização.

O outsourcing de impressão vem crescendo cada vez mais no mundo corporativo e governamental, pois tem como principal finalidade reduzir e controlar os custos com impressão, permitindo expressivos ganhos de produtividade dos funcionários e a concentração na atividade fim.

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O que é outsourcing de impressão?

O outsourcing de impressão é uma prestação de serviço através da locação de impressoras, multifuncionais, scanners, plotters e outros equipamentos relacionados à impressão e cópias.

A empresa contratante deixa de se preocupar com a compra de novos equipamentos, com a manutenção do parque de impressão, com a compra de suprimentos, troca de peças, e com a instalação, configuração e suporte de cada equipamento.

Após instalados os equipamentos, a empresa contratada fica responsável pela gestão do ambiente de impressão, através do fornecimento de todos os suprimentos (toners, cartuchos de tinta, grampos e até papel), manutenção preventiva, manutenção corretiva, peças, suporte técnico, ferramentas de monitoramento e até de bilhetagem.

Pequenas, médias e grandes empresas podem contratar o serviço de outsourcing de impressão. É recomendado para escritórios, fábricas, lojas, armazéns, instituições de ensino, hospitais e repartições públicas.

O que é impressão gerenciada?

O serviço de impressão gerenciada, também conhecido pelo termo em inglês MPS – Managed Printing Services – faz parte do projeto de outsourcing de impressão, sendo nestes casos, chamado de full outsourcing.

O MPS ocorre quando ferramentas de monitoramento e gestão são instaladas para otimizar e gerir a produção de documentos de uma organização, permitindo a readequação de processos e ganhos de produtividade.

Permite obter visibilidade e controle sobre todo o ambiente de impressão de documentos. O MPS não é apenas para a redução de custos, pois trata-se de uma estratégia destinada a transformar o fluxo das informações impressas e digitais na sua empresa.

Qual o objetivo do outsourcing de impressão?

O principal objetivo de uma empresa ao contratar o serviço de outsourcing de impressão é a redução e controle dos custos com impressão.

Porém, inúmeros outros objetivos podem ser alcançados, tais como:

  • Atualizar o parque de equipamentos sem investimento inicial;
  • Monitorar em tempo real o que está sendo impresso;
  • Definir políticas de impressão com cotas e permissões por usuário;
  • Revisar e adequar processos baseados em papel para o digital;
  • Manter a equipe de TI focada nas atividades fim da empresa;
  • Aumentar a produtividade dos colaboradores, com a diminuição dos tempos de parada, troca de suprimentos e manutenções;

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As etapas do projeto de outsourcing de impressão

Para um correto dimensionamento do projeto é necessário um levantamento do ambiente de impressão. Bem como, efetuar uma análise das necessidades e desejos de cada grupo de usuários.

As principais informações sobre o ambiente de impressão são:

  • Volume de impressão mensal;
  • Sazonalidades no volume de impressão;
  • Áreas com impressão crítica;
  • Formatos de papel, como A4, A3 ou outros;
  • Impressões coloridas ou preto e branco;
  • Funcionalidades específicas, como fax ou digitalização.

Com estes dados em mãos uma equipe de especialistas definirá quais os melhores modelos e qual a quantidade indicada de equipamentos para cada setor da empresa.

Um projeto de outsourcing de impressão necessita ser bem planejado e executado com maestria. Podemos definir o projeto em seis etapas, a saber:

1. Levantamento

Um especialista de pré-vendas fará uma análise dos volumes de impressão por cada departamento, área e localidade. Neste momento, são validados os desejos e as necessidades de cada grupo de usuário, os custos atuais com a produção dos documentos da empresa e identificadas oportunidades de melhoria.

2. Validação Técnica

De posse do levantamento é elaborado um desenho técnico. São definidos os modelos e quantidades de equipamentos para cada grupo de usuários.

Nesta fase é definida a configuração de cada equipamento, ou seja, se será uma impressora ou multifuncional, se será colorida ou PB e quais os acessórios, tais como: impressão frente e verso, gavetas de papel adicionais, função fax, leitor RFID, módulos de acabamento, etc…

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3. Validação Comercial

Após validado o desenho técnico, é chegado o momento de definição das condições comerciais e de operação, ou seja, como serão os níveis de serviço, o atendimento técnico, o suporte aos usuários, a reposição de suprimentos, etc.

Como condição comercial mais importante temos o tempo de contrato, que costuma ser de 36 a 48 meses, para que se tenha a melhor relação custo benefício dada a depreciação e obsolescência dos equipamentos.

4. Contratação e Cronograma

Estando tudo certo é chegada a hora de celebrar o contrato de outsourcing de impressão. Importante prever os direitos e deveres das partes, a matriz de responsabilidades e definir detalhadamente o cronograma de implantação, para que não haja ruídos e desgastes com os usuários.

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5. Implantação

A implantação seguirá o que foi definido no cronograma, tais como: local de entrega dos equipamentos, roteiro e horário para a instalação, configurações, onde serão instalados os softwares e armazenados os suprimentos.

Esta etapa costuma ser a mais delicada, pois nenhum usuário deve ficar sem o recurso de impressão. Por isso, a equipe de técnicos deve ser certificada pelos fabricantes e seguir os preceitos de gestão de projetos.

Com os novos modelos vem junto novas tecnologias e recursos. Desta forma, é neste momento que ocorre o treinamento e a capacitação dos usuários nos novos equipamentos.

6. Operação

O outsourcing de impressão deve ser uma prestação de serviço contínua, sendo em alguns casos mais críticos, um serviço 24×7 (24 horas por dia, 7 dias por semana).

Mesmo em uma operação regular, que se dá dentro do horário comercial, requer atenção e cuidados para que se tenha plena disponibilidade dos recursos instalados.

Importante, portanto, garantir a reposição automática de suprimentos, o atendimento dos chamados técnicos dentro do prazo estipulado e o fornecimento de relatórios mensais para monitoramento e análise do volume de impressões, cópias e digitalizações.

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Vantagens e benefícios do outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão tem-se mostrado uma excelente decisão para dar início a transformação digital nas empresas, pois além da redução dos custos com impressão, obtém-se ganhos de produtividade e maior eficiência nos seus processos de negócios.

Abaixo, listamos todos benefícios percebidos pelas empresas que contratam outsourcing de impressão:

  • Diminuição do Custo Total de Propriedade (TCO);
  • Maior produtividade dos colaboradores;
  • Maior eficiência dos processos;
  • Atualização tecnológica sem a imobilização de ativo;
  • Maior disponibilidade dos recursos de impressão;
  • Maior eficiência da equipe de TI;
  • Manutenção e suporte padronizados em todas as operações;
  • Redução dos desperdícios;
  • Gestão proativa da produção de documentos;

Cuidados ao contratar o outsourcing de impressão

Alguns pontos devem ser considerados no processo de seleção da empresa prestadora do serviço de outsourcing de impressão, a saber:

Experiência

É de extrema importância que a empresa que fará o outsourcing de impressão já tenha experiência com este serviço.

São inúmeras as atividades e pontos de atenção, desde a elaboração do projeto, passando pela implantação, orientação aos colaboradores e a operação propriamente dita.

A experiência, também contribui para que todos os processos envolvidos já tenham sido revisados e consolidados. Desta forma, é sem dúvida uma garantia de que o que foi contratado é o que será entregue.

Competência

Equipe técnica treinada e capacitada em todos os produtos e ferramentas a serem instalados, é o que se espera de um bom prestador de serviço de outsourcing de impressão.

Além deste quesito, a competência se mostra também, ao escolher a melhor relação custo-benefício na seleção dos modelos de equipamentos, para cada grupo de usuários, do software de bilhetagem, no servidor de impressão, etc.

Um desenho técnico eficiente, não só permitirá atender as necessidades do usuário, como também, resultará em maior eficiência aos processos e na redução de custos.

Solidez

Ao contratar o serviço de outsourcing de impressão muitas empresas não se preocupam em avaliar detalhadamente a solidez financeira do prestador de serviço.

Um projeto completo de outsourcing de impressão requer um elevado investimento por parte do fornecedor antes, durante e depois da implantação.

São necessários recursos para contratação de equipes para instalação em localidades diversas, para transporte, operação e supervisão. Sem falar claro, na aquisição e preparação dos equipamentos, softwares, e demais produtos.

Os valores evolvidos com aquisição, transporte, armazenagem e operação, são robustos. Somente poucas empresas estão preparadas para este desafio.

Referências

Solicite sempre referências de serviços no setor que sua empresa atua. É sem dúvida uma garantia de que o prestador do serviço de outsourcing de impressão conhece as dores do setor, e saberá apresentar a melhor solução para cada necessidade.

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https://materiais.tecnoset.com.br/10-dicas-impressao-consciente

Capilaridade

Atendimento em todas as localidades que sua empresa opera, é o mínimo que se espera do prestador de serviço de outsourcing de impressão.

Contudo, não basta ter um técnico na região. É preciso saber se o mesmo está habilitado e se a logística para envio de peças e suprimentos funciona corretamente para a localidade.

Conclusão

O outsourcing de impressão é uma grande oportunidade para reduzir custos e focar os esforços onde é necessário, com ganhos de eficiência e produtividade. Por isso, cada vez mais empresas de setores diferentes da economia estão adotando este serviço.

Conheça abaixo, alguns cases de sucesso na adoção do outsourcing de impressão:

Educação

Com um projeto todo desenhado pela Tecnoset, a conceituada ESPM – Escola Superior de Propaganda e Marketing – eliminou os problemas na impressão e correção de provas com ganhos de produtividade.

Para a realização das provas do vestibular, a ESPM via-se envolvida com um enorme volume de papel e dias de processamento.

Leia na íntegra este case de sucesso ESPM “clicando aqui”

Saúde

O renomado Hospital Israelita Albert Einstein identificou que a Tecnoset tinha a expertise necessária na oferta de soluções de outsourcing de impressão e a capacidade técnica na gestão, sendo então a empresa escolhida.

Leia na íntegra este case de sucesso HIAE “clicando aqui”

Indústria

A Lanxess, uma empresa de especialidades químicas de atuação mundial, alcançou redução de 30% do custo total das impressões ao contratar o outsourcing de impressão da Tecnoset.

Leia na íntegra este case de sucesso LANXESS “clicando aqui”

 

 


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