Encontrar um bom fornecedor de outsourcing de impressão significa contar com a terceirização do processo de impressão por meio de uma locação de equipamentos eficaz. Trata-se de uma prática que tem sido adotada por organizações que visam otimizar e monitorar o sistema de impressoras, copiadoras e multifuncionais em seus ambientes de trabalho.
O outsourcing, portanto, contribui de forma direta para o êxito da gestão empresarial, permitindo o crescimento da rentabilidade e do foco para a empresa que o contrata. Propicia, além disso, um melhor controle de custos, concedendo mais recursos tecnológicos e humanos para o negócio.
Pensando nisso, abordaremos, ao longo deste artigo, as principais vantagens de selecionar o fornecedor ideal para a sua empresa. Boa leitura!
Capilaridade
O conceito de capilaridade de serviços envolve a abrangência em seu mercado de atuação. Desse modo, um bom fornecedor deve ser capaz de atender todas as localidades em que a sua empresa opera. Isso requer alguns fatores, como os que apresentaremos a seguir.
Logística
Os fornecedores devem se manter em permanente funcionamento, a fim de oferecer reposição de suprimentos e peças, bem como um atendimento ágil para atender as necessidades da sua organização.
Equipes prontas a atender em todas as localidades
Os fornecedores de outsourcing de impressão tendem a investir em treinamentos e capacitações de seus colaboradores, para assegurar que os atendimentos tenham a mesma qualidade em todos os locais atendidos.
SLA
Esse documento é imprescindível para o desenvolvimento de bons serviços e, também, para que você avalie sua qualidade enquanto durar o contrato. Nele, ambas as partes (fornecedor e contratante) determinam quais serviços devem ser prestados. É uma excelente forma de esclarecer para ambos quais são exatamente seus direitos e deveres.
Parcerias
É bastante comum que um fornecedor de outsourcing de impressão busque parceiros qualificados para ajudar a atender às demandas de sua base de clientes e, assim, obter ainda mais capilaridade junto ao mercado.
Redução de custos
O outsourcing permite um controle e monitoramento das impressões realizadas, bem como um nível maior de segurança em relação ao funcionamento correto dos equipamentos. Tenha em mente que parques próprios geram riscos relacionados à reposição e manutenção de componentes, o que é comumente incluído nos modelos de terceirização.
Em consequência, esse fato influencia decisivamente a composição dos custos que, assim, podem ser controlados e monitorados com maior precisão no modelo de contrato.
Informatização
Em um bom fornecedor de outsourcing de impressão, os monitoramentos são feitos remotamente, garantindo que o controle dos volumes seja realizado a partir da entrega de indicadores, métricas e relatórios informatizados sobre o uso periódico dos recursos. Isso significa maior transparência e controle dos gastos de cada departamento da sua organização.
Setup avançado e instalação rápida
Todas as configurações e o setup dos sistemas de impressão ficarão a cargo do seu fornecedor, impedindo que a sua empresa perca um tempo valioso com profissionais especializados em TI que possam atuar nesse tipo de necessidade.
Não obstante, a tecnologia utilizada para a gestão pode se adequar em conformidade com as especificidades e o perfil de sua organização sem engessar os processos para tanto.
Upgrades eficientes
Ao investir em outsourcing de impressão, fica mais fácil e rápido fazer upgrades no parque de impressão, representando menos gastos em comparação à compra e venda de novos equipamentos.
Por esses e outros motivos, muitas organizações com gestões de alta eficiência já se deram conta de que o outsourcing de impressão é uma estratégia formidável para assegurar a redução de custos e o crescimento de seus negócios.
Maior eficiência dos processos
Conforme mencionado, o seu fornecedor se responsabilizará pelo parque de impressões em seu conjunto, sem que você necessite contratar diversos profissionais para atender e assegurar o mesmo nível de eficiência nos processos.
Caso haja qualquer eventualidade, o fornecedor de outsourcing de impressão poderá ser acionado e analisar os problemas que se fizerem presentes, a fim de oferecer os serviços necessários para resolver cada situação específica. Desse modo, sua empresa economiza dinheiro e tempo, bem como manterá períodos mínimos de paralisação — o que seria inviável caso lidasse com equipamentos próprios.
Redução de desperdícios
A terceirização de impressão possibilita a manutenção de controles minuciosos sobre o parque de impressões, por meio da geração de relatórios detalhados acerca de todos os materiais que forem impressos.
Essa vantagem inerente ao outsourcing, além de inibir a realização de impressões desnecessárias, estimula a redução de desperdícios, uma vez que conscientiza os seus colaboradores em relação à necessidade de imprimir ou não certos documentos. Dessa forma, a sua empresa:
- assegura a sua sustentabilidade;
- coíbe o consumo excessivo de energia elétrica, toners, cartuchos e papéis, por exemplo.
Padronização e garantia de qualidade das impressões
A partir do modelo de outsourcing, o parque de impressão da sua organização pode ser padronizado, contando com equipamentos da mesma qualidade e categoria. A atualização e reposição das máquinas deverá ser garantida mediante contrato, a fim de obter ainda mais qualidade e segurança no oferecimento desses serviços.
Portanto, você não terá nenhuma dor de cabeça relacionada à paralisação de suas impressoras e, tampouco, terá de lidar com surpresas desagradáveis relativas a gastos de manutenção. Uma boa fornecedora tem equipes especializadas e estoques revisados de máquinas e equipamentos para providenciar as reposições necessárias em ocorrências desse tipo.
Cumpre ressaltar, por fim, que o outsourcing de impressão é uma ferramenta de grande utilidade para todas as empresas que desejam cortar custos e atualizar sua área de TI sem gastar muito.
Lembre-se de que, entre os múltiplos benefícios dessa iniciativa, destaca-se a possibilidade de contar com a infraestrutura adequada, independentemente das dimensões de sua organização e seu segmento de atuação.
Isso inclui contar com os equipamentos certos para qualquer tipo de atividade, acessando o que há de mais moderno com alta produtividade e uma considerável economia.
As organizações que desfrutam das vantagens de contratar um fornecedor de outsourcing de impressão obtêm ótimos resultados em produtividade, adaptando-se melhor às constantes alterações exigidas pelo mercado e sendo bem-sucedidas, mesmo nos ambientes competitivos mais acirrados.
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