Qual a solução para gestão de documentos das contas de consumo?



São inúmeras as empresas que ainda possuem processos manuais para realizar a gestão de documentos referentes as contas de consumo, tais como: água, luz, telefone, gás, etc…

Além do processo ser muito lento, é comum ocorrerem perdas e extravios, ocasionando juros e multas por atraso de pagamentos. Sem falar no desgaste desnecessário com as concessionárias dos serviços públicos ou privatizados.

Outra questão que se apresenta frequentemente está na pressão que as áreas de TI sofrem para levantar o ROI dos projetos e na relação com os usuários afetados pela má gestão das contas de consumo.

Solução para gestão de documentos

A implantação de uma solução digital de gestão das contas de consumo permitirá a captura eletrônica dos documentos de forma descentralizada (ideal para rede de lojas, financeiras e bancos) ou centralizada.

Com esta solução, é possível acessar, gerenciar e encaminhar faturas, acelerando o processo de aprovação e criando uma ponte entre as unidades distribuídas país afora e o departamento financeiro.

Os clientes que adotaram a solução reduziram drasticamente o valor gasto com malotes, e com multas por receberem as contas na matriz após a data de vencimento.

Baixe aqui o infográfico com “As vantagens do documento digital”

Funcionalidades da solução

A solução utiliza a tecnologia Intelligent Capture, aliada a um poderoso sistema de ECM, que a torna capaz de gerenciar documentos de forma inteligente e precisa.

Um grande diferencial dessa solução é não necessitar de marcadores, templates ou palavras-chave nos documentos para realizar o reconhecimento de seu tipo e extrair os dados relevantes.

Os arquivos e dados também podem ser compartilhados facilmente com outros sistemas através de vários formatos: XML, EDI, TXT, DBF e XLS, com possibilidade de integração via webservices. Em resumo temos:

  • Digitalização de contas e/ou importação de contas em formato digital;
  • Extração de dados de forma automática e alimentação do ERP via integração;
  • Alertas proativos: contas faltantes.

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Vantagens e benefícios da solução

No caso das Contas de Consumo, é possível visualizar facilmente e em tempo real as informações de gestão, como o consumo, localidade, valores, alíquotas e taxas.

Com o módulo de Relatórios Gerenciais é possível realizar a análise das informações contidas no sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), fornecendo diversas perspectivas sobre recursos e processos para tomada da melhor decisão.

  • Economia de até 80% com os gastos no processamento das contas;
  • Redução de até 80% de pessoal qualificado necessário no processamento de contas;
  • Verificação automática de validade e precisão dos dados;
  • Utilização de dados coletados para indexação das imagens;
  • Aceleração de processos de aprovação;
  • Liberação e otimização da rotina de trabalho dos profissionais da empresa;
  • Eliminação das multas por atraso no recebimento dos malotes;
  • Payback da solução entre 12 e 18 meses;
  • Implementação do projeto em até 3 meses.

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