Quanto sua empresa está perdendo com a constante falta de toner?



Quem faz a gestão de TI de uma empresa bem sabe o quão importante é garantir a presença de recursos que permitam o bom andamento dos trabalhos.

Um exemplo típico é em relação a gestão de suprimentos para as impressoras, ou sendo mais claro, à falta de toners. Esta situação gera prejuízos às empresas, mesmo àquelas que já possuem um contrato de outsourcing de impressão.

Confira os prejuízos que a falta de toner causa:

No caso de um hospital pode ocorrer impossibilidade de impressão de exames laboratoriais, levando ao impedimento na medicação de pacientes.

Em um e-commerce, sem a impressão de notas fiscais, os clientes ficam sem o recebimento de suas mercadorias no prazo combinado e em função disto podem até cancelar suas compras, gerando grandes prejuízos aos lojistas.

Em algumas indústrias as consequências podem afetar a linha de montagem, paralisando a operação enquanto as ordens de produção não são impressas.

No setor de logística os problemas na impressão do romaneio de carga e de notas fiscais geram atrasos nas entregas e afetam toda uma cadeia de negócios.

E para o lado financeiro de qualquer instituição a falta de impressão de boletos de cobrança no prazo geram atrasos nas contas a receber – apenas para citar alguns exemplos.

Por que a falta de toner pode ser um problema recorrente?

Em primeiro lugar, é importante entender o que pode estar sendo feito de “errado” ou insuficiente na gestão de suprimentos.

O ideal é que o novo suprimento chegue antes que o que está em uso acabe, sem a intervenção do usuário ou do gestor, para que não se corra o risco dos serviços de impressão ficarem indisponíveis.

Os fornecedores que prestam o serviço de outsourcing de impressão normalmente utilizam softwares (ferramentas) para fazer a gestão do parque e assim coletar os dados de consumo de toner.

Porém, na prática, a maioria destes processos de gestão de impressão apresentam falhas.

Além, da limitação de algumas ferramentas, podemos citar outros fatores cruciais para uma gestão de suprimentos ruins, tais como: incompatibilidade da ferramenta com aplicativos do cliente, impressoras que não estão conectadas à rede, falhas de leitura por instalações malfeitas, configurações mal realizadas por técnicos despreparados e uma logística de suprimentos ineficiente e burocrática (leia também “como escolher o melhor outsourcing de impressão”).

Soluções para evitar o problema

Tendo em vista este cenário, além de equipe capacitada e experiente; logística refinada e abrangente e planos de contingência, um software poderoso vai assegurar uma gestão de suprimentos eficaz.

Desenvolvido em parceria com a NDD, a Tecnoset gerencia todos os seus contratos de outsourcing com o software MPS (veja o vídeo “como reduzir custo de impressão com NDD”), que carrega consigo as seguintes vantagens:

  • Monitoramento contínuo do parque de impressão;
  • Envio automático de suprimentos por leituras diárias;
  • Centralização da análise de fornecimento em uma única interface;
  • Automatização das reposições de suprimentos;
  • Identificação de trocas prematuras;
  • Verificação analítica dos níveis de produtividade por meio de gráficos e relatórios;
  • Extração de relatórios de acompanhamento de produção, impressão por usuário (entre outros similares);
  • Emissão de alertas de reposição de suprimentos aos responsáveis;
  • Gerenciamento e gestão do estoque de suprimentos da operação;
  • Reposição de suprimentos feita com prévia programação.

Desta forma, as empresas usufruem de um sistema de gerenciamento muito mais confiável, reduzem drasticamente seus índices de problemas com faltas ou atrasos na reposição de toners e suprimentos de impressão e garantem maior agilidade, produtividade e segurança à sua operação.

E então, sua empresa já conta com uma gestão de suprimentos eficaz? Precisa de ajuda? Fale com a Tecnoset!