Toda empresa tem o desafio de gerir seus documentos e com o avanço da tecnologia a ideia é que eles estejam sempre com a maior disponibilidade e confiança possíveis.

Disponibilidade no sentido de estarem facilmente localizáveis a quem precise e tenha a devida autorização para acessá-los. Seguros também, do ponto de vista da integridade (levando em consideração que papel se perde ou danifica) e da preservação.

No caso da área de RH, por exemplo, mantê-los nessas condições é fundamental. Quando organizados poupam tempo e evitam maiores preocupações em relação a extravios, o que pode chegar a causar até mesmo problemas judiciais.

Para isso, no entanto, você pode contar com uma ferramenta especializada.

Veja como isso pode trazer agilidade, otimização dos processos e evitar prejuízos até mesmo financeiros:

Como funciona uma ferramenta de gestão de documentos no RH?

Um recurso desse tipo trabalha como uma solução completa que permite manter maior controle sobre documentos referentes à gestão de pessoas, oferecendo algumas funcionalidades que facilitarão esse trabalho.

Com uma ferramenta assim, por exemplo, é possível, após a admissão de um funcionário, digitalizar os documentos pessoais dele inerentes ao processo e armazená-los em um tipo de repositório central (que é online).

Em sistemas convencionais esses documentos teriam cópias físicas e seriam normalmente separados por pastas, seguindo para um arquivo no modelo “gavetão”, um repositório físico.

Sempre que fosse necessário consultá-los essas pastas teriam de ser procuradas e em seguida os documentos levados a uma impressora ou multifuncional para passar por cópia ou digitalização, caminho em que facilmente poderiam ter folhas extraviadas e mesmo danificadas, amassadas, molhadas, tiradas de ordem, entre tantas outras possibilidades.

Com a gestão de documentos concebida eletronicamente isso não acontece.

Após irem para o repositório online os documentos ficam disponíveis para serem consultados via web, já digitalizados é dispensando o volume de papéis e podem ser facilmente impressos (e somente quando precisar) por um sistema de busca e captura por palavras-chave (leia também “Reduza ainda mais os custos com impressão”).

Ou seja, não é necessário todo esse “transporte manual” ou manipulação das folhas, a organização é muito mais precisa e também o tempo que se leva no processo totalmente otimizado. E tudo com um melhor custo x benefício.

Benefícios?

  • Menor vulnerabilidade em documentos de terceiros sob responsabilidade da empresa e em documentos próprios, evitando complicações com o Judiciário.
  • Economia de espaço físico (para armazenamento dos arquivos) com consideráveis ganhos na segurança e facilidade de localização.
  • Rapidez para fazer a gestão dos documentos, liberando, inclusive, tempo da equipe para focar em tarefas mais estratégicas.
  • Garantia de maior sigilo das informações.
  • Redução de riscos fiscais ou negligência quanto aos documentos.
  • Maior suporte a processos trabalhistas, pela organização conferida aos documentos dos funcionários em todo caso.
  • Segurança no acesso, com possibilidade de controle, autenticação e registros das consultas para fins de auditoria (dá para saber quem acessou os documentos e em que condições).
  • Redução de custos e transtornos com papelada em excesso.
  • Ganhos na produtividade, dando aos funcionários do RH uma ferramenta muito mais rápida e útil para gerir os documentos.

E então, gostaria de ter uma gestão de documentos no RH com processos otimizados e melhor controle? Fale com a Tecnoset e veja como melhorar a experiência na gestão de documentos por meio de uma solução automatizada que lhe garanta rapidez e maior confiabilidade!