Ao decidir terceirizar os serviços de impressão gerenciada, a maioria das empresas usará o documento de Solicitação de Proposta (RFP – Request for Proposal) como parte de sua diligência para realização de uma avaliação dos fornecedores para este serviço.

Um dos principais objetivos de uma RFP deve ser de identificar como os fornecedores lidam com seus negócios, e com isto, os procedimentos padrões e os pontos fortes de cada fornecedor. Usar essas informações para determinar se esta opção trará valor a sua empresa.

Obter o menor preço por página impressa não significa necessariamente que é a melhor solução técnica e de custos para sua empresa.

Primeiramente, assegure-se de que sua RFP seja desenvolvida com dois documentos distintos:

  • Negócios – operacional e técnico
  • Financeiro – condições comerciais dos serviços

O uso desta abordagem ajudará sua equipe a concentrar-se na avaliação operacional e técnica dos fornecedores e classificá-los pela aderência aos seus requisitos. Depois disso, sua equipe poderá avaliar o custo de cada fornecedor e, em seguida, classificá-los pelas condições comerciais. A comparação das duas listas facilitará a criação de uma lista final com dois ou três fornecedores com o melhor nível de avaliação, e aí sim, partir para a negociação final.

Business RFP

Uma boa abordagem para o documento de negócios da RFP é seguir o fluxo do processo de gestão dos serviços de impressão gerenciada. A seguir, listamos os principais itens a serem considerados por cada etapa desse processo.

  • Implementação – Identifique as tarefas necessárias para migrar para uma solução terceirizada de serviços de impressão gerenciada ou pela troca do fornecedor atual. Solicite e compreenda o cronograma, as tarefas a serem executadas e quem é o responsável por cada tarefa.
  • Configuração, Aquisição e formulários – Forneça especificações detalhadas, quantidades, localização e estado de uso dos equipamentos. Trabalhe com o fornecedor para confirmar como ele atenderá aos seus requisitos. Compreenda os formulários do fornecedor, incluindo prazos, gerenciamento de estoques e armazenagem.
  • Processamento de impressão – Compreenda as ferramentas de gestão e controle de impressão que o fornecedor possui. Solicite informações sobre seus procedimentos de controle de qualidade do serviço.
  • Controles de qualidade e acordos de nível de serviço – Compreenda as opções de acompanhamento que o fornecedor oferece para consulta, através de uma ferramenta online baseada na web para monitorar e auditar – dashboard – seu trabalho diário. Saiba como sua equipe poderá usar essa ferramenta para rastrear os serviços de impressão à medida que ele progride. Estabeleça acordos de nível de serviço (SLA´s) que serão acompanhados diariamente e reportados mensalmente. Saiba mais sobre o serviço de suporte ao cliente – customer care – e como é a comunicação com sua equipe para atender aos requisitos.
  • Back-up e recuperação de incidentes – Entenda como o fornecedor lida com situações de back-up de curto prazo, por exemplo: uma impressora fora de serviço. Discuta as etapas que serão tomadas para garantir que uma requisição de serviço do dia seja cumprida. Além disso, é importante entender como o fornecedor lida com situações de recuperação do ambiente de impressão, como o fato de seu centro estar fora de serviço por causa de um incêndio ou desastre natural.

Uma metodologia para comparação de RFP precisará ser estabelecida. Isso demandará um esquema de ponderação ou prioridade atribuído a cada pergunta da RFP. Combinar os esquemas de ponderação e pontuação permitirá que sua equipe crie uma pontuação total para cada fornecedor indicando o quão bem eles atenderão aos seus requisitos.

Finance RFP

O documento de RFP financeiro deve exigir que os fornecedores expliquem sua metodologia de preços e condições comerciais. Você deve fornecer seus volumes mensais e anuais reais por equipamento, departamento e planta/site, para permitir que os fornecedores ofereçam uma proposta completa. Os fornecedores devem ser incentivados também a apresentar propostas alternativas a solicitada, mas dentro do escopo de serviços de impressão gerenciada definido.

Fatores críticos que levam a uma avaliação bem sucedida são:

  • Tenha as áreas da sua empresa representadas na sua equipe de avaliação;
  • Faça uma comparação justa e imparcial dos fornecedores, levando em consideração estrutura e capacidade de atendimento;
  • Identifique todos os elementos dos preços;
  • Compare com os custos internos;
  • Certifique-se de que você tenha as informações necessárias para tomar uma decisão comercial sólida;
  • À medida que sua empresa avalia a terceirização dos serviços de impressão gerenciada, deve-se ressaltar que eleger essa abordagem criará uma parceria entre sua empresa e o fornecedor. Normalmente, esses arranjos são para um período de três a cinco anos.