Com a grande aceitação da terceirização do serviço de gestão de impressão é preciso certificar-se de que sua empresa está trabalhando com o parceiro correto para obter os benefícios completos deste serviço.

São diversos os benefícios da terceirização dos serviços de impressão gerenciada, porém é preciso abrir bem os olhos para que a sua empresa não tenha problemas futuros.

Nós da Tecnoset, listamos 08 boas práticas na gestão de impressão terceirizada para que você obtenha sucesso na implantação desse serviço na sua organização.

1. Desenvolver uma estratégia de impressão

Para qualquer corporação que deseje reduzir custos com impressão, a estratégia é essencial. As melhores práticas concluem que a avaliação do parque de equipamentos e o desenvolvimento da estratégia deve ser independente. Um alto grau de independência deve proporcionar um alto grau de objetividade. Uma estratégia de impressão inclui custos de impressão, objetivos, recomendações e método para medir os resultados. A estratégia de impressão corporativa deve ser revisada a cada 3 a 5 anos.

2. Estabeleça uma linha de base

A avaliação da linha de base é usada como ponto de partida para desenvolver a estratégia. Durante a avaliação de linha de base, as melhores práticas incorporam todos os custos, não apenas consumíveis, sendo o maior custo os recursos humanos. A linha de base deve considerar os equipamentos e componentes de impressão durante um período de tempo, como 60/90 dias, e incluir o como, o que, onde, como e o quanto custa.

Os custos indiretos incluem suporte, infraestrutura de TI, aquisição e facilidade, tempo de interação do usuário final, despesas de gerenciamento de documentos e processos de impressão. Esses custos estão tipicamente fragmentados em orçamentos e processos em toda a organização.

3. Reduzir

As melhores práticas se concentram em otimizar o número de fabricantes de hardware, o número de modelos, o número de fornecedores, de prestadores de serviços e a quantidade de equipamentos. O objetivo é aumentar o rendimento dos dispositivos e reduzir os custos de inventário.

4. Automatizar

Gerenciar serviços de impressão de forma econômica requer automação de muitos dos processos envolvidos. A identificação automática dos equipamentos e as leituras de medidores são apenas o começo. A ferramenta de monitoramento e gerenciamento também deve automatizar as solicitações de serviço, no caso de um alerta ou solicitação de toner, lembretes de manutenção, aposentadoria e substituição do dispositivo, relatórios agendados, comparações de rendimentos, e assim por diante. Porém, o gerenciamento desse serviço não deve adicionar peso ao recurso humano.

5. Gerencie impressoras de mesa

As impressoras de mesa são muitas vezes o componente mais caro do parque de impressoras. Não só tendem a ser subutilizadas, mas os suprimentos são caros e as impressoras são mais frágeis. As melhores práticas não recomendam a impressão usando impressoras conectadas diretamente, fora da rede. Sem entrar em detalhes, a lógica para não usar impressoras anexadas diretamente inclui:

  • Custo de impressão por página mais alto (TCO);
  • Gerenciamento de suprimentos complexo;
  • Maiores custos de estoque de suprimentos;
  • Aumento da complexidade de gerenciamento de software;
  • Maior complexidade para gerenciamento de ativos;
  • Regulamentação e problemas de conformidade.

Infelizmente, há uma proliferação de impressoras anexadas diretamente, resultando em mais um desafio às organizações. Se a estratégia de impressão permitir impressoras de mesa, as melhores práticas recomendam que as impressoras sejam restritas a um número limitado de opções de modelo e devem ser conectadas à rede, não anexadas a USB, para torná-las visíveis para a rede e para as ferramentas de gerenciamento.

6. Governar fornecedores

As melhores práticas exigem que os fornecedores sejam gerenciados ativamente. Isto inclui: hardware, software, serviço, suprimentos e consultoria. Algumas empresas contratam consultores independentes durante a fase de avaliação e estratégia, mas a implantação e a fase operacional em curso também requerem governança de fornecedores.

Os acordos de nível de serviço (SLA) especificam atividades contratuais que garantem que suas impressoras estejam disponíveis para uso. A única maneira de garantir que o fornecedor do serviço cumpra com o SLA é monitorá-lo ao longo do tempo. Essas métricas incluem: tempo médio necessário para resolver qualquer problema com impressora e a frequência entre avarias. Outras áreas de governança de fornecedores incluem precisão de cobrança e recursos corporativos gastos para a fornecedor.

7. Sustentar a poupança através da melhoria contínua

Uma vez que a estratégia é implantada, a empresa otimiza a impressão através de atividades pró-ativas como: monitoramento de ativos de impressoras, contratos, gerenciamento de suprimentos e acordos de nível de serviço (SLA´s). Os dados são necessários para suportar as recomendações que o provedor de serviços oferece para seus clientes. A melhoria contínua requer atenção ativa.

A chave para sustentar as economias colhidas de gerenciar a impressão é medir e ajustar de forma contínua. É aqui que os provedores de serviços de impressão podem aumentar o valor para o negócio, demonstrando seu valor com boletins regulares, que inclui gráficos de tendência que mostram páginas, custos e problemas.

8. Calendário de relatórios

Os serviços de gestão de impressão exigem uma reavaliação regular do ambiente de impressão corporativo. Tal como acontece com as melhores práticas de negócios, a avaliação comparativa programada é necessária para continuar a acompanhar de forma competitiva e estratégica. O principal objetivo é garantir que as economias estão sendo mantidas. Por exemplo, sua estratégia pode ter uma meta de 7 funcionários por dispositivo. Sem diligência e atenção constante, essa meta pode e provavelmente irá cair. Um boletim de relatório comparativo destacaria qualquer desvio da meta.