Conhecido como ‘escritório sem papel’, o conceito Paperless, surgiu há mais de 30 anos e já é definido como uma nova cultura organizacional, que demonstra a busca constante pela sustentabilidade empresarial. É fato que empresas de todos os tamanhos estão interessadas em descobrir como ser tornarem mais rápidas e eficientes ao substituírem integral ou parcialmente a utilização de papel.

Mas ainda é necessário quebrar alguns paradigmas, já que várias organizações ainda têm dúvida ou ficam receosas de como a tecnologia pode contribuir ao paperless e, ao mesmo tempo, garantir segurança à empresa e clientes. Antigamente, ter um arquivo impresso era ter uma informação em qualquer hora e lugar, porém, estamos vivenciando a era digital e, cada vez menos, é necessário imprimir um documento, uma vez que até os dispositivos móveis podem armazenar tudo, desde livros até comprovantes de operações bancárias.

O grande desafio do paperless é a mudança cultural. Trabalhar em um ambiente sem papel requer planejamento, uso de tecnologias adequadas, treinamento e mudanças de hábitos. Contudo, não se pode negar que o papel, muitas vezes, acaba sendo o vilão dentro dos negócios, impedindo que as empresas sejam mais ágeis ao dificultar que uma informação possa ser usada rapidamente para tomada de decisões estratégicas no mercado.

Dessa forma, a escolha da tecnologia adequada para as atividades da empresa é essencial. A solução implantada precisa ser uma aliada no processo de gerenciamento e armazenamento de documentos para ajudar as empresas a aumentaram sua performance e serem mais eficientes no momento em que agilidade e redução de custos é um grande diferencial competitivo.

Outro fator que deve ser levado em consideração é a necessidade de conscientização para minimizar os impactos causados ao meio ambiente com a utilização indiscriminada do papel. Por isso, ao adotar sistemas digitais, as organizações passam a ser ecologicamente corretas e se beneficiam em outros aspectos, tais como redução de custos e um acesso mais rápido à informação, maior espaço nos escritórios, segurança dos documentos e compartilhamento de informações de forma ágil, habilidade para se adaptar ao crescimento da empresa, acesso às informações de qualquer lugar e, principalmente, grande diminuição do uso de papel.

 

Referência: Revista Information Management