Gestão de Digitalização Descentralizada

A digitalização descentralizada faz uso de recursos  humanos distribuídos em suas filiais, garantindo maior agilidade no envio de documentos para os processos corporativos, isto é, você utiliza os recursos existentes e otimiza o envio de documentos sem perdas e em tempo hábil.

A Tecnoset, com a solução de Gestão de Digitalização Descentralizada, ajuda a sua empresa manter documentos guardados de maneira segura e organizada, evitando riscos de perdas, trocas, adulterações, além de eliminar o tráfego de papel.

Esta solução disponibiliza consultas online dos documentos permite sua integração com outros sistemas. A validação e digitação de dados podem ser automatizados para garantir maior produtividade e segurança.

Principais características

  • Independência de hardware de digitalização
  • Instalação descentralizada
  • Gerenciamento unificado
  • Processamento de digitalizações local
  • Integração automática com repositório central de armazenagem
  • Customizável para novos formulários/documentos
   

Características da solução

A partir de um equipamento multifuncional ou software do scanner, que tenha a solução instalada, o usuário pode digitalizar as informações de forma organizada e inserir dados e comentários.

  •  Monitoramento de pasta de digitalização
  • Identificação automática dos documentos: Folha de canhotos, Minuta e Dacte
  • Recorte virtual automático e indexação individualizada (Folha de canhotos)
  • Verificação de campo preenchido: Assinatura, RG e NOME (outros campos a avaliar)
  • Leitura de código de barras
  • Criação de arquivos para integração. Nome dos arquivos com informações para integração (código de barras e validação de preenchimento)
  • Envio automático para servidor central via agendamentos.
  • Ganho operacional
  • Otimização de mão de obra
  • Atingir metas de tempo para disponibilização de imagens de documentos em sistemas;
  • Minimizar circulação de documentos;
  • Melhoria na qualidade de informações;
  • Estar preparado para crescimento nos negócios.

Soluções Educacionais – Ensino 3.0

Desde os serviços de matrícula até o escritório corporativo para serviço aos alunos, documentos e conteúdo estão em constante movimento pela instituição de ensino. A capacidade de gerenciar e usar essas informações de negócio resultará no bom atendimento de alunos, equipe, corpo docente, ex-alunos e fornecedores.

A Tecnoset possui ferramentas de gerenciamento de documentos que reúnem a tecnologia de captura de dados através de equipamentos de impressão multifuncionais à gestão do conteúdo, voltadas especificamente para o setor educacional, para atender às necessidades de todos os públicos da instituição, como alunos, professores e administração.

Construídas sobre arquitetura escalonável, as soluções são abrangentes e customizáveis. Desta forma, é possível acelerar os processos administrativos, facilitar o trabalho do professor e melhorar o serviço prestado.

A reunião, organização e processamentos de documentos e dados de candidatos e alunos são processos demorados e complicados. Para facilitar o trabalho da administração e secretaria é necessário automatizar ao máximo processos que envolvam manipulação de documentos e dados, de forma eletrônica e segura. Desta forma, obtem-se redução de custos de armazenamento, proteção das informações, rápida tomada de decisão e melhores serviços ao aluno.

 

Avaliação de matrícula

Facilita a captura e gerenciamento de pacotes de candidaturas e documentos pré-matrícula, tornando o processo rápido e confiável. Dados podem ser recebidos por correio, e-mail, fax ou portais online e são salvos em um repositório seguro, eletrônico e central.

Pessoas importantes no processo de admissões podem acessar instantaneamente as informações necessárias diretamente do sistema de informações do estudante e executar funções de gerenciamento de documentos avançadas.

Resultado: redução de custos com armazenamento, aceleração do processo do candidato e tomada de decisão, maior probabilidade de matricular os melhores alunos, maior produtividade e segurança de dados.

 

Ajuda Financeira

Sua equipe de crédito educativo pode gerenciar de forma eficaz e segura os pacotes para concessão enviados por correio, email, fax e para o site da web de sua instituição. A solução permite que você simplifique a verificação de dados entre os seus documentos de ajuda financeira, tornando a concessão mais ágil.

Resultado: maior facilidade na coleta de pacotes de ajuda financeira, aumento da velocidade de processamento de concessões, redução de custos associados a documentos perdidos e melhor atendimento ao aluno.

 

Registro de alunos

A solução de gerenciamento de conteúdo corporativo para os registros de alunos simplificam a revisão e o processamento dos formulários de registros, permitindo que você elimine atrasos e atenda os alunos com maior rapidez.

A solução também permite que você gerencie de forma proativa e econômica os registros históricos através do ciclo de vida, enquanto mantém as políticas de retenção existentes na sua instituição. Diferente dos documentos em papel, os registros gerenciados com a solução podem ser instantaneamente acessados de qualquer local no campus enquanto são armazenados de forma segura, fora do risco de danos físicos e de deterioração.

Resultado: documentação certificada eletronicamente, aceleração de processamento de formulários, redução do armazenamento físico, melhor compartilhamento de informações, segurança e controle.

 

Registro de diplomas

A solução de registro de diplomas simplifica e acelera o atual processo lento e burocrático de aprovações. Ao transformar etapas físicas por digitais, é possível reduzir o tempo para emissão de diplomas, garantir a segurança das informações e melhorar o acesso aos dados. A inclusão de dados pela Instituição de Ensino Superior (IES) que solicita o registro pode ser feita integralmente através de portal eletrônico. Avaliação e aprovação do diploma podem ser feitas pela Universidade através de fluxo eletrônico e seguro.

Resultado: elimina a necessidade de tráfego e armazenagem de documentos físicos, garante a segurança das informações, gera um processo com rastreabilidade, acelera a solicitação de registro de diploma e disponibiliza para aprovação e consulta.

 

Para a instituição de ensino, é essencial que seus profissionais e, especialmente, seus professores sejam produtivos, atendendo uma quantidade maior de alunos sem perder qualidade no ensino. As soluções de educação da Tecnoset oferecem as ferramentas para facilitar o trabalho do professor, tornando suas rotinas mais simples, rápidas e eficientes.

 

Impressão de provas

A solução de impressão de provas oferece ao professor um repositório central para armazenamento dos arquivos de testes. A impressão pode ser feita sob demanda no local desejado, com identificação das provas com códigos de barra em papel A4 comum

Resultado: redução do desperdício e aumento da segurança através de impressão sob demanda e no local desejado, facilidade de identificação e rastreamento com códigos de barra, dispensa formulários especiais.

 

Correção de provas

A solução de leitura de provas automatiza o processo de correção do professor. O processo se torna rápido e seguro, realizando a correção de centenas de provas em uma fração do tempo da forma manual, com eliminação de erros e armazenamento eletrônico para histórico do aluno e futura consulta.

Resultado: redução do tempo de correção, eliminação de erros, histórico de desempenho do aluno.

 

Diário do professor

Com a solução de diário do professor, manter o controle de presença não é mais problema. Através de integração com o sistema acadêmico, a lista de alunos é gerada automaticamente e pode ser impressa sob demanda no local da aula. Desta forma, o professor pode realizar a chamada ou coletar as assinaturas de forma tradicional, mas conta com um sistema automatizado de importação dos dados para o sistema de gestão de informações, que integrado ao sistema acadêmico, reúne as informações de controle de presença dos alunos de forma simples e rápida

Resultado: eliminação do trabalho de importação manual de presença, minimiza erros e permite auditorias.

 

Outsourcing de Impressão

A Tecnoset possui uma solução completa em Outsourcing de Impressão sob medida para sua empresa. Realizar uma boa gestão de impressão é um grande desafio nas empresas.  Por este motivo, escolher uma organização qualificada e de referência no mercado é muito importante. Com projetos totalmente customizados para atender de forma personalizada, a Tecnoset faz um planejamento e dimensionamento dos tipos e quantidade de equipamentos para as atividades que serão desenvolvidas, fornece os equipamentos de acordo com a necessidade da empresa, mensura e controla o que é impresso, digitalizado ou copiado, faz a monitoração e substituição proativa dos insumos, além de manutenção, assistência e substituição dos equipamentos se for necessário, sendo assim uma solução de outsourcing de impressão completa. Hoje, a Tecnoset busca entregar resultados ainda melhores, agregando ferramentas eficazes que visam a não impressão e garantem uma significativa redução de custos aliada a um aumento de produtividade, automação de processos e segurança da informação. Com o outsourcing de impressão sua empresa tem vários benefícios, fale conosco e saiba tudo o que podemos oferecer para sua empresa!

outsourcing-de-impressao

  • Retenção de Impressão
  • Impressão Siga-Me
  • Impressão Identifcada
  • Controle de Cotas
  • Gestão e Análise Cíclicos
  • TecnoCarbon
  • Atualização tecnológica sem necessidade de investimento inicial;
  • Redução de custos;
  • Alta disponibilidade dos recursos;
  • Serviço tarifado sob demanda;
  • Diminuição dos ativos e TCO (Total Cost of Ownership);
  • Absorção do exaustivo trabalho de compras com eliminação do estoque de consumíveis;
  • Consumíveis com garantia de origem e qualidade auditável;
  • Controle de qualidade sistemático do serviço prestado;
  • Redução do impacto ambiental;
  • Concentração dos esforços da empresa na atividade-fim.
  • Elimina-se a impressão desnecessária;
  • A demanda por impressão é reduzida;
  • Gestão e controle rigorosos;
  • Substituição de processos físicos por processos digitais e automatizados.