Gestão Documental de RH

Manter o controle de todas as informações do RH e deixá-las sempre disponíveis para acesso é fundamental para qualquer empresa. Documentos organizados otimizam o tempo de trabalho e evitam perdas e extravios. Um arquivo perdido pode ser sinônimo de inúmeros problemas jurídicos, prejuízos financeiros e pode causar até mesmo estresse desnecessário.

Quando sua empresa precisa de um documento, quanto tempo demora para localizá-lo?

  No processo manual a preservação das informações fica vulnerável, já que os documentos são arquivados apenas em repositórios físicos. Para ter uma cópia eletrônica, os documentos são separados, digitalizados e só posteriormente são enviados por e-mail. Com a Solução de RH da Tecnoset, o acesso aos documentos é rápido, independente da origem, a partir de uma busca via web. Além de economizar espaço físico com armazenamento, já que somente os documentos obrigatórios são arquivados, as informações estarão sempre seguras e disponíveis a um clique!

Através da captura descentralizada, os documentos são digitalizados e armazenados em um repositório local ou na nuvem, garantindo o sigilo e a integridade das informações. Os documentos ficam disponíveis para consulta via web em tempo real na matriz e nas filiais.

   

Quando se trata de informações, é imprescindível pensar que tudo está ocorrendo da melhor forma e acima de tudo, com segurança. Nossas soluções oferecem o que há de mais avançado em:

  • Redução de riscos fiscais por falta de guarda de documentos;
  • Suporte a processos trabalhistas;
  • Controle de documentos obrigatórios;
  • Segurança de acesso, com controle e histórico para auditoria;
  • Redução de custos com armazenagem de papéis;
  • Ganhos reais de produtividade com eliminação de buscas demoradas por documentos.

Gestão de Digitalização Descentralizada

A digitalização descentralizada faz uso de recursos  humanos distribuídos em suas filiais, garantindo maior agilidade no envio de documentos para os processos corporativos, isto é, você utiliza os recursos existentes e otimiza o envio de documentos sem perdas e em tempo hábil.

A Tecnoset, com a solução de Gestão de Digitalização Descentralizada, ajuda a sua empresa manter documentos guardados de maneira segura e organizada, evitando riscos de perdas, trocas, adulterações, além de eliminar o tráfego de papel.

Esta solução disponibiliza consultas online dos documentos permite sua integração com outros sistemas. A validação e digitação de dados podem ser automatizados para garantir maior produtividade e segurança.

Principais características

  • Independência de hardware de digitalização
  • Instalação descentralizada
  • Gerenciamento unificado
  • Processamento de digitalizações local
  • Integração automática com repositório central de armazenagem
  • Customizável para novos formulários/documentos
   

Características da solução

A partir de um equipamento multifuncional ou software do scanner, que tenha a solução instalada, o usuário pode digitalizar as informações de forma organizada e inserir dados e comentários.

  •  Monitoramento de pasta de digitalização
  • Identificação automática dos documentos: Folha de canhotos, Minuta e Dacte
  • Recorte virtual automático e indexação individualizada (Folha de canhotos)
  • Verificação de campo preenchido: Assinatura, RG e NOME (outros campos a avaliar)
  • Leitura de código de barras
  • Criação de arquivos para integração. Nome dos arquivos com informações para integração (código de barras e validação de preenchimento)
  • Envio automático para servidor central via agendamentos.
  • Ganho operacional
  • Otimização de mão de obra
  • Atingir metas de tempo para disponibilização de imagens de documentos em sistemas;
  • Minimizar circulação de documentos;
  • Melhoria na qualidade de informações;
  • Estar preparado para crescimento nos negócios.

Outsourcing de Impressão

 Tecnoset possui uma solução completa em outsourcing de impressão sob medida para sua empresa. Realizar uma boa gestão de impressão é um grande desafio nas empresas.  Por este motivo, escolher uma organização qualificada e de referência no mercado é muito importante. Com projetos totalmente customizados para atender de forma personalizada, a Tecnoset faz um planejamento e dimensionamento dos tipos e quantidade de equipamentos para as atividades que serão desenvolvidas, fornece os equipamentos de acordo com a necessidade da empresa, mensura e controla o que é impresso, digitalizado ou copiado, faz a monitoração e substituição proativa dos insumos, além de manutenção, assistência e substituição dos equipamentos se for necessário. Hoje, a Tecnoset busca entregar resultados ainda melhores, agregando ferramentas eficazes que visam a não impressão e garantem uma significativa redução de custos aliada a um aumento de produtividade, automação de processos e segurança da informação. Com o outsourcing de impressão sua empresa tem vários benefícios, fale conosco e saiba tudo o que podemos oferecer para sua empresa!

outsourcing-de-impressao

  • Retenção de Impressão
  • Impressão Siga-Me
  • Impressão Identifcada
  • Controle de Cotas
  • Gestão e Análise Cíclicos
  • TecnoCarbon
  • Atualização tecnológica sem necessidade de investimento inicial;
  • Redução de custos;
  • Alta disponibilidade dos recursos;
  • Serviço tarifado sob demanda;
  • Diminuição dos ativos e TCO (Total Cost of Ownership);
  • Absorção do exaustivo trabalho de compras com eliminação do estoque de consumíveis;
  • Consumíveis com garantia de origem e qualidade auditável;
  • Controle de qualidade sistemático do serviço prestado;
  • Redução do impacto ambiental;
  • Concentração dos esforços da empresa na atividade-fim.
  • Elimina-se a impressão desnecessária;
  • A demanda por impressão é reduzida;
  • Gestão e controle rigorosos;
  • Substituição de processos físicos por processos digitais e automatizados.