Gestão de contas de consumo

Realizar a validação de dados manualmente é um grande desafio para muitas empresas. Além dos processos se tornarem mais lentos, é comum ocorrerem perdas e extravios quando os documentos transitam de forma física. O resultado são etapas de trabalho ineficientes afetando o processo como um todo. Um exemplo prático são as Contas de Consumo (água, luz, telefone, gás) que invariavelmente são processadas de forma manual. Num cenário onde existem unidades externas distribuídas geograficamente, como lojas e escritórios, o problema ganha uma dimensão ainda maior, uma vez que esses documentos precisam ser transportados a uma unidade central para então iniciar seu processamento, aumentando o risco de perdas e atrasos que ocasionam a incidência de juros e multas.

Como fazer o gerenciamento de contas de consumo?

A Tecnoset possui uma Solução de Gestão de Contas de Consumo que permite a captura digital dos documentos de forma centralizada ou descentralizada. Com esta solução, é possível acessar, gerenciar e encaminhar faturas, acelerando o processo de aprovação e criando uma ponte entre as lojas e o departamento financeiro.   Funcionalidades
  •  Digitalização de contas e/ou importação de contas em formato digital;
  •  Extração de dados de forma automática e alimentação de ERP via integração;
  •  Alertas proativos: contas faltantes.

A solução de Gestão de Contas de Consumo utiliza a tecnologia Intelligent Capture aliada a um poderoso sistema de ECM, o que a torna capaz de gerenciar documentos de forma inteligente e precisa: extraindo e reconhecendo dados, organizando, armazenando e compartilhando com pessoas, processos e sistemas, com integração de ERP. Um grande diferencial dessa solução é não necessitar de marcadores, templates, zonas definidas ou palavras-chave em documentos para realizar o reconhecimento de seu tipo e extrair os dados relevantes. Os arquivos e dados também podem ser compartilhados facilmente com outros sistemas através de vários formatos: XML, EDI, TXT, DBF e XLS, com possibilidade de integração via webservices.

 

Informações Gerenciais

A Tecnoset também possui uma solução de Relatórios Gerenciais que realiza a análise das informações contidas no sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), fornecendo diversas perspectivas sobre recursos e processos para se tomar melhores decisões.

No caso das Contas de Consumo, é possível visualizar facilmente e em tempo real as informações de gestão, como o consumo, localidade, valores, alíquotas e taxas. Dessa forma, é possível identificar possíveis desperdícios e cobranças indevidas, por exemplo.

       
  •    Economia de até 80% com os gastos no processamento das Contas;
  •    Redução de até 80% de pessoal qualificado necessário no processamento de contas;
  •    Verificação automática de validade e precisão dos dados;
  •    Utilização de dados coletados para indexação das imagens;
  •    Aceleração de processos de aprovação;
  •    Liberação e otimização da rotina de trabalho dos profissionais da empresa;
  •    Payback da Solução entre 12 e 18 meses;
  •    Implementação do Projeto em até 3 meses.

Gestão de Digitalização Descentralizada

A digitalização descentralizada faz uso de recursos  humanos distribuídos em suas filiais, garantindo maior agilidade no envio de documentos para os processos corporativos, isto é, você utiliza os recursos existentes e otimiza o envio de documentos sem perdas e em tempo hábil.

A Tecnoset, com a solução de Gestão de Digitalização Descentralizada, ajuda a sua empresa manter documentos guardados de maneira segura e organizada, evitando riscos de perdas, trocas, adulterações, além de eliminar o tráfego de papel.

Esta solução disponibiliza consultas online dos documentos permite sua integração com outros sistemas. A validação e digitação de dados podem ser automatizados para garantir maior produtividade e segurança.

Principais características

  • Independência de hardware de digitalização
  • Instalação descentralizada
  • Gerenciamento unificado
  • Processamento de digitalizações local
  • Integração automática com repositório central de armazenagem
  • Customizável para novos formulários/documentos
   

Características da solução

A partir de um equipamento multifuncional ou software do scanner, que tenha a solução instalada, o usuário pode digitalizar as informações de forma organizada e inserir dados e comentários.

  •  Monitoramento de pasta de digitalização
  • Identificação automática dos documentos: Folha de canhotos, Minuta e Dacte
  • Recorte virtual automático e indexação individualizada (Folha de canhotos)
  • Verificação de campo preenchido: Assinatura, RG e NOME (outros campos a avaliar)
  • Leitura de código de barras
  • Criação de arquivos para integração. Nome dos arquivos com informações para integração (código de barras e validação de preenchimento)
  • Envio automático para servidor central via agendamentos.
  • Ganho operacional
  • Otimização de mão de obra
  • Atingir metas de tempo para disponibilização de imagens de documentos em sistemas;
  • Minimizar circulação de documentos;
  • Melhoria na qualidade de informações;
  • Estar preparado para crescimento nos negócios.

Outsourcing de Impressão

 Tecnoset possui uma solução completa em outsourcing de impressão sob medida para sua empresa. Realizar uma boa gestão de impressão é um grande desafio nas empresas.  Por este motivo, escolher uma organização qualificada e de referência no mercado é muito importante. Com projetos totalmente customizados para atender de forma personalizada, a Tecnoset faz um planejamento e dimensionamento dos tipos e quantidade de equipamentos para as atividades que serão desenvolvidas, fornece os equipamentos de acordo com a necessidade da empresa, mensura e controla o que é impresso, digitalizado ou copiado, faz a monitoração e substituição proativa dos insumos, além de manutenção, assistência e substituição dos equipamentos se for necessário. Hoje, a Tecnoset busca entregar resultados ainda melhores, agregando ferramentas eficazes que visam a não impressão e garantem uma significativa redução de custos aliada a um aumento de produtividade, automação de processos e segurança da informação. Com o outsourcing de impressão sua empresa tem vários benefícios, fale conosco e saiba tudo o que podemos oferecer para sua empresa!

outsourcing-de-impressao

  • Retenção de Impressão
  • Impressão Siga-Me
  • Impressão Identifcada
  • Controle de Cotas
  • Gestão e Análise Cíclicos
  • TecnoCarbon
  • Atualização tecnológica sem necessidade de investimento inicial;
  • Redução de custos;
  • Alta disponibilidade dos recursos;
  • Serviço tarifado sob demanda;
  • Diminuição dos ativos e TCO (Total Cost of Ownership);
  • Absorção do exaustivo trabalho de compras com eliminação do estoque de consumíveis;
  • Consumíveis com garantia de origem e qualidade auditável;
  • Controle de qualidade sistemático do serviço prestado;
  • Redução do impacto ambiental;
  • Concentração dos esforços da empresa na atividade-fim.
  • Elimina-se a impressão desnecessária;
  • A demanda por impressão é reduzida;
  • Gestão e controle rigorosos;
  • Substituição de processos físicos por processos digitais e automatizados.