Realizar a validação de dados manualmente é um grande desafio para muitas empresas. Além dos processos se tornarem mais lentos, é comum ocorrerem perdas e extravios quando os documentos transitam de forma física. O resultado são etapas de trabalho ineficientes afetando o processo como um todo.

Um exemplo prático são as Contas de Consumo (água, luz, telefone, gás) que invariavelmente são processadas de forma manual. Num cenário onde existem unidades externas distribuídas geograficamente, como lojas e escritórios, o problema ganha uma dimensão ainda maior, uma vez que esses documentos precisam ser transportados a uma unidade central para então iniciar seu processamento, aumentando o risco de perdas e atrasos que ocasionam a incidência de juros e multas.

Como fazer o gerenciamento de contas de consumo?

A Tecnoset possui uma Solução de Gestão de Contas de Consumo que permite a captura digital dos documentos de forma centralizada ou descentralizada. Com esta solução, é possível acessar, gerenciar e encaminhar faturas, acelerando o processo de aprovação e criando uma ponte entre as lojas e o departamento financeiro.

Funcionalidades

  •  Digitalização de contas e/ou importação de contas em formato digital;
  •  Extração de dados de forma automática e alimentação de ERP via integração;
  •  Alertas proativos: contas faltantes.

A solução de Gestão de Contas de Consumo utiliza a tecnologia Intelligent Capture aliada a um poderoso sistema de ECM, o que a torna capaz de gerenciar documentos de forma inteligente e precisa: extraindo e reconhecendo dados, organizando, armazenando e compartilhando com pessoas, processos e sistemas, com integração de ERP. Um grande diferencial dessa solução é não necessitar de marcadores, templates, zonas definidas ou palavras-chave em documentos para realizar o reconhecimento de seu tipo e extrair os dados relevantes. Os arquivos e dados também podem ser compartilhados facilmente com outros sistemas através de vários formatos: XML, EDI, TXT, DBF e XLS, com possibilidade de integração via webservices.

 

Informações Gerenciais

A Tecnoset também possui uma solução de Relatórios Gerenciais que realiza a análise das informações contidas no sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), fornecendo diversas perspectivas sobre recursos e processos para se tomar melhores decisões.

No caso das Contas de Consumo, é possível visualizar facilmente e em tempo real as informações de gestão, como o consumo, localidade, valores, alíquotas e taxas. Dessa forma, é possível identificar possíveis desperdícios e cobranças indevidas, por exemplo.

 

 

 

 

 

Benefícios

  •    Economia de até 80% com os gastos no processamento das Contas;
  •    Redução de até 80% de pessoal qualificado necessário no processamento de contas;
  •    Verificação automática de validade e precisão dos dados;
  •    Utilização de dados coletados para indexação das imagens;
  •    Aceleração de processos de aprovação;
  •    Liberação e otimização da rotina de trabalho dos profissionais da empresa;
  •    Payback da Solução entre 12 e 18 meses;
  •    Implementação do Projeto em até 3 meses.