A desaceleração da economia brasileira e a expectativa de um mercado mais aquecido apenas a médio e longo prazo, tem obrigado várias empresas a tomarem medidas drásticas para reduzir os custos. Estamos chegando ao ponto em que as empresas já não tem mais onde cortar.

Mas como conseguir fazer isso sem comprometer a qualidade de seus produtos e serviços?

Com o Outsourcing de Impressão isso é possível, já que se trata de uma ferramenta que possibilita este tipo de economia de forma prática, eficiente e inteligente. Porém, a estratégia de melhoria dos processos deve estar presente a partir do momento que se pensa em novos procedimentos de impressão ou gestão de documentos.

Segundo dados do IDC Brasil, empresa de consultoria e inteligência de mercado na indústria de tecnologia da informação, os custos de impressão consomem entre 1% e 3% das vendas anuais das empresas.

Fazer uma reestruturação de seus departamentos, criando protocolos de trabalho para cortar gastos, ganhar produtividade e criar novos hábitos funcionais entre os colaboradores é uma ótima alternativa para a redução dos custos de impressão e na gestão de documentos.

É fato que as empresas têm a necessidade de imprimir, digitalizar e copiar documentos e o ponto crucial é quando falamos do volume a ser impresso. E este sim precisa ser repensado e alterado para garantir a sobrevivência das empresas na situação econômica instável em que estamos vivenciando.

Neste aspecto o Outsourcing de Impressão é fundamental, uma vez que vai além de uma simples impressão de documento. Trata-se de um serviço embasado em um planejamento estratégico, realizado por profissionais altamente qualificados, com base na análise feita das reais necessidades mensais ou anuais de impressão de cada cliente. Este plano avalia diversos elementos dentro das empresas para que seja entregue um projeto personalizado que permita a redução dos custos de impressão em até 30% a curto prazo.

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Outro fator importante que deve ser levado em conta dentro de um bom projeto de Outsourcing de Impressão, é ter um fornecedor que ofereça produtos de última geração, com tecnologias embarcadas que permitam assertividade e agilidade na gestão dos documentos, suporte técnico contínuo e sustentável, continuidade nos processos internos e possíveis readequações das soluções no parque de impressoras e multifuncionais.

Com readequações do ambiente para a redução dos custos de impressão e ganhos de produtividade, podemos citar novas funcionalidades tais como: liberação de impressão por crachá, impressão segura, impressão por celular, workflow departamental digitalizado, dentre muitas outras.

Segundo especialistas, as expectativas de recuperação da economia brasileira têm melhorado, mas ainda não será em 2017 que o país vai sair da crise. Desta forma, utilizar alternativas inteligentes para a redução dos custos de impressão nas empresas, como a introdução de projetos de outsourcing e gestão de documentos, são mandatórias para o atingimento de resultados positivos em um curto espaço de tempo.