A digitalização tem papel fundamental para desburocratizar processos e reduzir custos. Com o avanço tecnológico, essa solução ganhou tanto espaço que novas legislações surgiram para acompanhar a transformação. Um exemplo é o Decreto nº 10.278, publicado em março de 2020 pelo Governo Federal que dita as regras de validade, uso e armazenamento de documentos digitalizados. 

Mas será que vale a pena aderir à digitalização? Separamos 5 motivos que vão te mostrar que a digitalização é o melhor caminho para a sua gestão pública. Boa leitura!

Confira os motivos para digitalizar

Abaixo você confere 5 motivos para adotar a digitalização na sua gestão pública!

Entrega mais segurança

Algumas pessoas ainda se sentem inseguras com documentos digitalizados, mas a verdade é que eles estão muito mais protegidos do que os documentos físicos. Além de contar com todo um sistema capaz de bloquear ameaças externas e vulnerabilidades, concede acesso a pessoas específicas e evita a perda de documentos.

Redução de custos

Com a digitalização,  diversos gastos desnecessários são cortados, como excesso de impressões, cópias, remessas e até mesmo a necessidade de espaço físico para atender uma grande quantidade de arquivos físicos.

Ao adotar uma gestão paperless, os custos operacionais serão significativos, mesmo que a utilização de impressões seja uma necessidade. A questão aqui não está em abolir a impressão, mas diminuir a sua necessidade.

Otimiza processos

Com certeza não podemos falar em digitalização sem falar sobre a otimização de processos que essa solução entrega. Sem a necessidade de ficar buscando documentos físicos, o trabalho rende muito mais!

Redução de burocracias

E por falar em otimização de processos, é claro que isso impacta diretamente em uma redução de burocracias, especialmente dentro do setor público. A digitalização de legado, inclusive, é uma excelente porta de entrada tanto para a transformação digital em prefeituras, como para melhorar os processos adotados na gestão pública como um todo.

Banco de dados

Geração de banco de dados confiável é o que qualquer instituição pública ou privada deseja, pois é um diferencial que entrega estratégia, com possibilidade de fazer cruzamento de dados ricos. Outra possibilidade é mostrar a situação dos funcionários e dos cidadãos, facilitando a busca por informações.

Claro que essas são apenas algumas vantagens da digitalização de legado. É importante reforçar que ela vai muito além de apenas transformar arquivos físicos em digitais, existindo procedimentos específicos para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Como digitalizar documentos na minha prefeitura?

A melhor maneira para digitalizar documentos com segurança é contando com um parceiro de transformação digital. Embora as legislações vigentes dêem uma ideia de tudo que pode ou não pode ser feito, muitos detalhes precisam ser seguidos à risca. Deixar esse assunto na mão de especialistas poupa tempo e dinheiro, evitando maiores problemas no futuro.

A Tecnoset, com mais de 30 anos de mercado, está pronta para ajudar a sua Instituição Pública na digitalização. Quer saber mais? Entre em contato com a gente, sem compromisso!

 

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