Terceirizar os serviços de impressão através de um contrato de outsourcing de impressão pode e deve ser visto como uma excelente forma para obter maior controle e melhor gestão do ambiente de impressão corporativa.
No entanto, nem sempre isso é sinônimo de total praticidade, redução de custos e ganhos de melhoria sobre esta atividade.
Se, por exemplo, a empresa contratante não tiver acesso a ferramentas que possibilitem maior e mais efetivo controle sobre a rotina de impressões, é bem provável que seus gestores acabem sofrendo com um problema bastante comum: o desconhecimento a respeito de desperdícios e da utilização do parque.
Em primeiro lugar, por que a gestão e controle são importantes?
No cenário da empresa que faz uso de soluções de outsourcing de impressão pode ser que um número considerável de impressões desnecessárias ainda esteja ocorrendo.
E isso por inúmeras razões: desde a “falta de regras”, comportamento dos usuários (intencional ou não), ausência de análise se determinado setor precisa realmente daquele tipo de impressão, falta de recursos integrados para digitalização (que diminuam a necessidade de impressão), até a falta de identificação (o que, muitas vezes, pode causar o esquecimento dos papeis na impressora, gerando, possivelmente, a reimpressão dos mesmos mais tarde).
O problema é que sem controlar estas atividades no outsourcing de impressão a empresa pode ter sérios “gargalos” e custos desnecessários, além de comprometer estratégias de sustentabilidade. (conheça aqui “10 dicas de impressão consciente”)
Como reverter?
Existem soluções modernas e completas para que o gestor tenha uma ampla visão desse cenário e possa intervir, orientando ou implementando medidas que auxiliem na gestão mais eficaz dessas atividades, em articulação com os departamentos da empresa (veja também aqui “Como reduzir ainda mais os custos com impressão”).
A Tecnoset, por exemplo, disponibiliza o software de bilhetagem da NDD que traz importantes benefícios nesse sentido.
Entre muitas outras vantagens, ele possibilita trabalhar com relatórios e informações que possam ajudá-los a saber e acompanhar o que está sendo impresso, consequentemente auxiliando no controle e na gestão consciente dos recursos (veja também a vídeo-aula “Como reduzir os custos com NDD”).
Com o uso do software de bilhetagem da NDD, o cliente terá as seguintes prerrogativas no outsourcing de impressão:
- Segurança e praticidade;
- Possibilidade de estabelecer um volume de impressão aos usuários (Cotas) mais adequadamente ajustadas às respectivas demandas;
- Bilhetagem gerencial que proporciona grande controle organizacional, administrando os custos de impressão;
- Monitoramento constante dos ativos de impressão;
- Capacidade de garantir a autenticidade e confidencialidade das impressões e liberação de documentos feita pelo usuário;
- Relatórios completos de impressão que ajudam na tomada de decisões;
- Escolha da impressora mais conveniente;
- Capacidade de eleger a impressora menos ociosa, o que evita enviar impressões para impressoras sem papel, por exemplo;
- Possibilidade de uso de cartões, uma maneira mais rápida de autenticação, trazendo ainda mais rapidez no dia-a-dia;
- Possibilidade de utilizar em conjunto com as demais características n-Billing de contabilização, cotas, custos registrados.
E então, ficou interessado? Quer aumentar o controle e a gestão sobre seus ativos de impressão?
Fale com a Tecnoset e solicite ajuda! Temos consultores especializados que podem fazer uma visita (sem compromisso) para lhe mostrar na prática como evitar custos desnecessários no contrato de outsourcing de impressão!