A tarefa de validar dados manualmente é um grande desafio para muitas empresas. Além do processo se tornar mais lento, é comum ocorrerem perdas e extravios quando a gestão das contas de consumo (água, luz, telefone, gás) se dá de forma física.
O resultado são etapas de trabalho ineficientes afetando o processo como um todo. Sem falar no desgaste desnecessário com as concessionárias dos serviços públicos ou privatizados.
O problema ganha uma dimensão ainda maior quando a empresa possui unidades distribuídas geograficamente, como lojas, escritórios e armazéns. Nestes casos, os documentos precisam ser transportados à unidade central para então iniciar seu processamento, aumentando o risco de perdas e atrasos que ocasionam a incidência de juros e multas.
Como fazer a gestão das contas de consumo?
É muito simples! Através da implantação de uma solução digital de gestão das contas de consumo que permita a captura eletrônica dos documentos de forma descentralizada, ou se preferir, centralizada.
Com esta solução, é possível acessar, gerenciar e encaminhar faturas, acelerando o processo de aprovação e criando uma ponte entre as unidades distribuídas país afora e o departamento financeiro.
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Funcionalidades da solução
A solução digital de gestão das contas de consumo utiliza a tecnologia Intelligent Capture aliada a um poderoso sistema de ECM, o que a torna capaz de gerenciar documentos de forma inteligente e precisa.
E tem muito mais: Extração e reconhecimento de dados, organizando, armazenando e compartilhando com pessoas, processos e sistemas, com integração ao ERP.
Um grande diferencial dessa solução é não necessitar de marcadores, templates ou palavras-chave nos documentos para realizar o reconhecimento de seu tipo e extrair os dados relevantes.
Os arquivos e dados também podem ser compartilhados facilmente com outros sistemas através de vários formatos: XML, EDI, TXT, DBF e XLS, com possibilidade de integração via webservices. Em resumo temos:
- Digitalização de contas e/ou importação de contas em formato digital;
- Extração de dados de forma automática e alimentação do ERP via integração;
- Alertas proativos: contas faltantes.
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Informações Gerenciais
No caso das Contas de Consumo, é possível visualizar facilmente e em tempo real as informações de gestão, como o consumo, localidade, valores, alíquotas e taxas.
Com o módulo de Relatórios Gerenciais é possível realizar a análise das informações contidas no sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM). Fornecendo assim, diversas perspectivas sobre recursos e processos para tomada da melhor decisão.
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Benefícios
- Economia de até 80% com os gastos no processamento das contas;
- Redução de até 80% de pessoal qualificado necessário no processamento de contas;
- Verificação automática de validade e precisão dos dados;
- Utilização de dados coletados para indexação das imagens;
- Aceleração de processos de aprovação;
- Liberação e otimização da rotina de trabalho dos profissionais da empresa;
- Eliminação das multas por atraso no recebimento dos malotes;
- Payback da solução entre 12 e 18 meses;
- Implementação do projeto em até 3 meses.
E então, gostaria de ter uma gestão de documentos com processos otimizados e melhor controle? Fale com a Tecnoset e veja como melhorar a experiência na gestão de documentos por meio de uma solução automatizada que lhe garanta maior agilidade!
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