Sempre que ocorrer uma falha devido a uma inconsistência provocada por alguma ameaça, é esperado que uma empresa possua um plano de recuperação de desastres, que deve prever em seu contexto, a digitalização registrada de documentos.
Como ameaça, podemos incluir situações tais como: incêndios, inundações, vandalismo, sabotagem, falhas de tecnologia ou até mesmo terrorismo.
Esses eventos de uma maneira geral impactam diretamente a vida da sociedade, e principalmente a perenidade de uma empresa.
Neste artigo, falamos de recuperação de desastres que nos remetem as atividades da TI ou dos sistemas de tecnologia que suportam os processos de negócios e como a digitalização registrada deve fazer parte da solução.
Baixe aqui o infográfico “As vantagens do documento digital”
É de conhecimento que a TI das grandes empresas adotam políticas de recuperação de desastres ou DRP (Disaster Recovery Plan) com o objetivo de procurar restabelecer a operação com brevidade, com o menor impacto e menor perda de dados possível.
Porém, quando olhamos aspectos legais e operacionais, como ficam os documentos de origem em papel?
O documento físico é fundamental para garantir a integridade de uma operação, seja um documento do departamento pessoal, os documentos contábeis, acervo de alunos, prontuários médicos, comprovantes de entregas, só para citar alguns.
Já no meio jurídico, o documento tem valor probatório, que faz fé pública daquilo que atesta. De tal forma, que apresentado em juízo, prova a alegação do litigante. Ou seja, mais um risco para o negócio das empresas, que não possuem um plano de migração ou gestão dos documentos em papel.
Reduzir ou eliminar o uso de documentos em papel está no centro das discussões e é essencial para o processo de transformação digital nas empresas.
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Embora o conceito paperless possa ser usado para descrever ambientes de trabalho em que os processos em papel foram eliminados, é mais usado para descrever os métodos pelos quais as empresas podem reduzir custos e aumentar sua eficiência.
Desta forma, transformam os documentos de papel em informação eletrônica, facilitando a recuperação dos dados e garantindo a integridade e autenticidade dos documentos eventualmente oriundos da origem papel.
Se a legislação obriga a guarda de documentos e desenhos por longo prazo, o que fazer se só digitalizá-los não atende à obrigação legal da guarda dos originais?
Acesse o infográfico “Sustentabilidade na impressão de documentos”
Como atender às obrigações?
A solução é a DIGITALIZAÇÃO REGISTRADA, trasladação do documento original para digital, com o seu registro para guarda permanente e consulta, preservados como originais, com o mesmo valor jurídico do original.
Atende-se ao artigo 195 do Código Tributário Nacional, que obriga a guarda dos documentos originais; a guarda de documentos trabalhistas, no mínimo por 30 anos; e a guarda dos livros contábeis (Diário), em caráter permanente.
Por meio de seus serviços e tecnologias inovadoras, a Tecnoset apoia as empresas a eliminar o uso de documentos em papel físico, transformando seus processos e, consequentemente, otimizando seus esforços em prol do meio ambiente.
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