Outsourcing de impressão é uma realidade nas empresas e muitas investem na ideia esperando serem assistidas a todo momento. Porém, não raramente, elas enfrentam desafios com a assistência técnica.
Teoricamente, a adoção de um serviço de outsourcing de impressão deveria representar praticidade e segurança para as companhias (de qualquer porte).
No entanto, na prática, alguns clientes sofrem com a qualidade e rapidez desse atendimento, especialmente quando estão localizados em áreas mais distantes dos grandes centros urbanos.
Se a empresa possuir filiais, fábricas e escritórios distribuídos pelo Brasil o quadro pode se tornar ainda mais desafiador, pois nunca se sabe em quais desses pontos o problema com os equipamentos pode se apresentar.
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Se identificou com a situação?
Então, essa dificuldade tem solução quando bem administrada. Veja a seguir como um serviço altamente capacitado de assistência técnica qualificada pode garantir que ela seja superada:
Atendimento de nível nacional
Ao definir um serviço de outsourcing de impressão para auxiliar sua empresa é muito importante estar atento à capacidade de atendimento do prestador do serviço.
É muito comum, por exemplo, a administração central de um cliente estar em uma grande cidade, mas os centros de distribuição, canteiros de obras de construtoras, repartições públicas (como postos policiais, escolas, postos de saúde) ou a rede de lojas físicas de grandes varejistas estarem a muitos quilômetros dali.
Contudo, em todas essas regiões o acesso aos serviços não pode ser um entrave e deve haver rápida e plena cobertura. Isso porque atrasos na reparação do parque de equipamentos podem significar sérias perdas de produtividade, gerando prejuízos.
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Nesse caso, a abrangência importa e quando não tiver capacidade própria de atendimento, a empresa que presta o serviço de outsourcing de impressão precisa garantir que seu cliente seja assistido de outra forma, com parceiros locais treinados, por exemplo.
A existência deles, aliás, além da equipe técnica própria em diversos estados com constantes estudos de ampliação com base nas regiões que mais demandam, conta muito para garantir que todos os clientes sejam atendidos e com eficiência.
Por isso, a escolha do parceiro para o serviço de outsourcing de impressão deve também ser pautada em função da capacidade de atendimento de nível nacional e não especificamente com base no endereço de sua organização.
Alta capacidade de reposição
Além do serviço de assistência técnica insatisfatória, por falta da capacitação ou disponibilidade de profissionais, outro desapontamento que as empresas sofrem com seus fornecedores é em relação à falta de uma política nacional para reposição de partes, peças e equipamentos backups.
Escolher um parceiro que trabalhe com diversidade no parque de impressão, com equipamentos de diferentes tipos, tais como: laser, jato de tinta, matriciais, multifuncionais, térmicas, duplicadoras, plotters, envelopadoras e scanners pode ser uma tranquilidade nesses momentos.
Dependendo do tipo de negócio que se tem isso é fundamental para garantir que a atividade não fique descoberta (desamparada) em nenhuma ocasião, inclusive não tendo de esperar que componentes “cheguem” para que seja efetuada a troca.
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Qualificação e treinamento das equipes
Independentemente de ser um técnico da própria empresa ou de um parceiro credenciado é imprescindível que esses profissionais sejam totalmente capacitados e treinados, de preferência junto ao fabricante para ter amplo acesso as informações técnicas e suporte, atingindo excelência, precisão e agilidade no atendimento.
Isso torna o serviço proativo e evita que se perca muito tempo até mesmo na identificação correta da natureza do chamado técnico.
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Acompanhamento no outsourcing de impressão
Além dos técnicos é importante ainda, para evitar desgastes com a assistência técnica, que existam gestores desse processo, com capacitação adequada para acompanhar a evolução deles e apoiá-los em campo.
Monitorar o fluxo de cada chamado técnico, interagir com usuários e clientes (ou demais áreas da empresa) na busca por assegurar a solução no menor tempo possível e prover os profissionais e itens precisos para cada atendimento também influencia na capacidade de atender rapidamente.
Um fornecedor que tenha uma área dedicada para um pós-venda diferenciado pode tornar-se capaz de oferecer uma experiência muito melhor nesse sentido.
Por fim, a priorização da transparência e a disponibilização de um portal de serviços exclusivos para seus clientes pode tornar a empresa fornecedora mais prestativa à medida que a organização que usufrui dos seus serviços passa a ter fácil acesso à informações e controladores de desempenho.
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Eles podem estar relacionados à abertura de chamados, consultas rápidas de informações e orientações, relatórios, gestão de consumíveis (como toners e cartuchos vazios e/ou com defeitos), contratos com terceiros, estoque de peças, EPIs e documentação, simplificando a vida da empresa contratante na hora de solicitar qualquer tipo de ajuda.
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