A auditoria empresarial é a análise das operações contábeis e fiscais de uma empresa, com o objetivo de informar, com clareza e segurança, sócios, acionistas fornecedores e clientes sobre a real situação da companhia.
De extrema importância, uma auditoria permite, na prática, uma visão real dos direitos e obrigações de uma empresa, bem como mensurar passivos financeiros e fiscais, diminuindo os riscos de fraudes e falhas que podem colocar em risco todo patrimônio corporativo.
A gestão dos documental fiscal e financeira, nesse contexto, é um processo fundamental para uma auditoria mais rápida e livre de estresse. Com a tecnologia certa, todos os documentos estarão organizados a fim de tornar a auditoria bem mais funcional e tranquila.
Confira neste artigo a importante relação entre gestão documental e auditoria para que você possa dar o primeiro passo para organizar o seu negócio.
Como a falta de organização pode prejudicar as empresas auditadas?
Em um primeiro momento, o armazenamento de documentos em fichários, arquivos e gavetas pode parecer simples e rápido, mas a falta de um padrão nesses processos pode ser um grande problema no momento de uma auditoria empresarial.
A organização de documentos é essencial para o bom andamento não apenas da auditoria, mas também para o negócio como um todo. De acordo um estudo realizado pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os responsáveis pela gestão documental gastam, em média, um mês inteiro buscando e reunindo todas as informações necessárias.
O mesmo estudo aponta que 90% dos documentos importantes para a auditoria estão misturados com outros arquivos. Diante disso, especialistas orientam que, para evitar a correria e o decorrente estresse, o ideal é ter uma boa organização, evitando a perda de tempo e os gastos desnecessários, além de ideias desperdiçadas.
Também vale ressaltar que todos esses problemas podem impedir que a empresa se prepare a tempo para auditoria, sofrendo prejuízos, inclusive fiscais, que podem até impedir o funcionamento do negócio.
3 dicas para garantir a conformidade dos documental em uma auditoria
Uma gestão documental eficaz pode trazer muitas vantagens para a organização ao evitar o retrabalho e o extravio de documentos, bem como aumentar a produtividade e a fluidez de todo o processo.
De modo geral, para não perder prazos, desperdiçar tempo de trabalho e evitar o pagamento de eventuais multas, é fundamental manter os documentos organizados. Veja abaixo algumas ideias práticas de organização documental:
Categorize os documentos
A categorização dos documentos por tipo é uma boa escolha. Nesse estágio, é preciso realizar uma classificação de categorias e subcategorias. Para tanto, é necessário utilizar um plano de classificação, priorizando assuntos e funcionalidades de cada documento. Também é preciso dar especial atenção ao aspecto estrutural da empresa.
Crie rotinas de arquivamento e descarte
Criar rotinas de arquivamento de documentos é uma prática fundamental e relevante, mas que exige planejamento para que os arquivos possam ser facilmente localizados e acessados.
Assim, a fim de implantar essa rotina na sua empresa basta selecionar os colaboradores que serão responsáveis pela organização, estabelecendo dia e horário, além de definir um local para a separação dos documentos.
A rotina de armazenamento irá garantir que os documentos estarão organizados e adequadamente separados no momento de uma auditoria empresarial.
Controle o acesso aos documentos
Quando existe uma sintonia entre a gestão de documentos e a auditoria, o gestor pode ter a certeza de que as informações confidenciais estão armazenadas adequadamente e o controle de acesso dos documentos por determinados colaboradores, proporciona segurança, a qual é muito valorizada pelos auditores.
Como a tecnologia pode contribuir para a auditoria empresarial?
Um sistema Enterprise Content Management (ECM), possibilita a criação, captura, armazenamento, entrega e gerenciamento dos documentos mais importantes da empresa. Isso porque esse software de gestão permite que todos os documentos e informações de uma organização sejam armazenados digitalmente, facilitando a localização e o acesso dos arquivos.
Quando a companhia conta com um sistema bem implementado de ECM, todos os colaboradores passam a armazenar os documentos de um único modo e em um mesmo local. A ferramenta ainda permite que os documentos sejam marcados com metadados, facilitando ainda mais a identificação e a relevância das informações para diferentes tipos de auditorias.
Assim, com as boas práticas de gestão proporcionadas pela ferramenta, qualquer negócio tem a garantia de uma organização não apenas no que se refere ao fluxo de trabalho, mas também no controle de acesso, aumentando a segurança, bem como o controle de revisões e aprovações na busca de conteúdo facilitada pela digitalização dos documentos físicos.
De fato, soluções ECM podem trazer diversos benefícios que facilitam ainda mais o processo de uma auditoria empresarial. Confira alguns deles:
Documentos mais seguros
Um software ECM permite que o gestor defina permissões de acesso, garantindo mais segurança e assegurando que somente pessoas autorizadas poderão acessar os documentos mais importantes.
Facilita a auditoria
Uma gestão documental eficiente facilita o trabalho dos auditores ao permitir que acessem rapidamente informações, como quais colaboradores tiveram acesso a determinados documentos, quando estes foram atualizados, além de outros detalhes.
Em resumo, são trilhas de auditoria que fornecem informações detalhadas para os auditores, melhorando a visibilidade dos processos e permitindo a comprovação da conformidade.
Acesso remoto
Uma solução ECM permite que os documentos sejam acessados rapidamente e de forma segura na nuvem, facilitando ainda mais a auditoria, inclusive, reduzindo o tempo gasto com todo o processo.
Gestão de documentos e auditoria empresarial devem andar de mãos dadas a fim de que o gestor possa ter a certeza de que as informações mais importantes da empresa estão armazenadas adequadamente e com toda a segurança e em conformidade com as normas e regulamentos vigentes.
Ciente disso, a Tecnoset, uma das principais referências brasileiras quando o assunto é implementação tecnológica dentro de empresas, tem contribuído para a transformação de empresas de diferentes portes e setores.
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