Diversas são as companhias que se utilizam de Managed Print Services em suas rotinas administrativas. Também chamado de MPS, essa é uma forma de terceirizar o gerenciamento de impressões. Para ser a escolha de tantas organizações, a estratégia deve ter inúmeros benefícios, correto?

A realidade é exatamente essa, tendo em vista que optar pelo MPS traz vantagens aos mais diversos setores de uma empresa, desde quem compra os suprimentos até quem utiliza as impressoras, passando pelo processo logístico e as finanças corporativas.

Ficou interessado e quer saber mais sobre Managed Print Services? Confira abaixo os 8 principais benefícios dessa estratégia e como ele pode ajudar você.

Veja 8 venefícios do Managed Print Services

Como é de se imaginar, terceirizar o processo de impressão pode trazer inúmeras vantagens a uma companhia. Esses benefícios, porém, são maiores do que se espera, atingindo diversos profissionais. Para entender melhor, é possível citar 8 pontos positivos da adoção de um MPS:

• flexibilidade;
• gestão de tempo;
• produtividade;
• sustentabilidade;
• redução de custos;
• segurança;
• logística;
• manutenção.

1.Flexibilidade

Cada companhia tem suas necessidades específicas, e isso se aplica a tudo. O gerenciamento de impressões é um desses pontos, já que se adequa às demandas internas. Algumas empresas podem precisar mais desse serviço, enquanto outras apresentam menos necessidade. E o setor em que atuam pode interferir nisso.

Dessa forma, um ponto interessante ao adotar o Managed Print Services é que ele se ajustará a você. Isso significa que o cálculo de demanda será feito pela empresa terceira e, assim, você terá sempre o necessário para trabalhar. Esse parceiro proverá a você e sua equipe tudo o que for preciso, independentemente do custo e do tempo.

2.Gestão de tempo

Como qualquer outro aparelho eletrônico, uma impressora requer certos cuidados para cumprir com seu propósito. Muitas vezes, entretanto, essa atenção é distribuída a departamentos que nada tem a ver com sua utilização. Dependendo da organização, pode ser função do TI, de compras, da manutenção ou de qualquer outro.

Com isso, o que ocorre em muitas situações é que o profissional designado ao aparelho não tem conhecimento sobre ele. Esse ponto desencadeia uma rede de problemas, desde a utilização até a manutenção. Em resumo, perde-se muito mais tempo do que se tivesse um parceiro terceirizado com disponibilidade para ajudar a todo o tempo.

3.Produtividade

Seguindo a lógica do tópico acima, é possível encontrar mais um benefício do Managed Print Services. Afinal, com uma equipe terceirizada focada exclusivamente nisso e na melhor gestão de tempo, seu time poderá se dedicar ao que realmente importa. Na prática, isso significa que você pode esperar uma grande melhoria nos índices de produtividade.

Esse resultado poderá ser verificado em diversos departamentos, em especial os que têm contato constante com o equipamento. Do setor de compras, que não se preocupará mais com insumos, ao de TI, que terceirizará a manutenção. Todo o processo interno ocorrerá de forma mais fluida, representando maior produtividade à companhia.

4.Sustentabilidade

Uma grande preocupação das empresas atualmente está na sua capacidade de ser sustentável. Elas querem, mais do que parecer, realmente ser amigáveis com o meio ambiente, diminuindo a pegada de carbono — nesse caso, de impressão. E nada melhor do que um especialista no assunto para auxiliar nesse momento.

O primeiro tópico que vem à mente aqui é o desperdício, de papel ou de toners. Em ambos os cenários, porém, um MPS ajudará a diminuí-lo, já que conta com ferramentas para isso. De sistemas próprios para redução de perda a programas de descarte de materiais, inúmeras são as possibilidades de auxílio que oferecerá.

5.Redução de custos

Com tudo isso que foi dito acima, é simples entender que há também uma significativa redução de custos. O principal motivo para isso é, justamente, a troca de uma equipe inteira por um parceiro. Você investirá em uma empresa que será responsável tanto pelos equipamentos quanto pelos insumos.

Ao optar pelo Managed Print Services você já economiza no seu custo fixo mensal. Além disso, entram os tópicos listados acima, que acabam interferindo indiretamente no tema. Com mais produtividade, flexibilidade e gestão de tempo, é consequente a redução de custos que qualquer empresa apresenta.

6.Segurança

Talvez você não considere a impressão como um processo que necessite de segurança extra. Em muitos casos, realmente pode não haver essa necessidade, mas alguns requerem essa demanda. Em especial, podem ser citados os mercados de saúde e advocacia. Em empresas desse nicho, este é, sim, um tópico de extrema importância.

Dessa forma, é necessário um controle de quem imprime o que, onde e quando. O mesmo pode-se dizer sobre quem tem acesso aos documentos impressos. Por isso, um MPS apresenta ferramentas que garantem esse controle de segurança, da hora de se conectar ao dispositivo ao momento de retirar o papel.

7.Logística

Algumas situações referentes às impressoras são conhecidas apenas pelos que são responsáveis pelos equipamentos. Aos outros, resta apenas utilizar da ferramenta e reclamar quando algo dá errado. Em geral, esses pontos se referem ao abastecimento de papel e tinta, compra de insumos e toda a logística do processo.

Esses são passos de grande importância dentro do tema, mas que apresentam alta carga de dificuldade. Por isso, contar com uma assistência terceirizada garantirá que você tenha o aparelho sempre à disposição, com todos os insumos e sem se preocupar.

8.Manutenção

Por fim, um grande problema de manter o gerenciamento de impressão interno é a manutenção dos equipamentos. Em primeiro lugar, porque esse é um processo extremamente técnico e que depende de conhecimento para ocorrer da maneira correta. Qualquer erro pode desestabilizar toda a companhia.

Além disso, é preciso se lembrar que imprevistos acontecem e, normalmente, esse auxílio deve ser instantâneo. Logo, procurar um fornecedor apenas quando o problema ocorrer é um grande risco.

Contar com uma equipe preparada e a postos para essa situação é uma garantia de sucesso e rápido atendimento.

Gerencie seu parque de impressões com a Tecnoset

Como é possível perceber, contar com um bom Managed Print Services é de vital importância para qualquer companhia. Independentemente do setor de atuação ou do tamanho, essa é uma solução que apresenta benefícios a qualquer um. Essa escolha, entretanto, deve ser feita com cuidado e analisando diversos aspectos do parceiro.

Com mais de 30 anos no mercado de outsourcing de impressão, a Tecnoset é uma das maiores de seu segmento no Brasil. Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião, conversar sobre sua situação e analisar como podemos ajudar.

Muita coisa mudou nos últimos meses e o outsourcing de impressão, por conta do home office, foi uma delas. Em especial, se percebeu que diversas alterações se fizeram necessárias para adequar as empresas a essa nova realidade. Com seus colaboradores em casa, essa adaptação precisou ser rápida, estratégica e efetiva.

O que acontece, porém, é que a necessidade de impressão é contínua, independentemente da localização de sua equipe. Em casa ou no escritório, empresas ainda precisam imprimir documentos, arquivos, pedidos e comprovantes. A forma como isso ocorre, entretanto, necessitou ser revista para atender a essas novidades.

Para entender melhor toda essa situação e descobrir o papel do outsourcing de impressão no home office, confira o texto abaixo. Nele, você poderá compreender o panorama atual do mercado e os papeis dessa ferramenta em uma companhia.

O atual panorama do home office

De uma hora para outra, diversas foram as organizações que precisaram mandar seus colaboradores para casa. De forma definitiva ou não, o trabalho remoto foi aderido por grande parte da força de trabalho brasileira. Um estudo realizado pela Fundação Instituto de Administração (FIA), por exemplo, verificou que 46% das organizações adotaram essa modalidade.

Por conta disso, inúmeros processos precisaram ser adaptados para possibilitar o trabalho home office. Das reuniões, que se tornaram virtuais, ao cartão de ponto, também realizado remotamente.

Nesse contexto, um dos processos foi o de impressão, que viu nos parceiros de outsourcing uma oportunidade para se manter útil no home office. De uma forma ou de outra, afinal, a impressão de documentos continuava a ser uma necessidade. Seja para os colaboradores ou para as políticas corporativas, não era possível deixá-la de lado.

O suporte ao colaborador remoto como um desafio para as empresas

Ainda que fosse um sonho de grande parte dos profissionais, o trabalho remoto não foi tão fácil como se imaginava. Os desafios que ele trouxe surpreenderam a muitos trabalhadores já nos primeiros dias. Da dificuldade de se focar às constantes interrupções de filhos, animais de estimação e reformas nos vizinhos. A realidade não era tão linda como se mostrava.

Para diminuir esses inconvenientes e melhorar a comunicação dentro de suas equipes, organizações precisaram investir. Com isso, começaram a disponibilizar ferramentas para que seu time conseguisse manter os padrões de produtividade que apresentavam antes. Aqui, entram programas, softwares e, inclusive, aparelhos.

Um exemplo disso são as impressoras que, ainda que não obrigatórias, auxiliavam muito os profissionais. Para isso, entretanto, foi necessário contar com bons parceiros para tornar a ideia realidade. Comprar impressoras para todos os colaboradores não era possível, mas optar pelo outsourcing era bem mais acessível.

Qual a importância de um parceiro especializado em impressão nesse contexto?

Basicamente, o outsourcing é um termo que descreve a terceirização de serviços ou equipamentos que não façam parte do core business de uma companhia. Essa é uma solução bastante interessante quando se fala em impressão, podendo haver a locação de aparelhos ou mesmo a produção dos arquivos de forma remota.

Entre seus benefícios, encontram-se diversos fatores que auxiliam e muito a rotina de uma corporação. É possível citar, por exemplo, a redução de custos com insumos, a manutenção preventiva e o menor impacto ambiental. Todas essas, aliás, trazem vantagens tanto à empresa quanto a seus colaboradores.

Para isso, porém, o ideal é contar com um parceiro especializado, principalmente por conta da importância do processo. Nesse momento, é indicado fazer uma boa pesquisa sobre os possíveis fornecedores. Alguns parâmetros bons a se analisar são o conhecimento de outsourcing de impressão, sobretudo para home office, seu atendimento e os custos apresentados.

O papel do outsourcing de impressão na produtividade do colaborador remoto

No modelo de trabalho home office, o outsourcing de impressão pode ser utilizado de diversas maneiras. Dependendo da necessidade, é possível alocar uma impressora junto ao profissional em sua casa. Outra possibilidade é realizar a impressão remota, que diminui os custos e deixa todo o trabalho mais simples, rápido e igualmente efetivo.

Em ambos os casos, no entanto, você poderá observar um grande aumento na produtividade de sua equipe. Isso se dá, principalmente, por conta do tempo que deixarão de gastar procurando maneiras de imprimir documentos. Nem todos eles, afinal, possuem uma impressora em casa e, quando sim, não necessariamente é um aparelho de boa qualidade.

Com isso, é possível entender que o processo é extremamente benéfico para a organização e seus colaboradores. Enquanto o primeiro vê seu time com todas as ferramentas necessárias para seu trabalho, o segundo se beneficia por se sentir valorizado e poder focar nas tarefas realmente necessárias.

Conheça as soluções da Tecnoset para o home office da sua empresa

Como é possível perceber, o serviço de outsourcing de impressão pode facilitar muito o trabalho home office. Mais do que isso, essa é uma solução que possibilita que a empresa mantenha sua produtividade e continue atingindo suas metas, sem preocupações ou novos investimentos.

Com mais de 30 anos no mercado, a Tecnoset é uma das maiores empresas de seu segmento no Brasil. Por meio dessa expertise, desenvolveu soluções especiais para seus problemas, o que inclui o outsourcing de impressão. Mais do que isso, também apresenta diversos serviços para essa nova realidade profissional que é o trabalho home office.

Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos. Sem dúvidas, é o parceiro ideal para seu negócio, agora e no futuro.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião e conversar sobre sua situação e como podemos lhe ajudar.

A emissão do DANFE é um processo custoso para os e-commerces. Além de investir em uma equipe para realizar o trabalho, é preciso imprimir o papel, dobrá-lo, inseri-lo na bolsa plástica (envelope canguru) e fixar na caixa ou embalagem. Esse trabalho manual é oneroso e consome um tempo valioso da expedição.

A boa notícia é que o DANFE Simplificado transforma radicalmente esse processo. Essa solução da Tecnoset permite emitir o documento em qualquer tipo de papel, inclusive em etiquetas. Na prática, isso gera uma verdadeira revolução no despacho de pedidos.

Se quer entender melhor os impactos dessa tecnologia, confira a seguir os principais benefícios do DANFE em formato de etiqueta e veja como implementá-lo!

1. Redução do desperdício

A impressão do DANFE tradicional exige um gasto maior com folhas de papel e plástico. O documento precisa ser preenchido, impresso, dobrado, inserido no envelope canguru e anexado a cada um dos produtos enviados.

Além do processo burocrático, são materiais que, provavelmente, vão direto para o lixo quando o produto for entregue ao cliente. Nesse sentido, o DANFE em formato de etiqueta traz alguns benefícios que tornam a empresa mais sustentável.

Para começar, ele permite redimensionar o tamanho do documento. Desenvolvido em conformidade com todos os critérios legais de emissão, o DANFE Simplificado permite gerar um documento menor, que mantém todas as informações obrigatórias em um espaço reduzido.

É possível ainda imprimir um QR Code para acessar as informações por meio de um leitor. Somado a isso, a impressão em etiqueta agiliza a colagem e reduz o uso de materiais descartáveis, como o papel e o plástico do envelope canguru.

2. Mais sustentabilidade para a empresa

A redução do desperdício ajuda sua empresa a desenvolver uma cultura mais sustentável nos processos operacionais. Essa é uma demanda importante do mundo atual, já que a sociedade como um todo busca estratégias para atuar de maneira mais responsável em relação ao impacto ambiental das suas atividades.

Para complementar, o próprio mercado já entendeu que essa é uma demanda essencial — e a valorização das empresas sustentáveis é visível. Não à toa que cada vez mais organizações procuram fazer negócios dando preferência a parceiros comerciais que assumem a sustentabilidade como um dos seus valores.

Podemos fazer um paralelo com a segurança dos dados no mundo digital. De maneira similar, a sustentabilidade é algo que não pode acabar na própria empresa. Quem quer reduzir emissões de carbono ou o desperdício, procura fornecedores, prestadores de serviço e parceiros em geral que assumam a mesma postura.

3. Mais automação na logística

A emissão do DANFE não exige apenas recursos materiais, mas pessoas responsáveis por esse procedimento. Quanto maior o volume de vendas do seu e-commerce, maior a quantidade de colaboradores que você precisa para, simplesmente, emitir o documento e anexá-lo às mercadorias.

No modelo tradicional, o processo é extremamente repetitivo — o que consome tempo e traz uma série de riscos. Preencher, imprimir, dobrar, inserir no envelope e anexar ao produto não faz mais sentido, a partir do momento em que a empresa pode emitir automaticamente o DANFE em uma etiqueta e colá-lo na caixa.

Logo, o tempo do processo é reduzido e você evita o risco de erros no preenchimento ou mesmo a inserção do DANFE na mercadoria errada — algo que traria custos ainda maiores e um prejuízo para a reputação da empresa, caso o produto seja enviado para o endereço errado. Resumidamente, o processo se torna mais ágil e você previne falhas humanas.

4. Redução de custos

Toda mudança estratégica ou operacional em uma empresa exige uma análise do seu impacto financeiro. No caso do DANFE Simplificado, o cenário é positivo: com menos papel impresso e um processo mais ágil, o e-commerce pode reduzir custos não só com insumos, mas com funcionários.

A folha salarial é um dos maiores custos para as empresas. Com essa tecnologia trabalhando em seu favor, você pode reduzir o número de colaboradores focados na emissão do DANFE e realocar essas pessoas para outras atividades mais essenciais.

Nesse sentido, um estudo da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) é bastante revelador. Segundo os dados, o tempo gasto com a burocracia do uso de papel impresso pode comprometer até 9% do faturamento da empresa.

Tendo isso em mente, veja a seguir o que você pode fazer para ter acesso a essa tecnologia e aos benefícios que ela traz.

Como adotar o DANFE Simplificado no seu e-commerce

O uso do DANFE Simplificado exige a adoção de impressoras especializadas no lugar das tradicionais. Além da impressão em papel, esses equipamentos devem ser capazes de imprimir etiquetas e outros materiais. São as chamadas impressoras térmicas.

A boa notícia é que você não precisa investir na compra de um novo parque de equipamentos. Um parceiro de outsourcing pode oferecer a infraestrutura que você precisa e, de quebra, abastecer periodicamente os insumos que sua empresa utiliza para a emissão do DANFE, seja em papel, seja em etiquetas.

A Tecnoset, por exemplo, oferece um outsourcing completo. Além das impressoras, são fornecidos o insumo, a manutenção periódica necessária e o suporte para implementação e atualização dos equipamentos.

Na prática, você conta com a expertise de quem mais entende do assunto para implementar o DANFE Simplificado sem complicações. Suas equipes aprendem a utilizar o sistema com especialistas e podem mudar sua rotina operacional em pouco tempo.

São benefícios que só o DANFE Etiqueta tem a oferecer. Como mostramos aqui, é uma tecnologia que promove a sustentabilidade no e-commerce, além de agilizar processos, reduzir a burocracia e eliminar custos. Então, coloque o DANFE Simplificado para trabalhar a seu favor agora mesmo!

Entre em contato conosco e saiba mais!

Muitas empresas já estão investindo na impressão remota a fim de modernizar sua estrutura. Isso mostra que mesmo com as mudanças tecnológicas dos últimos anos, imprimir documentos ainda é necessário. Mesmo que suas versões digitais tenham ganhado espaço, o físico continua existindo.

Para isso acontecer, entretanto, é preciso que esse processo também receba uma atualização. Com tantas novas ferramentas, afinal, não seria esse o setor que permaneceria igual ao que se via antigamente. E a principal renovação para isso é, justamente, sua realização de forma remota.

Ficou interessado e quer saber mais sobre a impressão remota? Confira abaixo as principais vantagens dessa estratégia para sua empresa.

Quando a impressão remota é útil para as empresas?

Em alguns casos, pode-se imaginar que a impressão remota é apenas uma forma de tornar uma atividade mais simples. Mais do que isso, alguns podem pensar que é um símbolo de preguiça dos colaboradores. A verdade, porém, é bastante diferente disso, ocorrendo situações em que essa solução é extremamente indicada.

Alguns exemplos para isso são:

• Impressão de pedidos: Em empresas com mais de uma planta, se faz possível imprimir um pedido em outro local. Assim, se agiliza o processo e o torna mais produtivo e efetivo.
• Serviços de nuvem: Diversas organizações já aderiram à computação em nuvem. Com isso, podem precisar imprimir um arquivo que venha dela, podendo fazê-lo da maneira remota.

8 benefícios da impressão remota

Além das situações especiais citadas acima, qualquer empresa pode se beneficiar da impressão remota. Para entender isso, basta conferir 8 das principais vantagens que a adoção dessa tecnologia traz a uma organização. São elas:

• Segurança;
• Rastreabilidade;
• Experiência do usuário;
• Treinamento da equipe;
• Redução de custos;
• Manutenção;
• Qualidade;
• Acesso remoto.

1 – Segurança

Ainda que muitos pensem que não, a impressão remota pode trazer mais segurança a grandes empresas. A explicação para isso é a forma como é feita a autenticação dos dados antes do comando. Assim, apenas pessoas autorizadas conseguem acesso à plataforma.

Isso garante que o sistema não seja atacado por usuários indesejados, algo que impressoras comuns estão suscetíveis. Todos os dados podem, também, ser criptografados, a fim de deixar esse acesso ainda mais restrito e seguro.

2 – Rastreabilidade

Outro ponto que garante a segurança desse novo meio de impressão é sua alta capacidade de rastreabilidade. É possível, por exemplo, saber o que foi impresso, quando, onde e por quem. Controlar as atividades de sua equipe se torna muito mais simples.

Além disso, essa é também uma maneira de economizar na rotina da empresa. Afinal, com um maior controle, se torna mais fácil entender de onde vem os custos, em especial com suprimentos.

3 – Experiência do usuário

Mesmo trazendo diversas vantagens e novas tecnologias, a impressão remota apresenta a mesma experiência que a comum. Na prática, isso significa que sua equipe não terá problemas para se adequar a essa nova realidade.

Pelo contrário, o trabalho será extremamente parecido com o que já estavam acostumados. Com isso, há também um benefício indireto, o qual será explicado em seguida, mas merece bastante destaque.

4 – Treinamento da equipe

É comum encontrar executivos que se recusam a implementar novas tecnologias em suas empresas. Em geral, os motivos para isso estão no medo do desconhecido, a falta de conhecimento e a limitação orçamentária.

Fora tudo isso, há uma preocupação constante com o treinamento da equipe. Assim, o investimento — de tempo e dinheiro — se torna consideravelmente menor.

5 – Redução de custos

Também é preciso destacar a redução de custos gerada ao implementar tecnologias mais novas. No caso da impressão remota, essa economia vem, principalmente, de não se precisar mais investir em equipamentos e suprimentos.

Além desses pontos, outro que também apresenta vantagens é a manutenção. Aqui, foca-se nos custos, tanto para arrumar os aparelhos quanto de tempo de disponibilidade.

6 – Manutenção

Não somente os valores gastos são importantes quando o assunto é a manutenção das impressoras. Como explicado acima, há uma considerável perda de tempo ao ficar sem o aparelho por minutos, horas ou dias. Somente aqui, é possível atrapalhar diversos processos da companhia.

Além disso, muitas vezes a manutenção é feita internamente, sem garantir uma correta execução. Ao optar pela impressão remota, porém, há uma certeza de serviços bem-feitos, visto que essa é a especialidade da empresa contratada.

7 – Qualidade

Diversas são as companhias que oferecem impressoras pessoais para seu time utilizar. Ainda que apresentem padrão bom para o uso diário, elas não são preparadas para o uso contínuo. Mais do que isso, podem falhar quando se faz necessária uma impressão de extrema qualidade.

Assim, investir na modalidade remota da impressão possibilita que sua empresa apresente documentos mais corretos. Além de garantir o respaldo para a companhia, essa também é uma maneira de agilizar a rotina e evitar retrabalho.

8 – Acesso remoto

Como é de se esperar, o acesso de qualquer local é uma das maiores vantagens da impressão remota. Em um mundo globalizado como o de hoje, esse é um grande diferencial para a empresa e seu time. Foram as atualizações como um todo que, aliás, permitiram esse benefício.

Atualmente, qualquer pessoa possui um aparelho celular ao seu lado. Se não for um desses, pode ser um tablet ou notebook com acesso à internet. Em qualquer um dos casos, você terá condições de acessar o sistema e imprimir documentos.

Como adotar a impressão remota em sua empresa

Com tantos benefícios, é natural que as companhias busquem cada vez mais pela impressão remota. Essa é uma estratégia interessante e que pode render muitos frutos à organização. Para isso, o indicado é contar com o parceiro ideal – que permitirá que você aproveite de todas essas vantagens.

Com mais de 30 anos no mercado de outsourcing de impressão, a Tecnoset é uma das maiores empresas desse segmento no Brasil. Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião e conversar sobre sua situação e como podemos lhe ajudar.