7 desafios da gestão documental que toda organização precisa superar

7 desafios da gestão documental que toda organização precisa superar

A gestão documental é o processo por meio do qual as empresas organizam informações, visando ter mais segurança e agilidade no acesso a dados do negócio.

Quando bem estruturada, ela traz mais facilidade para acessar informações, facilidade de criação, revisão e arquivamento, maior controle de acesso e distribuição, controle na validade e segurança para acessar os dados.

Embora a gestão documental seja imprescindível para as empresas, existem inúmeros desafios a serem superados, especialmente no caso de negócios que optam pelo arquivamento físico de dados.

Neste artigo, você vai conhecer 7 deles que, provavelmente, fazem parte da rotina do seu negócio, além de dicas de como superá-los. Confira!

1. Segurança da informação

O acervo de documentos da empresa reúne uma série de informações importantes e estratégicas sobre o negócio. Além disso, traz dados de terceiros, como clientes e parceiros comerciais.

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a preocupação com a segurança da informação se tornou um tema ainda mais relevante dentro das empresas.

Para as organizações que ainda mantêm controle de arquivamento físico de documentos, esse é um dos grandes desafios para o momento. Afinal, como manter a segurança da informação se o gestor não tem o controle total de quem acessa os documentos?

Ao final deste conteúdo, você vai descobrir como as empresas podem garantir a segurança da informação usando soluções digitais.

2. Deterioração de documentos físicos

Outro desafio que faz parte da rotina dos negócios que optam pelo arquivamento físico é a deterioração dos papéis. Sabemos que os documentos impressos demandam muito cuidado no manuseio e armazenamento, e que boas práticas garantem maior durabilidade nesse sentido.

Questões como o material das pastas e a umidade do ambiente onde os documentos estão armazenados também impactam em sua vida útil. Portanto, para empresas que desejam permanecer com arquivos físicos, é fundamental elaborar um plano de ação que garanta a adoção de práticas de cuidado e que tragam maior durabilidade ao acervo.

3. Espaço Físico

Em um primeiro momento, um arquivo e algumas pastas são suficientes para organizar os documentos da empresa. Entretanto, em pouco tempo o volume de informações aumenta de forma exponencial e o gestor pode se deparar com falta de espaço físico.

Infelizmente, esse é um desafio da gestão documental enfrentado por quem opta pelo armazenamento tradicional, e não há muito o que fazer. Via de regra, a empresa que deseja continuar com o arquivamento físico precisa fazer a locação ou aquisição de um espaço maior e contratar novos colaboradores.

4. Risco de extravio

Documentos físicos correm o risco de extravio e, em alguns casos, isso acontece de forma definitiva, podendo trazer problemas sérios para a empresa.

Por exemplo, a perda de documentos fiscais, como NFs e comprovante de recolhimento do INSS, que precisam ser guardados por 30 anos, pode representar a penalização da empresa e o pagamento de multas.

A solução seria fazer cópias de segurança ou investir na digitalização completa de todo o acervo documental da empresa.

5. Ausência de padronização

Outro aspecto relacionado à gestão documental que se mostra como um desafio para as empresas é a ausência de padronização. Organizar documentos demanda a criação de um sistema de categorização que leve em consideração o tipo de documento, os setores envolvidos no seu manuseio, os prazos relacionados a ele (como a validade de contratos), entre outros.

Estabelecer regras de padronização é um passo importante, que pode ser aplicado tanto na modalidade de arquivamento físico quanto no digital. No caso do arquivamento digital, o processo se torna muito mais simples e intuitivo.

6. Gestão de tempo

A gestão documental demanda tempo, especialmente na modalidade de arquivamento físico. Além de criar processos, organizar, categorizar e manter o arquivo em segurança, a empresa precisa encontrar pessoal qualificado, com tempo disponível para trabalhar no manuseio e manutenção desses documentos.

O desafio do uso significativo do tempo só pode ser solucionado com a utilização de sistemas tecnológicos, que adotam a automação e soluções que trazem agilidade para a rotina do negócio.

Ainda vale ressaltar que a gestão de documentos físicos impacta diretamente na produtividade das equipes. Em outras palavras, o armazenamento tradicional afeta o trabalho, porque demanda mais tempo dos colaboradores na execução de atividades que poderiam ser, facilmente, substituídas por uma solução tecnológica.

7. Tecnologia na gestão documental

Todos os desafios mencionados ao longo deste artigo se encontram neste ponto comum. A tecnologia tem sido uma das grandes aliadas das empresas não só na gestão documental, como na execução de inúmeras tarefas.

Migrar do físico para o digital quando o assunto é gestão de documentos representa uma mudança significativa para qualquer negócio, contribuindo para a redução de custos, aumento da produtividade, aumento da segurança jurídica, desenvolvimento de processos, melhora na qualidade da gestão do tempo, redução do risco de extravios e perdas, entre outros.

É possível encontrar no mercado diferentes opções de sistemas para a gestão documental de arquivos físicos e digitais. A Tecnoset oferece aos seus clientes o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

O GED permite superar os principais desafios da gestão documental. Por meio dele, é possível realizar todo o controle de documentos da sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação.

Você quer aproveitar a oportunidade para melhorar o desempenho da sua empresa na gestão documental? Então, entre em contato conosco e solicite informações sobre o GED da Tecnoset!

4 benefícios de imprimir o DANFE em formato de etiqueta

4 benefícios de imprimir o DANFE em formato de etiqueta

A emissão do DANFE é um processo custoso para os e-commerces. Além de investir em uma equipe para realizar o trabalho, é preciso imprimir o papel, dobrá-lo, inseri-lo na bolsa plástica (envelope canguru) e fixar na caixa ou embalagem. Esse trabalho manual é oneroso e consome um tempo valioso da expedição.

A boa notícia é que o DANFE Simplificado transforma radicalmente esse processo. Essa solução da Tecnoset permite emitir o documento em qualquer tipo de papel, inclusive em etiquetas. Na prática, isso gera uma verdadeira revolução no despacho de pedidos.

Se quer entender melhor os impactos dessa tecnologia, confira a seguir os principais benefícios do DANFE em formato de etiqueta e veja como implementá-lo!

1. Redução do desperdício

A impressão do DANFE tradicional exige um gasto maior com folhas de papel e plástico. O documento precisa ser preenchido, impresso, dobrado, inserido no envelope canguru e anexado a cada um dos produtos enviados.

Além do processo burocrático, são materiais que, provavelmente, vão direto para o lixo quando o produto for entregue ao cliente. Nesse sentido, o DANFE em formato de etiqueta traz alguns benefícios que tornam a empresa mais sustentável.

Para começar, ele permite redimensionar o tamanho do documento. Desenvolvido em conformidade com todos os critérios legais de emissão, o DANFE Simplificado permite gerar um documento menor, que mantém todas as informações obrigatórias em um espaço reduzido.

É possível ainda imprimir um QR Code para acessar as informações por meio de um leitor. Somado a isso, a impressão em etiqueta agiliza a colagem e reduz o uso de materiais descartáveis, como o papel e o plástico do envelope canguru.

2. Mais sustentabilidade para a empresa

A redução do desperdício ajuda sua empresa a desenvolver uma cultura mais sustentável nos processos operacionais. Essa é uma demanda importante do mundo atual, já que a sociedade como um todo busca estratégias para atuar de maneira mais responsável em relação ao impacto ambiental das suas atividades.

Para complementar, o próprio mercado já entendeu que essa é uma demanda essencial — e a valorização das empresas sustentáveis é visível. Não à toa que cada vez mais organizações procuram fazer negócios dando preferência a parceiros comerciais que assumem a sustentabilidade como um dos seus valores.

Podemos fazer um paralelo com a segurança dos dados no mundo digital. De maneira similar, a sustentabilidade é algo que não pode acabar na própria empresa. Quem quer reduzir emissões de carbono ou o desperdício, procura fornecedores, prestadores de serviço e parceiros em geral que assumam a mesma postura.

3. Mais automação na logística

A emissão do DANFE não exige apenas recursos materiais, mas pessoas responsáveis por esse procedimento. Quanto maior o volume de vendas do seu e-commerce, maior a quantidade de colaboradores que você precisa para, simplesmente, emitir o documento e anexá-lo às mercadorias.

No modelo tradicional, o processo é extremamente repetitivo — o que consome tempo e traz uma série de riscos. Preencher, imprimir, dobrar, inserir no envelope e anexar ao produto não faz mais sentido, a partir do momento em que a empresa pode emitir automaticamente o DANFE em uma etiqueta e colá-lo na caixa.

Logo, o tempo do processo é reduzido e você evita o risco de erros no preenchimento ou mesmo a inserção do DANFE na mercadoria errada — algo que traria custos ainda maiores e um prejuízo para a reputação da empresa, caso o produto seja enviado para o endereço errado. Resumidamente, o processo se torna mais ágil e você previne falhas humanas.

4. Redução de custos

Toda mudança estratégica ou operacional em uma empresa exige uma análise do seu impacto financeiro. No caso do DANFE Simplificado, o cenário é positivo: com menos papel impresso e um processo mais ágil, o e-commerce pode reduzir custos não só com insumos, mas com funcionários.

A folha salarial é um dos maiores custos para as empresas. Com essa tecnologia trabalhando em seu favor, você pode reduzir o número de colaboradores focados na emissão do DANFE e realocar essas pessoas para outras atividades mais essenciais.

Nesse sentido, um estudo da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) é bastante revelador. Segundo os dados, o tempo gasto com a burocracia do uso de papel impresso pode comprometer até 9% do faturamento da empresa.

Tendo isso em mente, veja a seguir o que você pode fazer para ter acesso a essa tecnologia e aos benefícios que ela traz.

Como adotar o DANFE Simplificado no seu e-commerce

O uso do DANFE Simplificado exige a adoção de impressoras especializadas no lugar das tradicionais. Além da impressão em papel, esses equipamentos devem ser capazes de imprimir etiquetas e outros materiais. São as chamadas impressoras térmicas.

A boa notícia é que você não precisa investir na compra de um novo parque de equipamentos. Um parceiro de outsourcing pode oferecer a infraestrutura que você precisa e, de quebra, abastecer periodicamente os insumos que sua empresa utiliza para a emissão do DANFE, seja em papel, seja em etiquetas.

A Tecnoset, por exemplo, oferece um outsourcing completo. Além das impressoras, são fornecidos o insumo, a manutenção periódica necessária e o suporte para implementação e atualização dos equipamentos.

Na prática, você conta com a expertise de quem mais entende do assunto para implementar o DANFE Simplificado sem complicações. Suas equipes aprendem a utilizar o sistema com especialistas e podem mudar sua rotina operacional em pouco tempo.

São benefícios que só o DANFE Etiqueta tem a oferecer. Como mostramos aqui, é uma tecnologia que promove a sustentabilidade no e-commerce, além de agilizar processos, reduzir a burocracia e eliminar custos. Então, coloque o DANFE Simplificado para trabalhar a seu favor agora mesmo!

Entre em contato conosco e saiba mais!

Impressão Remota: 8 motivos pelos quais sua empresa deve optar por essa estratégia

Impressão Remota: 8 motivos pelos quais sua empresa deve optar por essa estratégia

Muitas empresas já estão investindo na impressão remota a fim de modernizar sua estrutura. Isso mostra que mesmo com as mudanças tecnológicas dos últimos anos, imprimir documentos ainda é necessário. Mesmo que suas versões digitais tenham ganhado espaço, o físico continua existindo.

Para isso acontecer, entretanto, é preciso que esse processo também receba uma atualização. Com tantas novas ferramentas, afinal, não seria esse o setor que permaneceria igual ao que se via antigamente. E a principal renovação para isso é, justamente, sua realização de forma remota.

Ficou interessado e quer saber mais sobre a impressão remota? Confira abaixo as principais vantagens dessa estratégia para sua empresa.

Quando a impressão remota é útil para as empresas?

Em alguns casos, pode-se imaginar que a impressão remota é apenas uma forma de tornar uma atividade mais simples. Mais do que isso, alguns podem pensar que é um símbolo de preguiça dos colaboradores. A verdade, porém, é bastante diferente disso, ocorrendo situações em que essa solução é extremamente indicada.

Alguns exemplos para isso são:

  • Impressão de pedidos: Em empresas com mais de uma planta, se faz possível imprimir um pedido em outro local. Assim, se agiliza o processo e o torna mais produtivo e efetivo.
  • Serviços de nuvem: Diversas organizações já aderiram à computação em nuvem. Com isso, podem precisar imprimir um arquivo que venha dela, podendo fazê-lo da maneira remota.

8 benefícios da impressão remota

Além das situações especiais citadas acima, qualquer empresa pode se beneficiar da impressão remota. Para entender isso, basta conferir 8 das principais vantagens que a adoção dessa tecnologia traz a uma organização. São elas:

  • Segurança;
  • Rastreabilidade;
  • Experiência do usuário;
  • Treinamento da equipe;
  • Redução de custos;
  • Manutenção;
  • Qualidade;
  • Acesso remoto.

1 – Segurança

Ainda que muitos pensem que não, a impressão remota pode trazer mais segurança a grandes empresas. A explicação para isso é a forma como é feita a autenticação dos dados antes do comando. Assim, apenas pessoas autorizadas conseguem acesso à plataforma.

Isso garante que o sistema não seja atacado por usuários indesejados, algo que impressoras comuns estão suscetíveis. Todos os dados podem, também, ser criptografados, a fim de deixar esse acesso ainda mais restrito e seguro.

2 – Rastreabilidade

Outro ponto que garante a segurança desse novo meio de impressão é sua alta capacidade de rastreabilidade. É possível, por exemplo, saber o que foi impresso, quando, onde e por quem. Controlar as atividades de sua equipe se torna muito mais simples.

Além disso, essa é também uma maneira de economizar na rotina da empresa. Afinal, com um maior controle, se torna mais fácil entender de onde vem os custos, em especial com suprimentos.

3 – Experiência do usuário

Mesmo trazendo diversas vantagens e novas tecnologias, a impressão remota apresenta a mesma experiência que a comum. Na prática, isso significa que sua equipe não terá problemas para se adequar a essa nova realidade.

Pelo contrário, o trabalho será extremamente parecido com o que já estavam acostumados. Com isso, há também um benefício indireto, o qual será explicado em seguida, mas merece bastante destaque.

4 – Treinamento da equipe

É comum encontrar executivos que se recusam a implementar novas tecnologias em suas empresas. Em geral, os motivos para isso estão no medo do desconhecido, a falta de conhecimento e a limitação orçamentária.

Fora tudo isso, há uma preocupação constante com o treinamento da equipe. Assim, o investimento — de tempo e dinheiro — se torna consideravelmente menor.

5 – Redução de custos

Também é preciso destacar a redução de custos gerada ao implementar tecnologias mais novas. No caso da impressão remota, essa economia vem, principalmente, de não se precisar mais investir em equipamentos e suprimentos.

Além desses pontos, outro que também apresenta vantagens é a manutenção. Aqui, foca-se nos custos, tanto para arrumar os aparelhos quanto de tempo de disponibilidade.

6 – Manutenção

Não somente os valores gastos são importantes quando o assunto é a manutenção das impressoras. Como explicado acima, há uma considerável perda de tempo ao ficar sem o aparelho por minutos, horas ou dias. Somente aqui, é possível atrapalhar diversos processos da companhia.

Além disso, muitas vezes a manutenção é feita internamente, sem garantir uma correta execução. Ao optar pela impressão remota, porém, há uma certeza de serviços bem-feitos, visto que essa é a especialidade da empresa contratada.

7 – Qualidade

Diversas são as companhias que oferecem impressoras pessoais para seu time utilizar. Ainda que apresentem padrão bom para o uso diário, elas não são preparadas para o uso contínuo. Mais do que isso, podem falhar quando se faz necessária uma impressão de extrema qualidade.

Assim, investir na modalidade remota da impressão possibilita que sua empresa apresente documentos mais corretos. Além de garantir o respaldo para a companhia, essa também é uma maneira de agilizar a rotina e evitar retrabalho.

8 – Acesso remoto

Como é de se esperar, o acesso de qualquer local é uma das maiores vantagens da impressão remota. Em um mundo globalizado como o de hoje, esse é um grande diferencial para a empresa e seu time. Foram as atualizações como um todo que, aliás, permitiram esse benefício.

Atualmente, qualquer pessoa possui um aparelho celular ao seu lado. Se não for um desses, pode ser um tablet ou notebook com acesso à internet. Em qualquer um dos casos, você terá condições de acessar o sistema e imprimir documentos.

Como adotar a impressão remota em sua empresa

Com tantos benefícios, é natural que as companhias busquem cada vez mais pela impressão remota. Essa é uma estratégia interessante e que pode render muitos frutos à organização. Para isso, o indicado é contar com o parceiro ideal – que permitirá que você aproveite de todas essas vantagens.

Com mais de 30 anos no mercado de outsourcing de impressão, a Tecnoset é uma das maiores empresas desse segmento no Brasil. Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião e conversar sobre sua situação e como podemos lhe ajudar.

Entenda os principais custos de manter o arquivo físico

Entenda os principais custos de manter o arquivo físico

Ainda é comum encontrar empresas que mantêm seus documentos organizados em arquivos físicos. Embora a prática seja comum em diversas organizações, esse tipo de método pode causar prejuízos para o negócio, principalmente hoje, que a tecnologia já oferece alternativas mais dinâmicas e seguras.

Neste artigo, você vai conhecer os principais custos para manter um arquivo físico, além de descobrir as vantagens que o digital pode trazer na gestão e rotina da sua empresa. Acompanhe!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma metodologia que visa orientar as práticas de arquivamento de contratos, comprovantes, recibos e papéis em geral. Quando feita de forma adequada, facilita a realização de consultas, otimiza as atividades e traz mais segurança para as operações.

Dessa forma, organizar, padronizar e otimizar é sinônimo de eficiência e vai ajudar na economia de tempo, evitar perdas e extravios e manter o ambiente de trabalho mais produtivo.

Quais são os principais custos para manutenção de um arquivo físico?

A dúvida de muitos gestores está na operacionalização dessa gestão: afinal, será que vale a pena manter um arquivo físico ou é melhor migrar para o digital? A seguir, você acompanha os principais custos relacionados à manutenção de um arquivo físico.

Operacional

Com o passar do tempo, é normal que o arquivo físico fique muito grande e, com isso, a empresa tenha de direcionar mais funcionários para atuar nas tarefas de organização e manutenção das informações.

Sabemos que arquivar documentos deve ser uma prática feita com critério, classificando e adotando processos específicos. No caso do arquivo físico, isso demanda mais trabalho, o que, consequentemente, impacta no custo operacional da empresa. Ou seja, há necessidade de prever custos com recursos humanos.

Espaço Físico

Para guardar os documentos, não basta ter algumas pastas e armários. A demanda por espaço faz parte do dia a dia de quem opta pelos arquivamentos físicos.

Com o passar do tempo e com o crescimento da empresa, o espaço onde os documentos estão alocados  se torna pequeno e o processo de guarda fica cada vez mais complexo.

Aqui, há apenas duas saídas: a empresa aumentar o espaço físico, o que demanda investimentos e aumento nos custos de uma forma geral, ou investir em outra técnica de gestão de documentos, como a digital.

Gestão do tempo e morosidade dos processos

Outro custo importante e que, muitas vezes, passa despercebido, é aquele relacionado ao uso do tempo.

Sempre que é necessário consultar as informações mantidas em arquivos físicos, há uma perda maior de tempo em razão da morosidade dos processos. Esse tempo desperdiçado representa um custo, além de impactar no andamento dos projetos e no processo de tomada de decisões.

Inclusive, quando os documentos físicos da empresa são organizados e manuseados por várias pessoas, pode causar desorganização e até perda de informações.

Extravio de documentos

Alguns documentos são especialmente importantes para a empresa, como o caso dos documentos trabalhistas, fiscais, contábeis e previdenciários. Não à toa, a legislação traz regras específicas relacionadas ao prazo de arquivamento deles.

Porém, ao manter esses documentos importantes apenas em arquivos físicos há dois riscos: danificar ou perder completamente as informações.

O custo relacionado à essa falha pode ser muito alto, principalmente se a empresa não tiver cópias de segurança. Fora os aspectos legais, que podem gerar multas e outras penalidades, a organização corre o risco de perder negócios ou ainda enfrentar problemas em auditorias.

Conformidade e auditoria

A Lei Geral de Proteção de Dados estabeleceu diretrizes rigorosas relacionadas à coleta, arquivamento e uso de dados. Hoje, as políticas de governança e a prática de conformidade e auditoria demandam dos gestores a necessidade de manter as informações devidamente arquivadas e com total segurança.

O descumprimento à LGPD pode causar prejuízos financeiros e operacionais significativos para as empresas. Por isso, investir em boas práticas de gestão e manuseio de informações é fundamental.

Qual a importância de digitalizar o acervo documental?

A digitalização do acervo documental representa um aumento de competitividade no mercado. Cientes disso, elencamos as principais vantagens dessa prática e os motivos que têm feito as empresas investirem cada vez mais no digital:

  • facilita e agiliza a captura e acesso a documentos por meio de um método de busca digital;
  • ajuda na conservação das informações, reduzindo o acúmulo de papéis;
  • reduz custos com conservação e manutenção de documentos físicos;
  • aumenta a segurança da guarda das informações e reduz o risco de perda de documentos;
  • auxilia na organização dos documentos, que podem ser ordenados por categorias, temas, data de expedição, entre outros;
  • favorece a realização de pesquisas de forma prática, otimizando os processos e contribuindo para a gestão adequada do tempo.

Ao armazenar os documentos em uma nuvem, o risco de perda de informações é mínimo. Além disso, qualquer pessoa devidamente autorizada que precisar de alguma informação poderá acessá-la sem a necessidade de solicitar a terceiros e aguardar retornos. Tudo acontece de forma rápida, simples e dinâmica.

Esse aspecto também é positivo porque facilita para a empresa o processo de monitoramento de acesso dos colaboradores a cada documento.

Atualmente, o mercado oferece diferentes alternativas de sistemas para o armazenamento e gestão documental de arquivos físicos e digitais. Na Tecnoset, você encontra o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

Por meio dele é possível realizar todo o controle de documentos na sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação. Um serviço aprovado e utilizado por inúmeras empresas de diferentes portes e ramos de atuação.

Agora que você já sabe quais são os principais custos de manter o arquivo físico, que tal aproveitar para saber mais sobre o GED da Tecnoset? Confira aqui um artigo especial sobre o assunto!

 

5 considerações que sua empresa deve fazer antes de contratar um software GED

5 considerações que sua empresa deve fazer antes de contratar um software GED

Uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos é parte fundamental da estratégia de digitalização da informação. Em tempos de transformação digital, não há mais espaço para técnicas obsoletas de armazenamento nem para o uso de grandes arquivos de papel impresso. Porém, é preciso estar atento ao contratar um software GED.

Considerando a importância do bom desempenho dessa ferramenta, é importante observar alguns fatores na hora de escolher a melhor solução disponível no mercado. Pensando nisso, criamos este artigo com algumas considerações que sua empresa deve fazer antes de contratar a plataforma.

Confira!

1. Busque um software GED que atenda às suas demandas

Existem diversas ferramentas à disposição no mercado, cada uma com suas particularidades. Contudo, um erro comum entre gestores é procurar uma solução sofisticada, tomando como base simplesmente o preço alto ou a quantidade de funções que ela oferece.

A dica é: assuma como primeiro passo a identificação das demandas da sua empresa. Afinal, o que exatamente você precisa e o que o software oferece? Com base na resposta, você pode avaliar as funcionalidades de cada ferramenta e selecionar aquela que é mais adequada para o contexto da sua empresa.

Já parou para pensar, por exemplo, que você pode precisar digitalizar todos os documentos impressos que têm hoje? Então, um fornecedor que ofereça suporte e colabore com a digitalização pode ser um grande diferencial.

Além disso, temos a questão da gestão do ciclo de vida dos documentos, algo fundamental para fazer o descarte adequado. Isso envolve controlar a temporalidade documental — e existe uma tabela para isso, a TTD. Vale a pena verificar, então, se o software que você está sondando oferece essa funcionalidade.

2. Valorize a facilidade de uso

Uma boa ferramenta deve ser intuitiva e fácil de usar. Isso significa que os colaboradores não precisarão de muito tempo e treinamento para aprender a manuseá-la. No dia a dia da empresa, isso faz toda a diferença.

Quanto mais fácil for o uso, mais rapidamente a gestão de documentos será totalmente centralizada no software. Isso traz consigo alguns benefícios, como a própria eliminação do uso de papel impresso.

Além de agilizar os processos do dia a dia, ajudando a reduzir custos. Se inicialmente isso parece pouca coisa, é interessante observar que algumas empresas conseguiram reduzir até 40% do seu custo operacional com a eliminação total do uso de papel impresso.

3. Verifique o nível de acessibilidade

A transformação digital e os avanços tecnológicos estão em ritmo acelerado, enquanto a rotina dos colaboradores é cada vez mais dinâmica, com atividades descentralizadas. Isso significa que não há razão para exigir que um gestor esteja necessariamente no prédio da empresa para acessar um documento.

Nesse sentido, um diferencial importante de um bom software GED é a acessibilidade — ou seja, sua capacidade de permitir que os usuários acessem o documento de qualquer lugar. Para isso, basta uma conexão à internet e um controle de acesso (login e senha).

O nível de agilidade e eficiência da empresa é levado a outro patamar quando a aprovação de uma solicitação não depende, por exemplo, da entrega de um documento em mãos. Se o gestor está viajando ou em casa, basta que ele acesse o software pelo notebook ou smartphone para checar uma informação.

Entretanto, isso nos leva a uma outra questão essencial – a segurança.

4. Não abra mão da segurança

Não basta simplesmente armazenar os dados. O software GED deve garantir que isso seja feito com segurança, sem expor as informações da empresa, dos seus clientes e parceiros comerciais. Além disso, a plataforma deve estar protegida contra tentativas de invasão e vazamentos em geral.

Isso se torna um assunto ainda mais delicado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que já entrou em vigor. Se não quer ter dores de cabeça e garantir a segurança, podemos citar três critérios a serem verificados na hora da contratação:

  • Controle de acesso — o software deve oferecer a opção de acesso protegido por login e senha;
  • Backup de segurança — trata-se de uma cópia dos dados mantida para evitar a perda dos documentos;
  • Atualizações — o fornecedor deve oferecer atualizações periódicas, nas quais eventuais problemas são corrigidos e o software é aperfeiçoado.

São três bons sinais de que aquela ferramenta traz o nível de confiabilidade que você precisa.

5. Cheque a reputação do fornecedor

Contratar um software desse tipo de um desenvolvedor inexperiente e com pouca capacidade operacional pode ser um erro. É preciso garantir que a solução digital não deixará sua empresa na mão quando você mais precisar. Então, faça uma pesquisa sobre a reputação da empresa e a satisfação de quem já utiliza seus produtos.

Digitalize seu acervo com a solução da Tecnoset

Uma boa solução GED deve combinar esses critérios mencionados acima, sobretudo considerando a segurança da informação. Nesse sentido, o software da Tecnoset é um aliado poderoso para quem busca otimização de processos e digitalização total dos documentos.

Os diferenciais podem ser notados já na contratação. Ao solicitar o software, sua empresa recebe os equipamentos e o suporte necessário para realizar a digitalização dos documentos conforme manda a legislação.

Esse ponto é crucial, pois não basta escanear papéis e salvar as informações em arquivos de formatos variados. É preciso seguir as normas estabelecidas pelo governo. Assim, a solução da Tecnoset já sai na frente ao estar em conformidade com o Decreto 10.278/2020, do Governo Federal, que regulamenta a questão.

A digitalização vem aos poucos tornando-se indispensável para qualquer empresa que almeja ter eficiência operacional e reduzir custos. Contudo, ela só funciona bem quando feita corretamente, seguindo as orientações legais e tomando os devidos cuidados com a segurança dos dados.

Então, se você busca um software GED que atenda às demandas da sua organização, considere esses 5 fatores antes da contratação. Em pouco tempo, você coloca essa tecnologia para trabalhar a seu favor e desburocratiza os processos da sua empresa!

Gostou do artigo? Então fale agora mesmo com um de nossos especialistas!

 

O que muda com o decreto 10278 para digitalização de documentos?

O que muda com o decreto 10278 para digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é fundamental para desburocratizar os processos de uma empresa, agilizar suas atividades e reduzir custos. Contudo, é preciso ter alguns cuidados com a segurança da informação e outros aspectos legais. Isso fica mais claro quando observamos as demandas do Decreto 10.278.

Publicado em março de 2020 pelo Governo Federal, ele dita as regras de validade, uso e armazenamento. Ainda assim, é natural ter algumas dúvidas sobre o assunto — e para ter sucesso na gestão de documentos, é importante saná-las.

Neste artigo especial sobre o tema, você encontra tudo o que precisa saber sobre o decreto. Então, vamos começar pelo histórico dessa questão!

Qual era a validade dos documentos digitalizados?

A tecnologia evolui em ritmo cada vez mais acelerado — e a transformação digital é prova disso. Um marco importante desse avanço foi a adoção em massa do uso de computadores nas empresas. Posteriormente, isso levou ao início da digitalização de arquivos.

Ainda assim, o assunto não é tão recente quanto parece: já em 1995 a discussão ocorria no ambiente político, e em 1996 foi criado o Projeto de Lei do Senado nº 22 para lidar com a questão. O foco era, na maior parte, os microfilmes, populares desde o final da década de 1960.

Um avanço considerável foi alcançado com o Projeto de Lei 3.173 de 1997, que passou a validar documentos gerados em ambiente virtual, não apenas os arquivos impressos que eram digitalizados. Outros PLs foram implementados para solucionar questões específicas, como o comércio eletrônico e a assinatura digital.

Os dois marcos fundamentais lançados posteriormente são:

  • A Medida Provisória 2200-2 de 2001, que instituiu a infraestrutura de chaves públicas de segurança digital do país (ICP-Brasil);
  • A Lei 12.682 de 2012, que equiparou a validade de documentos físicos e digitais.

O problema, entretanto, é que a Lei 12.682 foi aprovada com vetos em artigos que permitiriam o descarte dos documentos físicos.

Qual o objetivo do Decreto 10.278?

Para dar um desfecho mais sólido a esse movimento que vinha ocorrendo por décadas, o Decreto 10.278 foi pensado visando a garantir que o papel pudesse ser descartado. Além disso, ele atualiza algumas questões pontuais para que a validade de documentos físicos e digitais seja absolutamente a mesma.

Resumidamente, podemos destacar alguns objetivos principais do decreto. O primeiro é dar base jurídica para o uso do meio eletrônico em um leque mais amplo de atividades, facilitando a vida da maioria das organizações e empresas. O outro seria otimizar a gestão de documentos.

Isso acontece porque, graças à tecnologia, tornou-se muito mais fácil gerenciar, acessar, visualizar e preservar documentos. De fato, o ambiente digital traz uma série de benefícios que só poderiam ser de fato aproveitados com um dispositivo legal que legitimasse sua utilização.

O que é preciso para digitalizar documentos de acordo com o novo decreto?

Conforme consta no Artigo 2º do Decreto 10.278, as regras se aplicam a qualquer documento produzido por:

  • “pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares”; e
  • “por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.”.

Como mencionamos, já existia uma legislação para lidar com documentos gerados diretamente em formato digital. Logo, as regras não se aplicam a esses casos.

O decreto estabelece ainda, no seu Artigo 4º, que o documento digitalizado só tem a mesma validade do impresso se os procedimentos e tecnologias usados na digitalização garantirem:

  • “a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado”;
  • “a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados”;
  • “o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado”;
  • “a confidencialidade, quando aplicável”; e
  • “a interoperabilidade entre sistemas informatizados”.

Vale destacar que a validade só ocorre se o documento:

  • for “assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados”;
  • “seguir os padrões técnicos mínimos previstos”; e
  • “conter, no mínimo, os metadados especificados”.

Há ainda algumas regras que dizem respeito ao final da vida útil do documento.

O descarte é permitido após a digitalização?

Os documentos podem ser descartados ao final da vida útil, exceto aqueles que possuem valor histórico para a organização ou outra parte envolvida. Isso também se aplica à versão impressa, que pode ser descartada após a digitalização, desde que tenham sido observadas todas as regras para garantir a validade da versão digital — com a mesma ressalva sobre documentos com valor histórico.

Como digitalizar seu acervo de maneira segura?

Após seguir as diretrizes do decreto 10.278 para planejar a digitalização, é importante estabelecer um sistema de segurança confiável para proteger os documentos. Afinal, a LGPD tornou ainda mais rigorosa a fiscalização sobre essa questão, assim como as punições — sejam advertências ou multas — para o uso incorreto e vazamento dos dados.

De modo geral, todo o processo só é benéfico quando feito da maneira correta. Por isso, se quer tranquilidade na digitalização de documentos, vale a pena implementar a solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Tecnoset.

Ao contratar o software, você já recebe todos os equipamentos que precisa para fazer a digitalização. A Tecnoset ainda oferece o suporte necessário para que o processo seja realizado dentro das normas legais, além de tirar as dúvidas das suas equipes no que diz respeito ao uso da plataforma.

Por fim, vale destacar a facilidade de uso do software e o nível de segurança que ele oferece. Por meio de um sistema de backup próprio, a solução de GED da Tecnoset permite que você mantenha salvo uma cópia dos documentos.

Com a redução do uso de papel impresso, algumas empresas conseguiram reduzir em até 40% seu custo operacional. Vale a pena investir nessa inovação tecnológica para impulsionar a transformação digital na sua empresa.

O Decreto 10.278 veio para estabelecer diretrizes mais claras quanto ao uso de documentos digitais. Então, adote uma solução tecnológica para tirar proveito desses benefícios e ajude a desburocratizar as atividades das suas equipes!

Se gostou da ideia, fale com um de nossos especialistas e saiba mais!

temporalidade documental

Como automatizar os processos de temporalidade documental?

A gestão de documentos tem um impacto significativo no desempenho da empresa. Quando feita com eficiência, ela melhora a segurança da informação e promove a desburocratização dos processos. Ainda assim, lidar com a temporalidade documental pode ser um desafio.

Afinal, como gerenciar corretamente o ciclo de vida e o descarte de documentos? Criamos este artigo especial para responder a essas e outras perguntas sobre o tema.

Confira!

O que é descarte documental?

O descarte documental marca o fim do ciclo de vida de um documento: é o momento no qual ele é, de alguma forma, eliminado. O impacto que isso tem na gestão é grande. Isso porque, ao mesmo tempo que é preciso respeitar o tempo necessário de armazenamento, o descarte reduz o volume de materiais e os custos de manutenção.

Dois fatores principais definem o momento certo do descarte. O primeiro é a utilidade do documento e o segundo é o tempo determinado por lei. Assim, não basta simplesmente decidir que algo não será mais usado, se a legislação exige o armazenamento por mais tempo.

Além disso, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrando em vigor, essa questão se tornou ainda mais importante. É preciso estar atento para entender o que pode ser armazenado e como isso deve ser feito, além de respeitar os critérios para manter ou descartar documentos.

Tenha em mente que os prazos variam, conforme detalharemos a seguir.

Qual o prazo de guarda dos documentos empresariais?

Em geral, os documentos precisam ser mantidos pela empresa por um prazo de pelo menos 5 anos. Contudo, esse tempo varia de acordo com cada caso. A depender das informações e da finalidade de cada item, esse período pode ser mais curto ou mais longo.

Como identificar, então, o tempo adequado de guarda dos documentos? Em teoria, é preciso entender exatamente qual a regra para cada caso. Na prática, uma dica bem mais simples pode tornar sua vida mais fácil: faça uma tabela de temporalidade documental (TTD).

Estamos falando de um mecanismo de controle da guarda de documentos que se baseia nos períodos que vão da emissão até o descarte. Cada item será inserido na tabela de acordo com alguns critérios. Um deles é a frequência de uso, que se divide conforme detalhado a seguir:

  • Documentos correntes — aqueles que são consultados diária ou semanalmente;
  • Documentos intermediários — os menos consultados e que se encontram perto da fase de descarte;
  • Documentos permanentes — aqueles que podem até não ser tão utilizados, mas têm valor e não podem ser descartados.

Veja que esse critério diz respeito à importância do documento para o funcionamento da empresa. Outra categoria que entra na TTD é o próprio tempo de guarda exigido por lei. Acordos, ajustes, convênios e contratos, por exemplo, precisam ser armazenados por pelo menos 5 anos.

Ainda assim, como mencionamos, a lei não é o único critério para determinar o tempo total, já que o documento pode continuar sendo útil ou essencial para a empresa. Nesse caso, a tabela ajuda a avaliar o período ideal de guarda.

O papel da TTD nesse processo

Os dois critérios acima representam duas colunas da tabela. Para ir além, a TTD pode ser ainda mais detalhada, ajudando a equipe a decidir se o momento é de guarda ou descarte de documentos.

Ao relacionar o tempo exigido por lei com a utilidade do material, a tabela pode ser elaborada com pelo menos 5 colunas. Veja quais informações são inseridas em cada uma delas:

  • Item documental — mostra o nome do documento (atestado de saúde, cartão de ponto, contrato trabalhista etc.);
  • Ciclo de vida — mostra em que fase o documento se encontra (corrente, intermediária ou permanente);
  • Frequência de uso — pode ser baixa, média, alta ou ainda mais detalhada, se isso for mais interessante para a empresa;
  • Prazo de guarda — mostra em números o tempo planejado de armazenamento (5 anos, 10 anos, permanente, X anos após o desligamento do colaborador etc.);
  • Destinação final — indica o que será feito com o documento após o prazo (eliminação ou guarda permanente).

Agora que você já viu em detalhes algumas informações que podem embasar a gestão de documentos, é hora de pensar nas ferramentas para torná-la mais eficiente.

Como a tecnologia pode facilitar os processos previstos na tabela de temporalidade documental?

Para que a tabela de temporalidade documental funcione bem, é importante não só consultá-la, mas atualizá-la periodicamente. Assim, os gestores podem remover os documentos que atingiram o prazo de guarda e inserir os novos.

O ponto é que esse trabalho, quando feito manualmente, pode tomar muito tempo dos colaboradores — além, é claro, de sempre vir acompanhado do risco de uma falha humana, quando alguém altera ou remove uma informação incorretamente, atrapalhando o uso da planilha.

Nesse sentido, se o objetivo é ter máxima eficiência no uso da TTD, vale a pena adotar uma solução tecnológica de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) como a da Tecnoset. A plataforma não só ajuda a organizar os documentos, como ainda automatiza o processo de descarte de acordo com regras predefinidas para cada categoria do arquivo.

Além disso, vale destacar que, ao contratar essa solução, sua empresa recebe todo o suporte necessário para fazer a digitalização dos documentos. A plataforma ainda  vem acompanhada de um sistema de backup próprio, que ajuda a evitar a perda e o extravio de documentos.

Do ponto de vista da legislação, a solução tem como referência os requisitos estabelecidos pelo Decreto 10.278/2020, do Governo Federal, que define as regras para a digitalização de documentos nas empresas. Estamos falando de uma aliada poderosa para quem quer impulsionar a transformação digital na gestão empresarial.

Por fim, vale lembrar que gerenciar com cuidado essa questão ajuda a reduzir o uso de papel impresso, tornando a empresa mais sustentável. Segundo uma pesquisa do Sistema FIEP, por exemplo, 87% dos brasileiros dão preferência a empresas que assumem essa responsabilidade ambiental.

Como você viu aqui, o descarte de documentos tem papel importante no desempenho da organização e deve ser feito considerando a temporalidade documental. Além de influenciar a performance da gestão e dos departamentos, ele pode ajudar a reduzir custos e desburocratizar as atividades. Então, coloque essas dicas para trabalhar a seu favor agora mesmo!

Fale com um de nossos especialistas e saiba mais sobre este assunto!

Como um parceiro especializado na saúde contribui para a impressão de receituários médicos?

Como um parceiro especializado na saúde contribui para a impressão de receituários médicos?

Documentos com informações de alta importância precisam ser legíveis e fáceis de serem organizados para que não caiam em mãos erradas ou até mesmo causem transtornos à empresa. E em ambientes hospitalares, essa necessidade é ainda maior e mais delicada.

Muitos medicamentos e exames têm apenas uma letra ou sigla para se diferir. E quaisquer erros na leitura podem comprometer todo o tratamento dos pacientes. Seja para documentos administrativos, receituários ou até mesmo para formatos mais específicos, as impressoras precisam oferecer o máximo de qualidade no que está descrito em cada documento.

Entretanto, por não ser o core da instituição, essa necessidade, muitas vezes, passa para o segundo plano. E para evitar esses problemas, bem como seus custos recorrentes, o outsourcing de impressão é a melhor solução.

Entenda melhor nos tópicos a seguir.

A importância da qualidade na impressão de receituários médicos

É possível elencar de muitas maneiras toda a importância que as impressões de receituários com qualidade têm, bem como o impacto que podem ter dentro do hospital.

1. Comunicação visual

A identidade visual é um dos principais recursos de comunicação da empresa. Nos hospitais, as identidades visuais são cuidadosamente desenvolvidas para oferecer credibilidade, acolhimento, tecnologia, confiança, entre outros.

Se as impressões não oferecem qualidade suficiente para os documentos timbrados e personalizados, o cartão de visitas da empresa está comprometido. O cuidado, aliás, é o primeiro benefício prometido por instituições de saúde. Não descuide dele nas impressões.

2. Segurança aos pacientes

Uma letra mal impressa pode ser suficiente para resultar em inúmeros problemas para os pacientes e, por consequência, ao hospital. Isso porque alguns nomes, como por exemplo, alfentanila e fentanila, cefazolina e cefalotina, têm tal semelhança, que podem ser confundidos. O mesmo pode ser dito aos exames e resultados.

É preciso redobrar os cuidados com o que está impresso no papel para evitar grandes consequências à saúde do paciente e até mesmo para o hospital.

3. Segurança para a instituição

A confidencialidade é um ponto importantíssimo para os hospitais. As informações sobre pacientes devem ser mantidas em sigilo absoluto, caso contrário podem resultar em processos e perda de credibilidade.

Além desses pontos, há uma nova questão que impulsiona a importância do sigilo nos dados: a LGPD. A Lei Geral de Proteção aos Dados chegou com punições rigorosas e devem ser atentamente seguidas.

Instituições que vazarem ou comercializarem dados pessoais de clientes ou colaboradores podem ser condenadas a pagar multa de até 2% do faturamento com limite de R$ 50 milhões.

Impressoras com tecnologia atualizada permitem maior restrição de acesso a essas informações, criando barreiras e maior controle para o acesso.

5 vantagens de contratar um parceiro de outsourcing de impressão para receituários médicos

Uma das principais soluções para reduzir custos com desperdícios, manutenções, compras de equipamentos e gerenciamento de dados dos documentos, é o outsourcing de impressão.

Afinal, além de toda a facilidade na implantação e gestão do parque de impressões, há ainda resultados econômicos incrivelmente relevantes ao negócio. A seguir, explicaremos as principais vantagens.

1. Otimização de investimentos

A atenção com os serviços de impressões não está no coração do negócio, mas nem por isso pode ser relegado. Os custos podem ser altíssimos com desperdícios de materiais, desvalorização de equipamentos e manutenções recorrentes.

Após alguns anos, as impressoras ficam defasadas tecnologicamente e boa parte do investimento que foi feito é descartado. As manutenções também são constantes e, se não realizadas por técnicos especializados, podem trazer grandes problemas para a rotina de impressão do hospital.

Já com o outsourcing de impressão, o hospital terá equipamentos de ponta, manutenções e reposição de suprimentos sem que precise pagar por isso.

2. Eliminação de custos

Todas as vantagens alcançadas com a otimização dos investimentos, reproduz dois resultados principais:

  • A eliminação de custos diretos e indiretos, o que resulta em economia de 80% na comparação ao processo tradicional;
  • Otimização de tempo dos profissionais, que poderão ser envolvidos em estratégias mais relevantes ao hospital.

Essa combinação de benefícios traz retorno já a curto prazo para a instituição.

3. Eliminação dos gargalos de revelação e tempo de manuseio médico

Quanto mais rápido o documento ou imagem for revelado, mais rápido o resultado chega ao paciente. Isso fará muita diferença no tratamento, logo será um diferencial importantíssimo.

Com o gerenciamento proporcionado pelo parceiro de outsourcing, há identificação de possíveis gargalos de impressão, bem como a redução de tempo de manuseio médico, o que resultará no ganho de tempo para todos.

4. Alta resolução e qualidade fotográfica

Como falamos algumas vezes ao longo do texto, a qualidade na impressão de documentos médicos é indispensável. Com as impressoras de alta qualidade oferecidas pelo outsourcing, a qualidade das informações e imagens estão garantidas. E isso resulta em diminuição sensível de erros nas leituras das informações.

5. Flexibilidade para o tipo de documento impresso

Ao falar de impressões em um ambiente hospitalar é preciso ir além de papéis sulfite. Ressonâncias, ultrassons e chapas de Raios-X, por exemplo, apresentam necessidades especiais para revelação.

Ou seja, é preciso contar com uma gestão eficiente que atenda essa demanda recorrente. E com um outsourcing, essa necessidade é totalmente suprida a partir de equipamentos, manutenções e reposições de insumos que garantem alta qualidade nas impressões de diferentes texturas, formatos e aplicações.

Imprima seus documentos hospitalares com a Tecnoset

Com todos os benefícios e necessidades de contratar um outsourcing de impressão de documentos hospitalares, é importante conhecer e escolher bons parceiros.

A Tecnoset atua há 30 anos oferecendo soluções para as mais diferentes necessidades do setor de saúde. Foi dessa maneira que se consolidou como uma das principais empresas de outsourcing do país, oferecendo equipamentos de alta tecnologia.

Otimize os custos com impressão em seu hospital. Fale agora mesmo com nossos consultores e saiba como implementar um parque de impressão eficiente em sua instituição. A economia será percebida já em curto prazo!

Auditoria Empresarial: Como a tecnologia pode contribuir nos processos de conformidade da sua empresa?

Auditoria Empresarial: Como a tecnologia pode contribuir nos processos de conformidade da sua empresa?

A auditoria empresarial é a análise das operações contábeis e fiscais de uma empresa, com o objetivo de informar, com clareza e segurança, sócios, acionistas fornecedores e clientes sobre a real situação da companhia.

De extrema importância, uma auditoria permite, na prática, uma visão real dos direitos e obrigações de uma empresa, bem como mensurar passivos financeiros e fiscais, diminuindo os riscos de fraudes e falhas que podem colocar em risco todo patrimônio corporativo.

A gestão dos documental fiscal e financeira, nesse contexto, é um processo fundamental para uma auditoria mais rápida e livre de estresse. Com a tecnologia certa, todos os documentos estarão organizados a fim de tornar a auditoria bem mais funcional e tranquila.

Confira neste artigo a importante relação entre gestão documental e auditoria para que você possa dar o primeiro passo para organizar o seu negócio.

Como a falta de organização pode prejudicar as empresas auditadas?

Em um primeiro momento, o armazenamento de documentos em fichários, arquivos e gavetas pode parecer simples e rápido, mas a falta de um padrão nesses processos pode ser um grande problema no momento de uma auditoria empresarial.

A organização de documentos é essencial para o bom andamento não apenas da auditoria, mas também para o negócio como um todo. De acordo um estudo realizado pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os responsáveis pela gestão documental gastam, em média, um mês inteiro buscando e reunindo todas as informações necessárias.

O mesmo estudo aponta que 90% dos documentos importantes para a auditoria estão misturados com outros arquivos. Diante disso, especialistas orientam que, para evitar a correria e o decorrente estresse, o ideal é ter uma boa organização, evitando a perda de tempo e os gastos desnecessários, além de ideias desperdiçadas.

Também vale ressaltar que todos esses problemas podem impedir que a empresa se prepare a tempo para auditoria, sofrendo prejuízos, inclusive fiscais, que podem até impedir o funcionamento do negócio.

3 dicas para garantir a conformidade dos documental em uma auditoria

Uma gestão documental eficaz pode trazer muitas vantagens para a organização ao evitar o retrabalho e o extravio de documentos, bem como aumentar a produtividade e a fluidez de todo o processo.

De modo geral, para não perder prazos, desperdiçar tempo de trabalho e evitar o pagamento de eventuais multas, é fundamental manter os documentos organizados.  Veja abaixo algumas ideias práticas de organização documental:

Categorize os documentos

A categorização dos documentos por tipo é uma boa escolha.  Nesse estágio, é preciso realizar uma classificação de categorias e subcategorias. Para tanto, é necessário utilizar um plano de classificação, priorizando assuntos e funcionalidades de cada documento.  Também é preciso dar especial atenção ao aspecto estrutural da empresa.

Crie rotinas de arquivamento e descarte

Criar rotinas de arquivamento de documentos é uma prática fundamental e relevante, mas que exige planejamento para que os arquivos possam ser facilmente localizados e acessados.

Assim, a fim de implantar essa rotina na sua empresa basta selecionar os colaboradores que serão responsáveis pela organização, estabelecendo dia e horário, além de definir um local para a separação dos documentos.

A rotina de armazenamento irá garantir que os documentos estarão organizados e adequadamente separados no momento de uma auditoria empresarial.

Controle o acesso aos documentos

Quando existe uma sintonia entre a gestão de documentos e a auditoria, o gestor pode ter a certeza de que as informações confidenciais estão armazenadas adequadamente e o controle de acesso dos documentos por determinados colaboradores, proporciona segurança, a qual é muito valorizada pelos auditores.

Como a tecnologia pode contribuir para a auditoria empresarial?

Um sistema Enterprise Content Management (ECM), possibilita a criação, captura, armazenamento, entrega e gerenciamento dos documentos mais importantes da empresa. Isso porque esse software de gestão permite que todos os documentos e informações de uma organização sejam armazenados digitalmente, facilitando a localização e o acesso dos arquivos.

Quando a companhia conta com um sistema bem implementado de ECM, todos os colaboradores passam a armazenar os documentos de um único modo e em um mesmo local.  A ferramenta ainda permite que os documentos sejam marcados com metadados, facilitando ainda mais a identificação e a relevância das informações para diferentes tipos de auditorias.

Assim, com as boas práticas de gestão proporcionadas pela ferramenta, qualquer negócio tem a garantia de uma organização não apenas no que se refere ao fluxo de trabalho, mas também no controle de acesso, aumentando a segurança, bem como o controle de revisões e aprovações na busca de conteúdo facilitada pela digitalização dos documentos físicos.

De fato, soluções ECM podem trazer diversos benefícios que facilitam ainda mais o processo de uma auditoria empresarial. Confira alguns deles:

Documentos mais seguros

Um software ECM permite que o gestor defina permissões de acesso, garantindo mais segurança e assegurando que somente pessoas autorizadas poderão acessar os documentos mais importantes.

Facilita a auditoria

Uma gestão documental eficiente facilita o trabalho dos auditores ao permitir que acessem rapidamente informações, como quais colaboradores tiveram acesso a determinados documentos, quando estes foram atualizados, além de outros detalhes.

Em resumo, são trilhas de auditoria que fornecem informações detalhadas para os auditores, melhorando a visibilidade dos processos e permitindo a comprovação da conformidade.

Acesso remoto

Uma solução ECM permite que os documentos sejam acessados rapidamente e de forma segura na nuvem, facilitando ainda mais a auditoria, inclusive, reduzindo o tempo gasto com todo o processo.

Gestão de documentos e auditoria empresarial devem andar de mãos dadas a fim de que o gestor possa ter a certeza de que as informações mais importantes da empresa estão armazenadas adequadamente e com toda a segurança e em conformidade com as normas e regulamentos vigentes.

Ciente disso, a Tecnoset, uma das principais referências brasileiras quando o assunto é implementação tecnológica dentro de empresas, tem contribuído para a transformação de empresas de diferentes portes e setores.

Quer saber mais sobre gestão de documentos e como podemos trazer melhores resultados para o seu negócio?  Entre em contato conosco agora mesmo!

Como a LGPD reforçou a importância da organização dos documentos físicos nas empresas?

Como a LGPD reforçou a importância da organização dos documentos físicos nas empresas?

A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020. E, embora tenha sido pensada para o ambiente online, a LGPD não distingue documentos digitais de documentos físicos, o que significa que ambos devem cumprir as normas dispostas por ela.

Basicamente, a lei trata da proteção dos dados pessoais de qualquer cidadão que esteja em território brasileiro, buscando preservar a privacidade e garantindo ao indivíduo o controle sobre o uso das próprias informações.

Nesse contexto, a gestão de documentos foi diretamente afetada pela nova regulação, uma vez que qualquer falha nos protocolos de segurança pode sofrer sanções por parte do Governo Federal.

Assim, diante de um tema tão amplo e complexo, muitos gestores de empresas, que lidam diretamente com documentos, ainda tem dúvidas sobre quais tipos de dados entram no escopo da Lei de Proteção. Por isso preparamos este artigo para mostrar os principais pontos de atenção que as empresas devem ter na gestão de documentos.

Confira!

Os impactos da LGPD na gestão documental

Com a LGPD em vigor, quando o assunto é armazenamento de dados e organização de documentos, sejam digitais ou físicos, as organizações precisam avaliar tanto as informações guardadas quanto os riscos de violação da proteção desses dados.

Inclusive, um dos pontos abordados pela lei está no tempo de armazenamento dos dados, que só podem ser mantidos enquanto as informações forem relevantes. Desse modo, após um prazo estipulado, os dados devem sumariamente serem apagados.

Apesar disso, de acordo com a última edição do Varonis Global Data Risk Report, produzido pelo Varonis Data Lab, 53% das empresas têm mais de 1.000 arquivos expostos, 72% das pastas dessas empresas contém dados obsoletos e mais de 64% das empresas não sabem onde o conteúdo sensível está armazenado e nem tem controle de quem acessa essas informações.

Dessa forma, para se adequar à LGPD, é fundamental que as empresas localizem todas as informações e definam um controle de tempo de armazenamento dos dados. Em outras palavras, as empresas precisam criar processos de gestão documental muito bem organizados para não correrem risco de sofrer sanções por violar a legislação e devem dar especial atenção aos seguintes pontos:

  • Ciclo de vida dos dados;
  • Rastreamento das informações;
  • Automatização dos processos;
  • Controle da quantidade e armazenamento dos documentos físicos e digitais.

A LGPD e o cuidado redobrado com documentos físicos

Embora motivada pela quantidade de dados que circulam na internet, a LGPD não diferencia documentos digitais de documentos físicos, sejam impressos ou preenchidos manualmente.

Ambos precisam estar em conformidade com o estabelecido na legislação de acordo com o disposto no artigo 1º, que protege “os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade” das pessoas, inclusive nos meios digitais, mas não restritos somente a eles.

Na prática, isso significa que as organizações que fizerem mau uso das informações contidas em documentos impressos, também estão passíveis às mesmas penalidades que as empresas responsáveis por vazamentos ou comprometimento de dados na internet, podendo, inclusive, serem multadas com valores que atingem até R$ 50 milhões ou 2% do faturamento total do negócio.

A sanção pode ir ainda mais longe com a suspensão total ou parcial do banco de dados ou da atividade comercial, no caso da dependência do estabelecimento no banco de dados.

Ou seja, hoje a empresa precisa dar uma atenção especial a uma gestão documental eficiente que garanta a eliminação de riscos, tais como extravio de documentos, cópias em impressoras conectadas a rede Wi-Fi, armazenamento e descarte incorretos de documentos físicos.

Como a digitalização de documentos pode contribuir com a conformidade das empresas?

Não importa o segmento da empresa.  Lidar com dezenas de documentos físicos, todos os dias, não é uma tarefa fácil.  Já com a LGPD em vigor, é preciso ter ainda mais disciplina e organização para não cometer erros, infringir a lei e sofrer as punições previstas.

Para auxiliar em todo esse processo, as empresas podem contar com inovações tecnológicas como os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), uma solução que tem se destacado entre os gestores que visam digitalizar e armazenar virtualmente os documentos físicos da empresa, e, desse modo, agilizar todo o processo rotineiro da empresa.

Assim, com uma gestão documental eficiente e sistematizada, o armazenamento bem como a consulta online desses arquivos, favorece a segurança desses dados e garante um fluxo mais rápido nos processos internos.

Além disso, vale ressaltar que a digitalização de documentos é especialmente importante para as organizações que realizam um grande e contínuo número de operações que geram diversos registros que devem ser guardados e, muitas vezes, apresentados aos órgãos governamentais.

Em resumo, o investimento na Gestão Eletrônica de Documentos é uma forma de atender a todas as exigências da LGPD, garantindo segurança jurídica às atividades da empresa. Essa tecnologia permite armazenar e documentar os arquivos para consulta e envio de forma simples e rápida, atendendo aos requisitos legais.

Benefícios da digitalização de documentos nas empresas

Dentre as inúmeras vantagens da digitalização de documentos físicos, destacamos duas:

Segurança dos dados

Documentos físicos estão sujeitos a diversos vazamentos, devido ao fácil acesso de pessoas não autorizadas. Os papéis impressos também podem ser facilmente amassados ou rasgados, impossibilitando o seu uso, e até perdidos.

Já com um bom sistema de gestão de arquivos, a empresa dificilmente terá esses problemas, pois a segurança da informação é reforçada no sistema, inclusive, permitindo determinar que o acesso aos documentos seja realizado apenas pelo pessoal autorizado.

Além disso, o gestor ainda conta ainda com os backups, que permitem a cópia dos arquivos, evitando a perda de dados importantes.

Disponibilidade e flexibilidade

O foco de um bom sistema de gestão é a digitalização de documentos físicos para que assim, com apenas poucos cliques, os colaboradores tenham acesso fácil a esses arquivos.

A flexibilidade, principalmente nos investimentos, é outro benefício, já que a empresa não precisará mais manter estruturas físicas caras e robustas para armazenar documentos impressos.

Escolha um sistema de gestão documental seguro

É importante reforçar que a gestão documental é muito mais do que digitalizar os documentos. Ela consiste no controle e rastreio total da documentação de forma intuitiva e segura por meio de ferramentas de digitalização, classificação, indexação, visualização e distribuição controlada e segura, inclusive na eliminação no final de vida dos documentos.

Em suma, é um processo complexo para o qual é imprescindível uma solução de gestão documental robusta e segura, que diminua os riscos e facilite o trabalho, como o GED, um sistema de gestão que permite o controle de todos os arquivos digitalizados, que ainda reduz custos e tempo.

A Tecnoset possui uma solução GED que atende a todas as necessidades de sua empresa.  Com uma tecnologia inovadora, fornecemos o equipamento necessário para realização da digitalização dos documentos e oferecemos todo o suporte ao serviço.

Entre em contato conosco e saiba tudo o que a nossa tecnologia pode fazer por sua organização.