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Ainda é comum encontrar empresas que mantêm seus documentos organizados em arquivos físicos. Embora a prática seja comum em diversas organizações, esse tipo de método pode causar prejuízos para o negócio, principalmente hoje, que a tecnologia já oferece alternativas mais dinâmicas e seguras.

Neste artigo, você vai conhecer os principais custos para manter um arquivo físico, além de descobrir as vantagens que o digital pode trazer na gestão e rotina da sua empresa. Acompanhe!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma metodologia que visa orientar as práticas de arquivamento de contratos, comprovantes, recibos e papéis em geral. Quando feita de forma adequada, facilita a realização de consultas, otimiza as atividades e traz mais segurança para as operações.

Dessa forma, organizar, padronizar e otimizar é sinônimo de eficiência e vai ajudar na economia de tempo, evitar perdas e extravios e manter o ambiente de trabalho mais produtivo.

Quais são os principais custos para manutenção de um arquivo físico?

A dúvida de muitos gestores está na operacionalização dessa gestão: afinal, será que vale a pena manter um arquivo físico ou é melhor migrar para o digital? A seguir, você acompanha os principais custos relacionados à manutenção de um arquivo físico.

Operacional

Com o passar do tempo, é normal que o arquivo físico fique muito grande e, com isso, a empresa tenha de direcionar mais funcionários para atuar nas tarefas de organização e manutenção das informações.

Sabemos que arquivar documentos deve ser uma prática feita com critério, classificando e adotando processos específicos. No caso do arquivo físico, isso demanda mais trabalho, o que, consequentemente, impacta no custo operacional da empresa. Ou seja, há necessidade de prever custos com recursos humanos.

Espaço Físico

Para guardar os documentos, não basta ter algumas pastas e armários. A demanda por espaço faz parte do dia a dia de quem opta pelos arquivamentos físicos.

Com o passar do tempo e com o crescimento da empresa, o espaço onde os documentos estão alocados  se torna pequeno e o processo de guarda fica cada vez mais complexo.

Aqui, há apenas duas saídas: a empresa aumentar o espaço físico, o que demanda investimentos e aumento nos custos de uma forma geral, ou investir em outra técnica de gestão de documentos, como a digital.

Gestão do tempo e morosidade dos processos

Outro custo importante e que, muitas vezes, passa despercebido, é aquele relacionado ao uso do tempo.

Sempre que é necessário consultar as informações mantidas em arquivos físicos, há uma perda maior de tempo em razão da morosidade dos processos. Esse tempo desperdiçado representa um custo, além de impactar no andamento dos projetos e no processo de tomada de decisões.

Inclusive, quando os documentos físicos da empresa são organizados e manuseados por várias pessoas, pode causar desorganização e até perda de informações.

Extravio de documentos

Alguns documentos são especialmente importantes para a empresa, como o caso dos documentos trabalhistas, fiscais, contábeis e previdenciários. Não à toa, a legislação traz regras específicas relacionadas ao prazo de arquivamento deles.

Porém, ao manter esses documentos importantes apenas em arquivos físicos há dois riscos: danificar ou perder completamente as informações.

O custo relacionado à essa falha pode ser muito alto, principalmente se a empresa não tiver cópias de segurança. Fora os aspectos legais, que podem gerar multas e outras penalidades, a organização corre o risco de perder negócios ou ainda enfrentar problemas em auditorias.

Conformidade e auditoria

A Lei Geral de Proteção de Dados estabeleceu diretrizes rigorosas relacionadas à coleta, arquivamento e uso de dados. Hoje, as políticas de governança e a prática de conformidade e auditoria demandam dos gestores a necessidade de manter as informações devidamente arquivadas e com total segurança.

O descumprimento à LGPD pode causar prejuízos financeiros e operacionais significativos para as empresas. Por isso, investir em boas práticas de gestão e manuseio de informações é fundamental.

Qual a importância de digitalizar o acervo documental?

A digitalização do acervo documental representa um aumento de competitividade no mercado. Cientes disso, elencamos as principais vantagens dessa prática e os motivos que têm feito as empresas investirem cada vez mais no digital:

• facilita e agiliza a captura e acesso a documentos por meio de um método de busca digital;
• ajuda na conservação das informações, reduzindo o acúmulo de papéis;
• reduz custos com conservação e manutenção de documentos físicos;
• aumenta a segurança da guarda das informações e reduz o risco de perda de documentos;
• auxilia na organização dos documentos, que podem ser ordenados por categorias, temas, data de expedição, entre outros;
• favorece a realização de pesquisas de forma prática, otimizando os processos e contribuindo para a gestão adequada do tempo.

Ao armazenar os documentos em uma nuvem, o risco de perda de informações é mínimo. Além disso, qualquer pessoa devidamente autorizada que precisar de alguma informação poderá acessá-la sem a necessidade de solicitar a terceiros e aguardar retornos. Tudo acontece de forma rápida, simples e dinâmica.

Esse aspecto também é positivo porque facilita para a empresa o processo de monitoramento de acesso dos colaboradores a cada documento.

Atualmente, o mercado oferece diferentes alternativas de sistemas para o armazenamento e gestão documental de arquivos físicos e digitais. Na Tecnoset, você encontra o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

Por meio dele é possível realizar todo o controle de documentos na sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação. Um serviço aprovado e utilizado por inúmeras empresas de diferentes portes e ramos de atuação.

Agora que você já sabe quais são os principais custos de manter o arquivo físico, que tal aproveitar para saber mais sobre o GED da Tecnoset? Confira aqui um artigo especial sobre o assunto!

Uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos é parte fundamental da estratégia de digitalização da informação. Em tempos de transformação digital, não há mais espaço para técnicas obsoletas de armazenamento nem para o uso de grandes arquivos de papel impresso. Porém, é preciso estar atento ao contratar um software GED.

Considerando a importância do bom desempenho dessa ferramenta, é importante observar alguns fatores na hora de escolher a melhor solução disponível no mercado. Pensando nisso, criamos este artigo com algumas considerações que sua empresa deve fazer antes de contratar a plataforma.

Confira!

1. Busque um software GED que atenda às suas demandas

Existem diversas ferramentas à disposição no mercado, cada uma com suas particularidades. Contudo, um erro comum entre gestores é procurar uma solução sofisticada, tomando como base simplesmente o preço alto ou a quantidade de funções que ela oferece.

A dica é: assuma como primeiro passo a identificação das demandas da sua empresa. Afinal, o que exatamente você precisa e o que o software oferece? Com base na resposta, você pode avaliar as funcionalidades de cada ferramenta e selecionar aquela que é mais adequada para o contexto da sua empresa.

Já parou para pensar, por exemplo, que você pode precisar digitalizar todos os documentos impressos que têm hoje? Então, um fornecedor que ofereça suporte e colabore com a digitalização pode ser um grande diferencial.

Além disso, temos a questão da gestão do ciclo de vida dos documentos, algo fundamental para fazer o descarte adequado. Isso envolve controlar a temporalidade documental — e existe uma tabela para isso, a TTD. Vale a pena verificar, então, se o software que você está sondando oferece essa funcionalidade.

2. Valorize a facilidade de uso

Uma boa ferramenta deve ser intuitiva e fácil de usar. Isso significa que os colaboradores não precisarão de muito tempo e treinamento para aprender a manuseá-la. No dia a dia da empresa, isso faz toda a diferença.

Quanto mais fácil for o uso, mais rapidamente a gestão de documentos será totalmente centralizada no software. Isso traz consigo alguns benefícios, como a própria eliminação do uso de papel impresso.

Além de agilizar os processos do dia a dia, ajudando a reduzir custos. Se inicialmente isso parece pouca coisa, é interessante observar que algumas empresas conseguiram reduzir até 40% do seu custo operacional com a eliminação total do uso de papel impresso.

3. Verifique o nível de acessibilidade

A transformação digital e os avanços tecnológicos estão em ritmo acelerado, enquanto a rotina dos colaboradores é cada vez mais dinâmica, com atividades descentralizadas. Isso significa que não há razão para exigir que um gestor esteja necessariamente no prédio da empresa para acessar um documento.

Nesse sentido, um diferencial importante de um bom software GED é a acessibilidade — ou seja, sua capacidade de permitir que os usuários acessem o documento de qualquer lugar. Para isso, basta uma conexão à internet e um controle de acesso (login e senha).

O nível de agilidade e eficiência da empresa é levado a outro patamar quando a aprovação de uma solicitação não depende, por exemplo, da entrega de um documento em mãos. Se o gestor está viajando ou em casa, basta que ele acesse o software pelo notebook ou smartphone para checar uma informação.

Entretanto, isso nos leva a uma outra questão essencial – a segurança.

4. Não abra mão da segurança

Não basta simplesmente armazenar os dados. O software GED deve garantir que isso seja feito com segurança, sem expor as informações da empresa, dos seus clientes e parceiros comerciais. Além disso, a plataforma deve estar protegida contra tentativas de invasão e vazamentos em geral.

Isso se torna um assunto ainda mais delicado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que já entrou em vigor. Se não quer ter dores de cabeça e garantir a segurança, podemos citar três critérios a serem verificados na hora da contratação:

• Controle de acesso — o software deve oferecer a opção de acesso protegido por login e senha;
• Backup de segurança — trata-se de uma cópia dos dados mantida para evitar a perda dos documentos;
• Atualizações — o fornecedor deve oferecer atualizações periódicas, nas quais eventuais problemas são corrigidos e o software é aperfeiçoado.

São três bons sinais de que aquela ferramenta traz o nível de confiabilidade que você precisa.

5. Cheque a reputação do fornecedor

Contratar um software desse tipo de um desenvolvedor inexperiente e com pouca capacidade operacional pode ser um erro. É preciso garantir que a solução digital não deixará sua empresa na mão quando você mais precisar. Então, faça uma pesquisa sobre a reputação da empresa e a satisfação de quem já utiliza seus produtos.

Digitalize seu acervo com a solução da Tecnoset

Uma boa solução GED deve combinar esses critérios mencionados acima, sobretudo considerando a segurança da informação. Nesse sentido, o software da Tecnoset é um aliado poderoso para quem busca otimização de processos e digitalização total dos documentos.

Os diferenciais podem ser notados já na contratação. Ao solicitar o software, sua empresa recebe os equipamentos e o suporte necessário para realizar a digitalização dos documentos conforme manda a legislação.

Esse ponto é crucial, pois não basta escanear papéis e salvar as informações em arquivos de formatos variados. É preciso seguir as normas estabelecidas pelo governo. Assim, a solução da Tecnoset já sai na frente ao estar em conformidade com o Decreto 10.278/2020, do Governo Federal, que regulamenta a questão.

A digitalização vem aos poucos tornando-se indispensável para qualquer empresa que almeja ter eficiência operacional e reduzir custos. Contudo, ela só funciona bem quando feita corretamente, seguindo as orientações legais e tomando os devidos cuidados com a segurança dos dados.

Então, se você busca um software GED que atenda às demandas da sua organização, considere esses 5 fatores antes da contratação. Em pouco tempo, você coloca essa tecnologia para trabalhar a seu favor e desburocratiza os processos da sua empresa!

Gostou do artigo? Então fale agora mesmo com um de nossos especialistas!

A digitalização de documentos é fundamental para desburocratizar os processos de uma empresa, agilizar suas atividades e reduzir custos. Contudo, é preciso ter alguns cuidados com a segurança da informação e outros aspectos legais. Isso fica mais claro quando observamos as demandas do Decreto 10.278.

Publicado em março de 2020 pelo Governo Federal, ele dita as regras de validade, uso e armazenamento. Ainda assim, é natural ter algumas dúvidas sobre o assunto — e para ter sucesso na gestão de documentos, é importante saná-las.

Neste artigo especial sobre o tema, você encontra tudo o que precisa saber sobre o decreto. Então, vamos começar pelo histórico dessa questão!

Qual era a validade dos documentos digitalizados?

A tecnologia evolui em ritmo cada vez mais acelerado — e a transformação digital é prova disso. Um marco importante desse avanço foi a adoção em massa do uso de computadores nas empresas. Posteriormente, isso levou ao início da digitalização de arquivos.

Ainda assim, o assunto não é tão recente quanto parece: já em 1995 a discussão ocorria no ambiente político, e em 1996 foi criado o Projeto de Lei do Senado nº 22 para lidar com a questão. O foco era, na maior parte, os microfilmes, populares desde o final da década de 1960.

Um avanço considerável foi alcançado com o Projeto de Lei 3.173 de 1997, que passou a validar documentos gerados em ambiente virtual, não apenas os arquivos impressos que eram digitalizados. Outros PLs foram implementados para solucionar questões específicas, como o comércio eletrônico e a assinatura digital.

Os dois marcos fundamentais lançados posteriormente são:

• A Medida Provisória 2200-2 de 2001, que instituiu a infraestrutura de chaves públicas de segurança digital do país (ICP-Brasil);
• A Lei 12.682 de 2012, que equiparou a validade de documentos físicos e digitais.

O problema, entretanto, é que a Lei 12.682 foi aprovada com vetos em artigos que permitiriam o descarte dos documentos físicos.

Qual o objetivo do Decreto 10.278?

Para dar um desfecho mais sólido a esse movimento que vinha ocorrendo por décadas, o Decreto 10.278 foi pensado visando a garantir que o papel pudesse ser descartado. Além disso, ele atualiza algumas questões pontuais para que a validade de documentos físicos e digitais seja absolutamente a mesma.

Resumidamente, podemos destacar alguns objetivos principais do decreto. O primeiro é dar base jurídica para o uso do meio eletrônico em um leque mais amplo de atividades, facilitando a vida da maioria das organizações e empresas. O outro seria otimizar a gestão de documentos.

Isso acontece porque, graças à tecnologia, tornou-se muito mais fácil gerenciar, acessar, visualizar e preservar documentos. De fato, o ambiente digital traz uma série de benefícios que só poderiam ser de fato aproveitados com um dispositivo legal que legitimasse sua utilização.

O que é preciso para digitalizar documentos de acordo com o novo decreto?

Conforme consta no Artigo 2º do Decreto 10.278, as regras se aplicam a qualquer documento produzido por:

• “pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares”; e
• “por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.”.

Como mencionamos, já existia uma legislação para lidar com documentos gerados diretamente em formato digital. Logo, as regras não se aplicam a esses casos.

O decreto estabelece ainda, no seu Artigo 4º, que o documento digitalizado só tem a mesma validade do impresso se os procedimentos e tecnologias usados na digitalização garantirem:

• “a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado”;
• “a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados”;
• “o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado”;
• “a confidencialidade, quando aplicável”; e
• “a interoperabilidade entre sistemas informatizados”.

Vale destacar que a validade só ocorre se o documento:

• for “assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados”;
• “seguir os padrões técnicos mínimos previstos”; e
• “conter, no mínimo, os metadados especificados”.

Há ainda algumas regras que dizem respeito ao final da vida útil do documento.

O descarte é permitido após a digitalização?

Os documentos podem ser descartados ao final da vida útil, exceto aqueles que possuem valor histórico para a organização ou outra parte envolvida. Isso também se aplica à versão impressa, que pode ser descartada após a digitalização, desde que tenham sido observadas todas as regras para garantir a validade da versão digital — com a mesma ressalva sobre documentos com valor histórico.

Como digitalizar seu acervo de maneira segura?

Após seguir as diretrizes do decreto 10.278 para planejar a digitalização, é importante estabelecer um sistema de segurança confiável para proteger os documentos. Afinal, a LGPD tornou ainda mais rigorosa a fiscalização sobre essa questão, assim como as punições — sejam advertências ou multas — para o uso incorreto e vazamento dos dados.

De modo geral, todo o processo só é benéfico quando feito da maneira correta. Por isso, se quer tranquilidade na digitalização de documentos, vale a pena implementar a solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Tecnoset.

Ao contratar o software, você já recebe todos os equipamentos que precisa para fazer a digitalização. A Tecnoset ainda oferece o suporte necessário para que o processo seja realizado dentro das normas legais, além de tirar as dúvidas das suas equipes no que diz respeito ao uso da plataforma.

Por fim, vale destacar a facilidade de uso do software e o nível de segurança que ele oferece. Por meio de um sistema de backup próprio, a solução de GED da Tecnoset permite que você mantenha salvo uma cópia dos documentos.

Com a redução do uso de papel impresso, algumas empresas conseguiram reduzir em até 40% seu custo operacional. Vale a pena investir nessa inovação tecnológica para impulsionar a transformação digital na sua empresa.

O Decreto 10.278 veio para estabelecer diretrizes mais claras quanto ao uso de documentos digitais. Então, adote uma solução tecnológica para tirar proveito desses benefícios e ajude a desburocratizar as atividades das suas equipes!

Se gostou da ideia, fale com um de nossos especialistas e saiba mais!

A gestão de documentos tem um impacto significativo no desempenho da empresa. Quando feita com eficiência, ela melhora a segurança da informação e promove a desburocratização dos processos. Ainda assim, lidar com a temporalidade documental pode ser um desafio.

Afinal, como gerenciar corretamente o ciclo de vida e o descarte de documentos? Criamos este artigo especial para responder a essas e outras perguntas sobre o tema.

Confira!

O que é descarte documental?

O descarte documental marca o fim do ciclo de vida de um documento: é o momento no qual ele é, de alguma forma, eliminado. O impacto que isso tem na gestão é grande. Isso porque, ao mesmo tempo que é preciso respeitar o tempo necessário de armazenamento, o descarte reduz o volume de materiais e os custos de manutenção.

Dois fatores principais definem o momento certo do descarte. O primeiro é a utilidade do documento e o segundo é o tempo determinado por lei. Assim, não basta simplesmente decidir que algo não será mais usado, se a legislação exige o armazenamento por mais tempo.

Além disso, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrando em vigor, essa questão se tornou ainda mais importante. É preciso estar atento para entender o que pode ser armazenado e como isso deve ser feito, além de respeitar os critérios para manter ou descartar documentos.

Tenha em mente que os prazos variam, conforme detalharemos a seguir.

Qual o prazo de guarda dos documentos empresariais?

Em geral, os documentos precisam ser mantidos pela empresa por um prazo de pelo menos 5 anos. Contudo, esse tempo varia de acordo com cada caso. A depender das informações e da finalidade de cada item, esse período pode ser mais curto ou mais longo.

Como identificar, então, o tempo adequado de guarda dos documentos? Em teoria, é preciso entender exatamente qual a regra para cada caso. Na prática, uma dica bem mais simples pode tornar sua vida mais fácil: faça uma tabela de temporalidade documental (TTD).

Estamos falando de um mecanismo de controle da guarda de documentos que se baseia nos períodos que vão da emissão até o descarte. Cada item será inserido na tabela de acordo com alguns critérios. Um deles é a frequência de uso, que se divide conforme detalhado a seguir:

• Documentos correntes — aqueles que são consultados diária ou semanalmente;
• Documentos intermediários — os menos consultados e que se encontram perto da fase de descarte;
• Documentos permanentes — aqueles que podem até não ser tão utilizados, mas têm valor e não podem ser descartados.

Veja que esse critério diz respeito à importância do documento para o funcionamento da empresa. Outra categoria que entra na TTD é o próprio tempo de guarda exigido por lei. Acordos, ajustes, convênios e contratos, por exemplo, precisam ser armazenados por pelo menos 5 anos.

Ainda assim, como mencionamos, a lei não é o único critério para determinar o tempo total, já que o documento pode continuar sendo útil ou essencial para a empresa. Nesse caso, a tabela ajuda a avaliar o período ideal de guarda.

O papel da TTD nesse processo

Os dois critérios acima representam duas colunas da tabela. Para ir além, a TTD pode ser ainda mais detalhada, ajudando a equipe a decidir se o momento é de guarda ou descarte de documentos.

Ao relacionar o tempo exigido por lei com a utilidade do material, a tabela pode ser elaborada com pelo menos 5 colunas. Veja quais informações são inseridas em cada uma delas:

• Item documental — mostra o nome do documento (atestado de saúde, cartão de ponto, contrato trabalhista etc.);
• Ciclo de vida — mostra em que fase o documento se encontra (corrente, intermediária ou permanente);
• Frequência de uso — pode ser baixa, média, alta ou ainda mais detalhada, se isso for mais interessante para a empresa;
• Prazo de guarda — mostra em números o tempo planejado de armazenamento (5 anos, 10 anos, permanente, X anos após o desligamento do colaborador etc.);
• Destinação final — indica o que será feito com o documento após o prazo (eliminação ou guarda permanente).

Agora que você já viu em detalhes algumas informações que podem embasar a gestão de documentos, é hora de pensar nas ferramentas para torná-la mais eficiente.

Como a tecnologia pode facilitar os processos previstos na tabela de temporalidade documental?

Para que a tabela de temporalidade documental funcione bem, é importante não só consultá-la, mas atualizá-la periodicamente. Assim, os gestores podem remover os documentos que atingiram o prazo de guarda e inserir os novos.

O ponto é que esse trabalho, quando feito manualmente, pode tomar muito tempo dos colaboradores — além, é claro, de sempre vir acompanhado do risco de uma falha humana, quando alguém altera ou remove uma informação incorretamente, atrapalhando o uso da planilha.

Nesse sentido, se o objetivo é ter máxima eficiência no uso da TTD, vale a pena adotar uma solução tecnológica de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) como a da Tecnoset. A plataforma não só ajuda a organizar os documentos, como ainda automatiza o processo de descarte de acordo com regras predefinidas para cada categoria do arquivo.

Além disso, vale destacar que, ao contratar essa solução, sua empresa recebe todo o suporte necessário para fazer a digitalização dos documentos. A plataforma ainda  vem acompanhada de um sistema de backup próprio, que ajuda a evitar a perda e o extravio de documentos.

Do ponto de vista da legislação, a solução tem como referência os requisitos estabelecidos pelo Decreto 10.278/2020, do Governo Federal, que define as regras para a digitalização de documentos nas empresas. Estamos falando de uma aliada poderosa para quem quer impulsionar a transformação digital na gestão empresarial.

Por fim, vale lembrar que gerenciar com cuidado essa questão ajuda a reduzir o uso de papel impresso, tornando a empresa mais sustentável. Segundo uma pesquisa do Sistema FIEP, por exemplo, 87% dos brasileiros dão preferência a empresas que assumem essa responsabilidade ambiental.

Como você viu aqui, o descarte de documentos tem papel importante no desempenho da organização e deve ser feito considerando a temporalidade documental. Além de influenciar a performance da gestão e dos departamentos, ele pode ajudar a reduzir custos e desburocratizar as atividades. Então, coloque essas dicas para trabalhar a seu favor agora mesmo!

Fale com um de nossos especialistas e saiba mais sobre este assunto!

A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020. E, embora tenha sido pensada para o ambiente online, a LGPD não distingue documentos digitais de documentos físicos, o que significa que ambos devem cumprir as normas dispostas por ela.

Basicamente, a lei trata da proteção dos dados pessoais de qualquer cidadão que esteja em território brasileiro, buscando preservar a privacidade e garantindo ao indivíduo o controle sobre o uso das próprias informações.

Nesse contexto, a gestão de documentos foi diretamente afetada pela nova regulação, uma vez que qualquer falha nos protocolos de segurança pode sofrer sanções por parte do Governo Federal.

Assim, diante de um tema tão amplo e complexo, muitos gestores de empresas, que lidam diretamente com documentos, ainda tem dúvidas sobre quais tipos de dados entram no escopo da Lei de Proteção. Por isso preparamos este artigo para mostrar os principais pontos de atenção que as empresas devem ter na gestão de documentos.

Confira!

Os impactos da LGPD na gestão documental

Com a LGPD em vigor, quando o assunto é armazenamento de dados e organização de documentos, sejam digitais ou físicos, as organizações precisam avaliar tanto as informações guardadas quanto os riscos de violação da proteção desses dados.

Inclusive, um dos pontos abordados pela lei está no tempo de armazenamento dos dados, que só podem ser mantidos enquanto as informações forem relevantes. Desse modo, após um prazo estipulado, os dados devem sumariamente serem apagados.

Apesar disso, de acordo com a última edição do Varonis Global Data Risk Report, produzido pelo Varonis Data Lab, 53% das empresas têm mais de 1.000 arquivos expostos, 72% das pastas dessas empresas contém dados obsoletos e mais de 64% das empresas não sabem onde o conteúdo sensível está armazenado e nem tem controle de quem acessa essas informações.

Dessa forma, para se adequar à LGPD, é fundamental que as empresas localizem todas as informações e definam um controle de tempo de armazenamento dos dados. Em outras palavras, as empresas precisam criar processos de gestão documental muito bem organizados para não correrem risco de sofrer sanções por violar a legislação e devem dar especial atenção aos seguintes pontos:

• Ciclo de vida dos dados;
• Rastreamento das informações;
• Automatização dos processos;
• Controle da quantidade e armazenamento dos documentos físicos e digitais.

A LGPD e o cuidado redobrado com documentos físicos

Embora motivada pela quantidade de dados que circulam na internet, a LGPD não diferencia documentos digitais de documentos físicos, sejam impressos ou preenchidos manualmente.

Ambos precisam estar em conformidade com o estabelecido na legislação de acordo com o disposto no artigo 1º, que protege “os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade” das pessoas, inclusive nos meios digitais, mas não restritos somente a eles.

Na prática, isso significa que as organizações que fizerem mau uso das informações contidas em documentos impressos, também estão passíveis às mesmas penalidades que as empresas responsáveis por vazamentos ou comprometimento de dados na internet, podendo, inclusive, serem multadas com valores que atingem até R$ 50 milhões ou 2% do faturamento total do negócio.

A sanção pode ir ainda mais longe com a suspensão total ou parcial do banco de dados ou da atividade comercial, no caso da dependência do estabelecimento no banco de dados.

Ou seja, hoje a empresa precisa dar uma atenção especial a uma gestão documental eficiente que garanta a eliminação de riscos, tais como extravio de documentos, cópias em impressoras conectadas a rede Wi-Fi, armazenamento e descarte incorretos de documentos físicos.

Como a digitalização de documentos pode contribuir com a conformidade das empresas?

Não importa o segmento da empresa.  Lidar com dezenas de documentos físicos, todos os dias, não é uma tarefa fácil.  Já com a LGPD em vigor, é preciso ter ainda mais disciplina e organização para não cometer erros, infringir a lei e sofrer as punições previstas.

Para auxiliar em todo esse processo, as empresas podem contar com inovações tecnológicas como os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), uma solução que tem se destacado entre os gestores que visam digitalizar e armazenar virtualmente os documentos físicos da empresa, e, desse modo, agilizar todo o processo rotineiro da empresa.

Assim, com uma gestão documental eficiente e sistematizada, o armazenamento bem como a consulta online desses arquivos, favorece a segurança desses dados e garante um fluxo mais rápido nos processos internos.

Além disso, vale ressaltar que a digitalização de documentos é especialmente importante para as organizações que realizam um grande e contínuo número de operações que geram diversos registros que devem ser guardados e, muitas vezes, apresentados aos órgãos governamentais.

Em resumo, o investimento na Gestão Eletrônica de Documentos é uma forma de atender a todas as exigências da LGPD, garantindo segurança jurídica às atividades da empresa. Essa tecnologia permite armazenar e documentar os arquivos para consulta e envio de forma simples e rápida, atendendo aos requisitos legais.

Benefícios da digitalização de documentos nas empresas

Dentre as inúmeras vantagens da digitalização de documentos físicos, destacamos duas:

Segurança dos dados

Documentos físicos estão sujeitos a diversos vazamentos, devido ao fácil acesso de pessoas não autorizadas. Os papéis impressos também podem ser facilmente amassados ou rasgados, impossibilitando o seu uso, e até perdidos.

Já com um bom sistema de gestão de arquivos, a empresa dificilmente terá esses problemas, pois a segurança da informação é reforçada no sistema, inclusive, permitindo determinar que o acesso aos documentos seja realizado apenas pelo pessoal autorizado.

Além disso, o gestor ainda conta ainda com os backups, que permitem a cópia dos arquivos, evitando a perda de dados importantes.

Disponibilidade e flexibilidade

O foco de um bom sistema de gestão é a digitalização de documentos físicos para que assim, com apenas poucos cliques, os colaboradores tenham acesso fácil a esses arquivos.

A flexibilidade, principalmente nos investimentos, é outro benefício, já que a empresa não precisará mais manter estruturas físicas caras e robustas para armazenar documentos impressos.

Escolha um sistema de gestão documental seguro

É importante reforçar que a gestão documental é muito mais do que digitalizar os documentos. Ela consiste no controle e rastreio total da documentação de forma intuitiva e segura por meio de ferramentas de digitalização, classificação, indexação, visualização e distribuição controlada e segura, inclusive na eliminação no final de vida dos documentos.

Em suma, é um processo complexo para o qual é imprescindível uma solução de gestão documental robusta e segura, que diminua os riscos e facilite o trabalho, como o GED, um sistema de gestão que permite o controle de todos os arquivos digitalizados, que ainda reduz custos e tempo.

A Tecnoset possui uma solução GED que atende a todas as necessidades de sua empresa.  Com uma tecnologia inovadora, fornecemos o equipamento necessário para realização da digitalização dos documentos e oferecemos todo o suporte ao serviço.

Entre em contato conosco e saiba tudo o que a nossa tecnologia pode fazer por sua organização.

A transformação digital fez com que a informação se tornasse um ativo ainda mais valioso para as empresas. O próprio desempenho dos negócios pode ser melhor ou pior de acordo com a forma como os dados são gerenciados. Ainda assim, é natural que surjam algumas dúvidas sobre como realizar a guarda de documentos.

Afinal, o que exatamente significa isso, em tempos de digitalização? Quais os benefícios de melhorar o armazenamento? Qual o impacto de um sistema mais seguro para realizar essa função?

As respostas para essas e outras perguntas você encontra a seguir. Confira!

O que é guarda de documentos?

O conceito se refere ao armazenamento e à gestão dos documentos gerados ou manuseados pela empresa no dia a dia. Com o avanço da tecnologia, ele passou a abranger tanto o material impresso, quanto o digitalizado — de fato, hoje, a maior parte das informações tende a ser armazenada em ambiente virtual.

Nesse contexto, cabe citar que esse armazenamento não é feito apenas por precaução ou para uso futuro. Em alguns casos, a empresa tem a obrigação legal de providenciar a guarda. A legislação tributária e contábil, por exemplo, estabelece que notas fiscais e outros documentos similares sejam guardados por um determinado período.

Não à toa, um primeiro passo adotado por algumas empresas costuma ser a elaboração de uma tabela de temporalidade documental. Conteúdos tributários, por exemplo, devem ser guardados por pelo menos 5 anos.

Uma boa tabela traz informações relevantes — como ciclo de vida, frequência de uso, prazo de guarda e destino final —, relacionando-as com cada tipo de documento que a empresa possui.

Confira alguns exemplos de documentos que devem ser guardados:

• Arquivos jurídicos;
• Arquivos históricos;
• Notas fiscais;
• Faturas;
• Contratos;
• Documentos de RH;
• Ordens de serviço;
• Plantas arquitetônicas;
• Históricos escolares;
• Documentos contábeis.

Tendo isso em mente, é interessante observar o que mudou com a evolução acelerada da tecnologia.

O impacto da transformação digital na guarda de documentos

As empresas sempre fizeram a guarda de documentos, mas a transformação digital impulsionou mudanças importantes na forma como isso é realizado. O básico é a transferência para o ambiente virtual: o que antes era papel impresso passou a ser um arquivo digitalizado e armazenado em um servidor.

Para ir além, a legislação também se tornou mais rigorosa. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo, traz novas exigências relacionadas ao consentimento do titular dos dados e ao que pode ou não ser feito.

Ao mesmo tempo, a informação também se tornou mais valiosa. Com a Internet das Coisas (IoT) e outras tecnologias à disposição, as empresas passaram a captar mais dados e gerar mais documentos. O volume a ser armazenado, consequentemente, aumentou.

Colocando as coisas na balança, é perceptível que a tecnologia tem trazido vantagens para a guarda de documentos. Vejamos, então, quais são as principais.

Principais benefícios da digitalização de documentos

Além da facilidade para encontrar e manipular os documentos, a digitalização traz uma série de benefícios. Destacamos a seguir alguns dos mais relevantes.

Segurança e preservação

Todo documento impresso está sujeito ao risco de perda ou extravio. Imagine quando isso ocorre com um contrato ou uma Nota Fiscal durante uma auditoria. Em ambos os casos, o prejuízo é grande: além de comprometer uma atividade importante, essa falha mancha a reputação da empresa e pode até resultar em sanções legais.

A digitalização oferece mais segurança, pois permite não só a geração de cópias dos documentos, como melhora o controle de acesso. Ainda vale destacar que documentos virtuais também estão mais protegidos contra desastres, como incêndios ou enchentes — um risco que toda organização, pública ou privada, deve considerar.

Redução de custos

A guarda de documentos pode ser sentida no bolso da empresa, principalmente quando consideramos os gastos com a manutenção do espaço físico dos arquivos. Digitalizar, então, é uma solução que faz sentido também do ponto de vista financeiro —  algo que, como mostra uma pesquisa da Deloitte, está entre os objetivos de 71% dos executivos para os próximos dois anos.

Agilidade na tramitação

Alguns documentos são usados como base para trâmites variados nas empresas: uma solicitação de serviço, a comprovação de um pagamento, uma autorização assinada etc. Em todo caso, a digitalização permite eliminar o tempo do envio por correio, otimizando processos em diversos níveis.

Sustentabilidade

Um ponto que não pode ser ignorado é que a redução do papel impresso tem um impacto significativo no que diz respeito à preservação ambiental. Se isso, por si só, é positivo, temos ainda o benefício para a marca da empresa.

Segundo uma pesquisa do Sistema FIEP, 87% dos brasileiros preferem comprar de empresas mais sustentáveis — enquanto 70% não se importam de pagar um pouco a mais por isso.

A importância de um sistema seguro na guarda de documentos digitais

Como você pôde ver, os benefícios são muitos. Contudo, isso só funciona quando é feito da maneira correta. Afinal, não se trata apenas de trocar uma Nota Fiscal impressa por uma eletrônica — é preciso garantir a segurança dos dados, sem abrir mão da facilidade para acessá-los.

A questão fica ainda mais evidente quando olhamos para as regras da LGPD e as possíveis multas para quem infringi-las. A dica, então, é adotar uma plataforma robusta e confiável de gestão de dados.

Um bom exemplo disso é a solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) da Tecnoset. Ao implementá-la, você recebe todos os equipamentos necessários para digitalizar os documentos, além de um suporte completo para que o processo ocorra com rapidez e eficiência.

A solução funciona de acordo com os requisitos estabelecidos pelo Governo Federal no Decreto 10.278/2020, que detalha como deve ser feita a digitalização de documentos. Assim, você desburocratiza os processos da sua empresa, promovendo agilidade, organização, facilidade de acesso e sustentabilidade.

Agora que você já conhece melhor a guarda de documentos, sua importância e os benefícios, leve as melhores práticas para sua empresa. Em pouco tempo, você verá os resultados por conta própria!

Fale com um especialista da Tecnoset e saiba com sua empresa pode se beneficiar!