Qual é o impacto da organização de documentos na produtividade dos funcionários?

Qual é o impacto da organização de documentos na produtividade dos funcionários?

A produtividade é um tema importante no âmbito da gestão, porque causa um impacto significativo nos processos e nos resultados alcançados pelas empresas. Nesse contexto, a organização de documentos está intimamente relacionada ao assunto.

As empresas devem estar cada vez mais atentas a essa gestão, já que a organização e o fácil acesso às informações dentro do ambiente de trabalho contribuem para a eficiência das atividades desenvolvidas pelos colaboradores.

Mas, afinal, de que forma os gestores podem trabalhar para desenvolver a organização de documentos nesse sentido? Neste artigo, você vai encontrar a resposta para as principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe e descubra!

Quanto custa uma má organização de documentos?

As empresas perdem muito dinheiro em função da falta de organização documental. No entanto, poucos gestores conhecem e compreendem essa situação. A má gestão de dados é considerada um gap silencioso, o que torna o problema ainda mais preocupante.

Na prática, no ambiente corporativo costumam ser adiadas repetidas vezes o planejamento dos arquivos corporativos. Por outro lado, as consequências são claras – de acordo com dados de uma pesquisa realizada pela 99, os gestores perdem, aproximadamente, um mês de trabalho procurando informações extraviadas.

Outros dados chamam ainda mais atenção, como o fato de os colaboradores gastarem mais de 50% do tempo procurando informações, e 5% a 15% analisando-as.

Nesse cenário, os arquivos físicos tornam-se grandes vilões, pois dificultam o armazenamento e geram a necessidade de realizar fotocópias. O fato, porém, é que ano após ano, cresce de forma significativa o número de documentos físicos que passam pelas empresas. Isso deve chamar a atenção dos gestores que precisam enxergar essa área como um ponto estratégico de seu negócio.

Qual é a importância da tecnologia na gestão documental?

Manter um arquivo físico pode representar altos custos, queda na produtividade e riscos de perda de informações. Imagine que uma perda de nota fiscal eletrônica e dos comprovantes de depósitos do FGTS, que devem ser guardados por 30 anos, pode gerar de multas significativas para a sua empresa.

Já com o uso de tecnologia e ferramentas adequadas, além da organização das informações e armazenamento adequado, a empresa ganha produtividade, reduz gastos e contribui para a otimização dos processos.

Quais os benefícios da digitalização para a produtividade dos colaboradores?

A digitalização do acervo documental da empresa representa uma redução de riscos para o negócio. A seguir, elencamos as principais vantagens dessa prática e os motivos que têm feito as empresas investirem cada vez mais nela.

1. Controle e fácil acesso às informações

Com a digitalização de documentos e migração do físico para o digital, a empresa consegue ter mais controle das informações, bem como acesso facilitado aos dados. Assim, além de eliminar o risco de perda de documentos, também é reduzido o risco de vazamento de dados.

2. Promoção da agilidade do processo de tomada de decisões

Com a possibilidade de acessar documentos e informações em poucos segundos, os gestores e responsáveis pelas tomadas de decisões ganham também agilidade na análise dos documentos. Isso permite realizar análises com mais rapidez, o que impacta diretamente na competitividade e desenvolvimento do negócio.

3. Padronização e automação de processos

Outro aspecto positivo da digitalização de documentos para a produtividade é que ele cria um ambiente onde existe padronização e automação. Assim, os colaboradores conseguem executar processos com mais facilidade, direcionando sua energia e tempo para atividades mais estratégicas.

Na prática, em vez de dedicar tempo procurando documentos extraviados ou organizando papéis, o analista pode trabalhar captando novos clientes e investindo em ações de melhoria para o negócio.

4. Direcionamento do foco dos colaboradores

Diretamente relacionado ao benefício anterior, com a digitalização e investimento em tecnologia a empresa contribui para que existam menos atividades repetitivas e mais tarefas que demandam inteligência.

Isso reflete na redução de gastos com processos repetitivos e direcionamento dos recursos financeiros para atividades mais estratégicas e voltadas para o crescimento da empresa.

Digitalize seu acervo com a Tecnoset

Ao investir em organização de documentos usando soluções digitais, a produtividade dos seus colaboradores vai sofrer um impacto positivo. Além disso, armazenar dados na nuvem aumenta a segurança da informação. Tudo acontece de forma mais rápida, dinâmica e descomplicada.

Hoje, as empresas encontram junto ao mercado diferentes opções de sistemas para o armazenamento e gestão de arquivos físicos e digitais. A Tecnoset, empresa com foco em resultado e qualidade tecnológica, oferece aos clientes o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

Essa solução permite que você ganhe produtividade. Por meio dela, é possível otimizar todo o controle de informações da sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação. Um serviço aprovado e utilizado por diversas empresas de variados portes e ramos de atuação.

Agora que você já sabe qual o impacto da organização de documentos na produtividade dos funcionários, que tal aproveitar para saber mais sobre o GED da Tecnoset? Entre em contato conosco e solicite informações!

Managed Print Services (MPS): 8 benefícios que um parceiro especializado pode trazer à sua empresa

Managed Print Services (MPS): 8 benefícios que um parceiro especializado pode trazer à sua empresa

Diversas são as companhias que se utilizam de Managed Print Services em suas rotinas administrativas. Também chamado de MPS, essa é uma forma de terceirizar o gerenciamento de impressões. Para ser a escolha de tantas organizações, a estratégia deve ter inúmeros benefícios, correto?

A realidade é exatamente essa, tendo em vista que optar pelo MPS traz vantagens aos mais diversos setores de uma empresa, desde quem compra os suprimentos até quem utiliza as impressoras, passando pelo processo logístico e as finanças corporativas.

Ficou interessado e quer saber mais sobre Managed Print Services? Confira abaixo os 8 principais benefícios dessa estratégia e como ele pode ajudar você.

Veja 8 venefícios do Managed Print Services

Como é de se imaginar, terceirizar o processo de impressão pode trazer inúmeras vantagens a uma companhia. Esses benefícios, porém, são maiores do que se espera, atingindo diversos profissionais. Para entender melhor, é possível citar 8 pontos positivos da adoção de um MPS:

  • flexibilidade;
  • gestão de tempo;
  • produtividade;
  • sustentabilidade;
  • redução de custos;
  • segurança;
  • logística;
  • manutenção.

1.Flexibilidade

Cada companhia tem suas necessidades específicas, e isso se aplica a tudo. O gerenciamento de impressões é um desses pontos, já que se adequa às demandas internas. Algumas empresas podem precisar mais desse serviço, enquanto outras apresentam menos necessidade. E o setor em que atuam pode interferir nisso.

Dessa forma, um ponto interessante ao adotar o Managed Print Services é que ele se ajustará a você. Isso significa que o cálculo de demanda será feito pela empresa terceira e, assim, você terá sempre o necessário para trabalhar. Esse parceiro proverá a você e sua equipe tudo o que for preciso, independentemente do custo e do tempo.

2.Gestão de tempo

Como qualquer outro aparelho eletrônico, uma impressora requer certos cuidados para cumprir com seu propósito. Muitas vezes, entretanto, essa atenção é distribuída a departamentos que nada tem a ver com sua utilização. Dependendo da organização, pode ser função do TI, de compras, da manutenção ou de qualquer outro.

Com isso, o que ocorre em muitas situações é que o profissional designado ao aparelho não tem conhecimento sobre ele. Esse ponto desencadeia uma rede de problemas, desde a utilização até a manutenção. Em resumo, perde-se muito mais tempo do que se tivesse um parceiro terceirizado com disponibilidade para ajudar a todo o tempo.

3.Produtividade

Seguindo a lógica do tópico acima, é possível encontrar mais um benefício do Managed Print Services. Afinal, com uma equipe terceirizada focada exclusivamente nisso e na melhor gestão de tempo, seu time poderá se dedicar ao que realmente importa. Na prática, isso significa que você pode esperar uma grande melhoria nos índices de produtividade.

Esse resultado poderá ser verificado em diversos departamentos, em especial os que têm contato constante com o equipamento. Do setor de compras, que não se preocupará mais com insumos, ao de TI, que terceirizará a manutenção. Todo o processo interno ocorrerá de forma mais fluida, representando maior produtividade à companhia.

4.Sustentabilidade

Uma grande preocupação das empresas atualmente está na sua capacidade de ser sustentável. Elas querem, mais do que parecer, realmente ser amigáveis com o meio ambiente, diminuindo a pegada de carbono — nesse caso, de impressão. E nada melhor do que um especialista no assunto para auxiliar nesse momento.

O primeiro tópico que vem à mente aqui é o desperdício, de papel ou de toners. Em ambos os cenários, porém, um MPS ajudará a diminuí-lo, já que conta com ferramentas para isso. De sistemas próprios para redução de perda a programas de descarte de materiais, inúmeras são as possibilidades de auxílio que oferecerá.

5.Redução de custos

Com tudo isso que foi dito acima, é simples entender que há também uma significativa redução de custos. O principal motivo para isso é, justamente, a troca de uma equipe inteira por um parceiro. Você investirá em uma empresa que será responsável tanto pelos equipamentos quanto pelos insumos.

Ao optar pelo Managed Print Services você já economiza no seu custo fixo mensal. Além disso, entram os tópicos listados acima, que acabam interferindo indiretamente no tema. Com mais produtividade, flexibilidade e gestão de tempo, é consequente a redução de custos que qualquer empresa apresenta.

6.Segurança

Talvez você não considere a impressão como um processo que necessite de segurança extra. Em muitos casos, realmente pode não haver essa necessidade, mas alguns requerem essa demanda. Em especial, podem ser citados os mercados de saúde e advocacia. Em empresas desse nicho, este é, sim, um tópico de extrema importância.

Dessa forma, é necessário um controle de quem imprime o que, onde e quando. O mesmo pode-se dizer sobre quem tem acesso aos documentos impressos. Por isso, um MPS apresenta ferramentas que garantem esse controle de segurança, da hora de se conectar ao dispositivo ao momento de retirar o papel.

7.Logística

Algumas situações referentes às impressoras são conhecidas apenas pelos que são responsáveis pelos equipamentos. Aos outros, resta apenas utilizar da ferramenta e reclamar quando algo dá errado. Em geral, esses pontos se referem ao abastecimento de papel e tinta, compra de insumos e toda a logística do processo.

Esses são passos de grande importância dentro do tema, mas que apresentam alta carga de dificuldade. Por isso, contar com uma assistência terceirizada garantirá que você tenha o aparelho sempre à disposição, com todos os insumos e sem se preocupar.

8.Manutenção

Por fim, um grande problema de manter o gerenciamento de impressão interno é a manutenção dos equipamentos. Em primeiro lugar, porque esse é um processo extremamente técnico e que depende de conhecimento para ocorrer da maneira correta. Qualquer erro pode desestabilizar toda a companhia.

Além disso, é preciso se lembrar que imprevistos acontecem e, normalmente, esse auxílio deve ser instantâneo. Logo, procurar um fornecedor apenas quando o problema ocorrer é um grande risco.

Contar com uma equipe preparada e a postos para essa situação é uma garantia de sucesso e rápido atendimento.

Gerencie seu parque de impressões com a Tecnoset

Como é possível perceber, contar com um bom Managed Print Services é de vital importância para qualquer companhia. Independentemente do setor de atuação ou do tamanho, essa é uma solução que apresenta benefícios a qualquer um. Essa escolha, entretanto, deve ser feita com cuidado e analisando diversos aspectos do parceiro.

Com mais de 30 anos no mercado de outsourcing de impressão, a Tecnoset é uma das maiores de seu segmento no Brasil. Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião, conversar sobre sua situação e analisar como podemos ajudar.

Qual o papel do outsourcing de impressão com as empresas em home office?

Qual o papel do outsourcing de impressão com as empresas em home office?

Muita coisa mudou nos últimos meses e o outsourcing de impressão, por conta do home office, foi uma delas. Em especial, se percebeu que diversas alterações se fizeram necessárias para adequar as empresas a essa nova realidade. Com seus colaboradores em casa, essa adaptação precisou ser rápida, estratégica e efetiva.

O que acontece, porém, é que a necessidade de impressão é contínua, independentemente da localização de sua equipe. Em casa ou no escritório, empresas ainda precisam imprimir documentos, arquivos, pedidos e comprovantes. A forma como isso ocorre, entretanto, necessitou ser revista para atender a essas novidades.

Para entender melhor toda essa situação e descobrir o papel do outsourcing de impressão no home office, confira o texto abaixo. Nele, você poderá compreender o panorama atual do mercado e os papeis dessa ferramenta em uma companhia.

O atual panorama do home office

De uma hora para outra, diversas foram as organizações que precisaram mandar seus colaboradores para casa. De forma definitiva ou não, o trabalho remoto foi aderido por grande parte da força de trabalho brasileira. Um estudo realizado pela Fundação Instituto de Administração (FIA), por exemplo, verificou que 46% das organizações adotaram essa modalidade.

Por conta disso, inúmeros processos precisaram ser adaptados para possibilitar o trabalho home office. Das reuniões, que se tornaram virtuais, ao cartão de ponto, também realizado remotamente.

Nesse contexto, um dos processos foi o de impressão, que viu nos parceiros de outsourcing uma oportunidade para se manter útil no home office. De uma forma ou de outra, afinal, a impressão de documentos continuava a ser uma necessidade. Seja para os colaboradores ou para as políticas corporativas, não era possível deixá-la de lado.

O suporte ao colaborador remoto como um desafio para as empresas

Ainda que fosse um sonho de grande parte dos profissionais, o trabalho remoto não foi tão fácil como se imaginava. Os desafios que ele trouxe surpreenderam a muitos trabalhadores já nos primeiros dias. Da dificuldade de se focar às constantes interrupções de filhos, animais de estimação e reformas nos vizinhos. A realidade não era tão linda como se mostrava.

Para diminuir esses inconvenientes e melhorar a comunicação dentro de suas equipes, organizações precisaram investir. Com isso, começaram a disponibilizar ferramentas para que seu time conseguisse manter os padrões de produtividade que apresentavam antes. Aqui, entram programas, softwares e, inclusive, aparelhos.

Um exemplo disso são as impressoras que, ainda que não obrigatórias, auxiliavam muito os profissionais. Para isso, entretanto, foi necessário contar com bons parceiros para tornar a ideia realidade. Comprar impressoras para todos os colaboradores não era possível, mas optar pelo outsourcing era bem mais acessível.

Qual a importância de um parceiro especializado em impressão nesse contexto?

Basicamente, o outsourcing é um termo que descreve a terceirização de serviços ou equipamentos que não façam parte do core business de uma companhia. Essa é uma solução bastante interessante quando se fala em impressão, podendo haver a locação de aparelhos ou mesmo a produção dos arquivos de forma remota.

Entre seus benefícios, encontram-se diversos fatores que auxiliam e muito a rotina de uma corporação. É possível citar, por exemplo, a redução de custos com insumos, a manutenção preventiva e o menor impacto ambiental. Todas essas, aliás, trazem vantagens tanto à empresa quanto a seus colaboradores.

Para isso, porém, o ideal é contar com um parceiro especializado, principalmente por conta da importância do processo. Nesse momento, é indicado fazer uma boa pesquisa sobre os possíveis fornecedores. Alguns parâmetros bons a se analisar são o conhecimento de outsourcing de impressão, sobretudo para home office, seu atendimento e os custos apresentados.

O papel do outsourcing de impressão na produtividade do colaborador remoto

No modelo de trabalho home office, o outsourcing de impressão pode ser utilizado de diversas maneiras. Dependendo da necessidade, é possível alocar uma impressora junto ao profissional em sua casa. Outra possibilidade é realizar a impressão remota, que diminui os custos e deixa todo o trabalho mais simples, rápido e igualmente efetivo.

Em ambos os casos, no entanto, você poderá observar um grande aumento na produtividade de sua equipe. Isso se dá, principalmente, por conta do tempo que deixarão de gastar procurando maneiras de imprimir documentos. Nem todos eles, afinal, possuem uma impressora em casa e, quando sim, não necessariamente é um aparelho de boa qualidade.

Com isso, é possível entender que o processo é extremamente benéfico para a organização e seus colaboradores. Enquanto o primeiro vê seu time com todas as ferramentas necessárias para seu trabalho, o segundo se beneficia por se sentir valorizado e poder focar nas tarefas realmente necessárias.

Conheça as soluções da Tecnoset para o home office da sua empresa

Como é possível perceber, o serviço de outsourcing de impressão pode facilitar muito o trabalho home office. Mais do que isso, essa é uma solução que possibilita que a empresa mantenha sua produtividade e continue atingindo suas metas, sem preocupações ou novos investimentos.

Com mais de 30 anos no mercado, a Tecnoset é uma das maiores empresas de seu segmento no Brasil. Por meio dessa expertise, desenvolveu soluções especiais para seus problemas, o que inclui o outsourcing de impressão. Mais do que isso, também apresenta diversos serviços para essa nova realidade profissional que é o trabalho home office.

Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos. Sem dúvidas, é o parceiro ideal para seu negócio, agora e no futuro.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião e conversar sobre sua situação e como podemos lhe ajudar.

7 desafios da gestão documental que toda organização precisa superar

7 desafios da gestão documental que toda organização precisa superar

A gestão documental é o processo por meio do qual as empresas organizam informações, visando ter mais segurança e agilidade no acesso a dados do negócio.

Quando bem estruturada, ela traz mais facilidade para acessar informações, facilidade de criação, revisão e arquivamento, maior controle de acesso e distribuição, controle na validade e segurança para acessar os dados.

Embora a gestão documental seja imprescindível para as empresas, existem inúmeros desafios a serem superados, especialmente no caso de negócios que optam pelo arquivamento físico de dados.

Neste artigo, você vai conhecer 7 deles que, provavelmente, fazem parte da rotina do seu negócio, além de dicas de como superá-los. Confira!

1. Segurança da informação

O acervo de documentos da empresa reúne uma série de informações importantes e estratégicas sobre o negócio. Além disso, traz dados de terceiros, como clientes e parceiros comerciais.

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a preocupação com a segurança da informação se tornou um tema ainda mais relevante dentro das empresas.

Para as organizações que ainda mantêm controle de arquivamento físico de documentos, esse é um dos grandes desafios para o momento. Afinal, como manter a segurança da informação se o gestor não tem o controle total de quem acessa os documentos?

Ao final deste conteúdo, você vai descobrir como as empresas podem garantir a segurança da informação usando soluções digitais.

2. Deterioração de documentos físicos

Outro desafio que faz parte da rotina dos negócios que optam pelo arquivamento físico é a deterioração dos papéis. Sabemos que os documentos impressos demandam muito cuidado no manuseio e armazenamento, e que boas práticas garantem maior durabilidade nesse sentido.

Questões como o material das pastas e a umidade do ambiente onde os documentos estão armazenados também impactam em sua vida útil. Portanto, para empresas que desejam permanecer com arquivos físicos, é fundamental elaborar um plano de ação que garanta a adoção de práticas de cuidado e que tragam maior durabilidade ao acervo.

3. Espaço Físico

Em um primeiro momento, um arquivo e algumas pastas são suficientes para organizar os documentos da empresa. Entretanto, em pouco tempo o volume de informações aumenta de forma exponencial e o gestor pode se deparar com falta de espaço físico.

Infelizmente, esse é um desafio da gestão documental enfrentado por quem opta pelo armazenamento tradicional, e não há muito o que fazer. Via de regra, a empresa que deseja continuar com o arquivamento físico precisa fazer a locação ou aquisição de um espaço maior e contratar novos colaboradores.

4. Risco de extravio

Documentos físicos correm o risco de extravio e, em alguns casos, isso acontece de forma definitiva, podendo trazer problemas sérios para a empresa.

Por exemplo, a perda de documentos fiscais, como NFs e comprovante de recolhimento do INSS, que precisam ser guardados por 30 anos, pode representar a penalização da empresa e o pagamento de multas.

A solução seria fazer cópias de segurança ou investir na digitalização completa de todo o acervo documental da empresa.

5. Ausência de padronização

Outro aspecto relacionado à gestão documental que se mostra como um desafio para as empresas é a ausência de padronização. Organizar documentos demanda a criação de um sistema de categorização que leve em consideração o tipo de documento, os setores envolvidos no seu manuseio, os prazos relacionados a ele (como a validade de contratos), entre outros.

Estabelecer regras de padronização é um passo importante, que pode ser aplicado tanto na modalidade de arquivamento físico quanto no digital. No caso do arquivamento digital, o processo se torna muito mais simples e intuitivo.

6. Gestão de tempo

A gestão documental demanda tempo, especialmente na modalidade de arquivamento físico. Além de criar processos, organizar, categorizar e manter o arquivo em segurança, a empresa precisa encontrar pessoal qualificado, com tempo disponível para trabalhar no manuseio e manutenção desses documentos.

O desafio do uso significativo do tempo só pode ser solucionado com a utilização de sistemas tecnológicos, que adotam a automação e soluções que trazem agilidade para a rotina do negócio.

Ainda vale ressaltar que a gestão de documentos físicos impacta diretamente na produtividade das equipes. Em outras palavras, o armazenamento tradicional afeta o trabalho, porque demanda mais tempo dos colaboradores na execução de atividades que poderiam ser, facilmente, substituídas por uma solução tecnológica.

7. Tecnologia na gestão documental

Todos os desafios mencionados ao longo deste artigo se encontram neste ponto comum. A tecnologia tem sido uma das grandes aliadas das empresas não só na gestão documental, como na execução de inúmeras tarefas.

Migrar do físico para o digital quando o assunto é gestão de documentos representa uma mudança significativa para qualquer negócio, contribuindo para a redução de custos, aumento da produtividade, aumento da segurança jurídica, desenvolvimento de processos, melhora na qualidade da gestão do tempo, redução do risco de extravios e perdas, entre outros.

É possível encontrar no mercado diferentes opções de sistemas para a gestão documental de arquivos físicos e digitais. A Tecnoset oferece aos seus clientes o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

O GED permite superar os principais desafios da gestão documental. Por meio dele, é possível realizar todo o controle de documentos da sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação.

Você quer aproveitar a oportunidade para melhorar o desempenho da sua empresa na gestão documental? Então, entre em contato conosco e solicite informações sobre o GED da Tecnoset!

4 benefícios de imprimir o DANFE em formato de etiqueta

4 benefícios de imprimir o DANFE em formato de etiqueta

A emissão do DANFE é um processo custoso para os e-commerces. Além de investir em uma equipe para realizar o trabalho, é preciso imprimir o papel, dobrá-lo, inseri-lo na bolsa plástica (envelope canguru) e fixar na caixa ou embalagem. Esse trabalho manual é oneroso e consome um tempo valioso da expedição.

A boa notícia é que o DANFE Simplificado transforma radicalmente esse processo. Essa solução da Tecnoset permite emitir o documento em qualquer tipo de papel, inclusive em etiquetas. Na prática, isso gera uma verdadeira revolução no despacho de pedidos.

Se quer entender melhor os impactos dessa tecnologia, confira a seguir os principais benefícios do DANFE em formato de etiqueta e veja como implementá-lo!

1. Redução do desperdício

A impressão do DANFE tradicional exige um gasto maior com folhas de papel e plástico. O documento precisa ser preenchido, impresso, dobrado, inserido no envelope canguru e anexado a cada um dos produtos enviados.

Além do processo burocrático, são materiais que, provavelmente, vão direto para o lixo quando o produto for entregue ao cliente. Nesse sentido, o DANFE em formato de etiqueta traz alguns benefícios que tornam a empresa mais sustentável.

Para começar, ele permite redimensionar o tamanho do documento. Desenvolvido em conformidade com todos os critérios legais de emissão, o DANFE Simplificado permite gerar um documento menor, que mantém todas as informações obrigatórias em um espaço reduzido.

É possível ainda imprimir um QR Code para acessar as informações por meio de um leitor. Somado a isso, a impressão em etiqueta agiliza a colagem e reduz o uso de materiais descartáveis, como o papel e o plástico do envelope canguru.

2. Mais sustentabilidade para a empresa

A redução do desperdício ajuda sua empresa a desenvolver uma cultura mais sustentável nos processos operacionais. Essa é uma demanda importante do mundo atual, já que a sociedade como um todo busca estratégias para atuar de maneira mais responsável em relação ao impacto ambiental das suas atividades.

Para complementar, o próprio mercado já entendeu que essa é uma demanda essencial — e a valorização das empresas sustentáveis é visível. Não à toa que cada vez mais organizações procuram fazer negócios dando preferência a parceiros comerciais que assumem a sustentabilidade como um dos seus valores.

Podemos fazer um paralelo com a segurança dos dados no mundo digital. De maneira similar, a sustentabilidade é algo que não pode acabar na própria empresa. Quem quer reduzir emissões de carbono ou o desperdício, procura fornecedores, prestadores de serviço e parceiros em geral que assumam a mesma postura.

3. Mais automação na logística

A emissão do DANFE não exige apenas recursos materiais, mas pessoas responsáveis por esse procedimento. Quanto maior o volume de vendas do seu e-commerce, maior a quantidade de colaboradores que você precisa para, simplesmente, emitir o documento e anexá-lo às mercadorias.

No modelo tradicional, o processo é extremamente repetitivo — o que consome tempo e traz uma série de riscos. Preencher, imprimir, dobrar, inserir no envelope e anexar ao produto não faz mais sentido, a partir do momento em que a empresa pode emitir automaticamente o DANFE em uma etiqueta e colá-lo na caixa.

Logo, o tempo do processo é reduzido e você evita o risco de erros no preenchimento ou mesmo a inserção do DANFE na mercadoria errada — algo que traria custos ainda maiores e um prejuízo para a reputação da empresa, caso o produto seja enviado para o endereço errado. Resumidamente, o processo se torna mais ágil e você previne falhas humanas.

4. Redução de custos

Toda mudança estratégica ou operacional em uma empresa exige uma análise do seu impacto financeiro. No caso do DANFE Simplificado, o cenário é positivo: com menos papel impresso e um processo mais ágil, o e-commerce pode reduzir custos não só com insumos, mas com funcionários.

A folha salarial é um dos maiores custos para as empresas. Com essa tecnologia trabalhando em seu favor, você pode reduzir o número de colaboradores focados na emissão do DANFE e realocar essas pessoas para outras atividades mais essenciais.

Nesse sentido, um estudo da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) é bastante revelador. Segundo os dados, o tempo gasto com a burocracia do uso de papel impresso pode comprometer até 9% do faturamento da empresa.

Tendo isso em mente, veja a seguir o que você pode fazer para ter acesso a essa tecnologia e aos benefícios que ela traz.

Como adotar o DANFE Simplificado no seu e-commerce

O uso do DANFE Simplificado exige a adoção de impressoras especializadas no lugar das tradicionais. Além da impressão em papel, esses equipamentos devem ser capazes de imprimir etiquetas e outros materiais. São as chamadas impressoras térmicas.

A boa notícia é que você não precisa investir na compra de um novo parque de equipamentos. Um parceiro de outsourcing pode oferecer a infraestrutura que você precisa e, de quebra, abastecer periodicamente os insumos que sua empresa utiliza para a emissão do DANFE, seja em papel, seja em etiquetas.

A Tecnoset, por exemplo, oferece um outsourcing completo. Além das impressoras, são fornecidos o insumo, a manutenção periódica necessária e o suporte para implementação e atualização dos equipamentos.

Na prática, você conta com a expertise de quem mais entende do assunto para implementar o DANFE Simplificado sem complicações. Suas equipes aprendem a utilizar o sistema com especialistas e podem mudar sua rotina operacional em pouco tempo.

São benefícios que só o DANFE Etiqueta tem a oferecer. Como mostramos aqui, é uma tecnologia que promove a sustentabilidade no e-commerce, além de agilizar processos, reduzir a burocracia e eliminar custos. Então, coloque o DANFE Simplificado para trabalhar a seu favor agora mesmo!

Entre em contato conosco e saiba mais!

Impressão Remota: 8 motivos pelos quais sua empresa deve optar por essa estratégia

Impressão Remota: 8 motivos pelos quais sua empresa deve optar por essa estratégia

Muitas empresas já estão investindo na impressão remota a fim de modernizar sua estrutura. Isso mostra que mesmo com as mudanças tecnológicas dos últimos anos, imprimir documentos ainda é necessário. Mesmo que suas versões digitais tenham ganhado espaço, o físico continua existindo.

Para isso acontecer, entretanto, é preciso que esse processo também receba uma atualização. Com tantas novas ferramentas, afinal, não seria esse o setor que permaneceria igual ao que se via antigamente. E a principal renovação para isso é, justamente, sua realização de forma remota.

Ficou interessado e quer saber mais sobre a impressão remota? Confira abaixo as principais vantagens dessa estratégia para sua empresa.

Quando a impressão remota é útil para as empresas?

Em alguns casos, pode-se imaginar que a impressão remota é apenas uma forma de tornar uma atividade mais simples. Mais do que isso, alguns podem pensar que é um símbolo de preguiça dos colaboradores. A verdade, porém, é bastante diferente disso, ocorrendo situações em que essa solução é extremamente indicada.

Alguns exemplos para isso são:

  • Impressão de pedidos: Em empresas com mais de uma planta, se faz possível imprimir um pedido em outro local. Assim, se agiliza o processo e o torna mais produtivo e efetivo.
  • Serviços de nuvem: Diversas organizações já aderiram à computação em nuvem. Com isso, podem precisar imprimir um arquivo que venha dela, podendo fazê-lo da maneira remota.

8 benefícios da impressão remota

Além das situações especiais citadas acima, qualquer empresa pode se beneficiar da impressão remota. Para entender isso, basta conferir 8 das principais vantagens que a adoção dessa tecnologia traz a uma organização. São elas:

  • Segurança;
  • Rastreabilidade;
  • Experiência do usuário;
  • Treinamento da equipe;
  • Redução de custos;
  • Manutenção;
  • Qualidade;
  • Acesso remoto.

1 – Segurança

Ainda que muitos pensem que não, a impressão remota pode trazer mais segurança a grandes empresas. A explicação para isso é a forma como é feita a autenticação dos dados antes do comando. Assim, apenas pessoas autorizadas conseguem acesso à plataforma.

Isso garante que o sistema não seja atacado por usuários indesejados, algo que impressoras comuns estão suscetíveis. Todos os dados podem, também, ser criptografados, a fim de deixar esse acesso ainda mais restrito e seguro.

2 – Rastreabilidade

Outro ponto que garante a segurança desse novo meio de impressão é sua alta capacidade de rastreabilidade. É possível, por exemplo, saber o que foi impresso, quando, onde e por quem. Controlar as atividades de sua equipe se torna muito mais simples.

Além disso, essa é também uma maneira de economizar na rotina da empresa. Afinal, com um maior controle, se torna mais fácil entender de onde vem os custos, em especial com suprimentos.

3 – Experiência do usuário

Mesmo trazendo diversas vantagens e novas tecnologias, a impressão remota apresenta a mesma experiência que a comum. Na prática, isso significa que sua equipe não terá problemas para se adequar a essa nova realidade.

Pelo contrário, o trabalho será extremamente parecido com o que já estavam acostumados. Com isso, há também um benefício indireto, o qual será explicado em seguida, mas merece bastante destaque.

4 – Treinamento da equipe

É comum encontrar executivos que se recusam a implementar novas tecnologias em suas empresas. Em geral, os motivos para isso estão no medo do desconhecido, a falta de conhecimento e a limitação orçamentária.

Fora tudo isso, há uma preocupação constante com o treinamento da equipe. Assim, o investimento — de tempo e dinheiro — se torna consideravelmente menor.

5 – Redução de custos

Também é preciso destacar a redução de custos gerada ao implementar tecnologias mais novas. No caso da impressão remota, essa economia vem, principalmente, de não se precisar mais investir em equipamentos e suprimentos.

Além desses pontos, outro que também apresenta vantagens é a manutenção. Aqui, foca-se nos custos, tanto para arrumar os aparelhos quanto de tempo de disponibilidade.

6 – Manutenção

Não somente os valores gastos são importantes quando o assunto é a manutenção das impressoras. Como explicado acima, há uma considerável perda de tempo ao ficar sem o aparelho por minutos, horas ou dias. Somente aqui, é possível atrapalhar diversos processos da companhia.

Além disso, muitas vezes a manutenção é feita internamente, sem garantir uma correta execução. Ao optar pela impressão remota, porém, há uma certeza de serviços bem-feitos, visto que essa é a especialidade da empresa contratada.

7 – Qualidade

Diversas são as companhias que oferecem impressoras pessoais para seu time utilizar. Ainda que apresentem padrão bom para o uso diário, elas não são preparadas para o uso contínuo. Mais do que isso, podem falhar quando se faz necessária uma impressão de extrema qualidade.

Assim, investir na modalidade remota da impressão possibilita que sua empresa apresente documentos mais corretos. Além de garantir o respaldo para a companhia, essa também é uma maneira de agilizar a rotina e evitar retrabalho.

8 – Acesso remoto

Como é de se esperar, o acesso de qualquer local é uma das maiores vantagens da impressão remota. Em um mundo globalizado como o de hoje, esse é um grande diferencial para a empresa e seu time. Foram as atualizações como um todo que, aliás, permitiram esse benefício.

Atualmente, qualquer pessoa possui um aparelho celular ao seu lado. Se não for um desses, pode ser um tablet ou notebook com acesso à internet. Em qualquer um dos casos, você terá condições de acessar o sistema e imprimir documentos.

Como adotar a impressão remota em sua empresa

Com tantos benefícios, é natural que as companhias busquem cada vez mais pela impressão remota. Essa é uma estratégia interessante e que pode render muitos frutos à organização. Para isso, o indicado é contar com o parceiro ideal – que permitirá que você aproveite de todas essas vantagens.

Com mais de 30 anos no mercado de outsourcing de impressão, a Tecnoset é uma das maiores empresas desse segmento no Brasil. Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião e conversar sobre sua situação e como podemos lhe ajudar.

Entenda os principais custos de manter o arquivo físico

Entenda os principais custos de manter o arquivo físico

Ainda é comum encontrar empresas que mantêm seus documentos organizados em arquivos físicos. Embora a prática seja comum em diversas organizações, esse tipo de método pode causar prejuízos para o negócio, principalmente hoje, que a tecnologia já oferece alternativas mais dinâmicas e seguras.

Neste artigo, você vai conhecer os principais custos para manter um arquivo físico, além de descobrir as vantagens que o digital pode trazer na gestão e rotina da sua empresa. Acompanhe!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma metodologia que visa orientar as práticas de arquivamento de contratos, comprovantes, recibos e papéis em geral. Quando feita de forma adequada, facilita a realização de consultas, otimiza as atividades e traz mais segurança para as operações.

Dessa forma, organizar, padronizar e otimizar é sinônimo de eficiência e vai ajudar na economia de tempo, evitar perdas e extravios e manter o ambiente de trabalho mais produtivo.

Quais são os principais custos para manutenção de um arquivo físico?

A dúvida de muitos gestores está na operacionalização dessa gestão: afinal, será que vale a pena manter um arquivo físico ou é melhor migrar para o digital? A seguir, você acompanha os principais custos relacionados à manutenção de um arquivo físico.

Operacional

Com o passar do tempo, é normal que o arquivo físico fique muito grande e, com isso, a empresa tenha de direcionar mais funcionários para atuar nas tarefas de organização e manutenção das informações.

Sabemos que arquivar documentos deve ser uma prática feita com critério, classificando e adotando processos específicos. No caso do arquivo físico, isso demanda mais trabalho, o que, consequentemente, impacta no custo operacional da empresa. Ou seja, há necessidade de prever custos com recursos humanos.

Espaço Físico

Para guardar os documentos, não basta ter algumas pastas e armários. A demanda por espaço faz parte do dia a dia de quem opta pelos arquivamentos físicos.

Com o passar do tempo e com o crescimento da empresa, o espaço onde os documentos estão alocados  se torna pequeno e o processo de guarda fica cada vez mais complexo.

Aqui, há apenas duas saídas: a empresa aumentar o espaço físico, o que demanda investimentos e aumento nos custos de uma forma geral, ou investir em outra técnica de gestão de documentos, como a digital.

Gestão do tempo e morosidade dos processos

Outro custo importante e que, muitas vezes, passa despercebido, é aquele relacionado ao uso do tempo.

Sempre que é necessário consultar as informações mantidas em arquivos físicos, há uma perda maior de tempo em razão da morosidade dos processos. Esse tempo desperdiçado representa um custo, além de impactar no andamento dos projetos e no processo de tomada de decisões.

Inclusive, quando os documentos físicos da empresa são organizados e manuseados por várias pessoas, pode causar desorganização e até perda de informações.

Extravio de documentos

Alguns documentos são especialmente importantes para a empresa, como o caso dos documentos trabalhistas, fiscais, contábeis e previdenciários. Não à toa, a legislação traz regras específicas relacionadas ao prazo de arquivamento deles.

Porém, ao manter esses documentos importantes apenas em arquivos físicos há dois riscos: danificar ou perder completamente as informações.

O custo relacionado à essa falha pode ser muito alto, principalmente se a empresa não tiver cópias de segurança. Fora os aspectos legais, que podem gerar multas e outras penalidades, a organização corre o risco de perder negócios ou ainda enfrentar problemas em auditorias.

Conformidade e auditoria

A Lei Geral de Proteção de Dados estabeleceu diretrizes rigorosas relacionadas à coleta, arquivamento e uso de dados. Hoje, as políticas de governança e a prática de conformidade e auditoria demandam dos gestores a necessidade de manter as informações devidamente arquivadas e com total segurança.

O descumprimento à LGPD pode causar prejuízos financeiros e operacionais significativos para as empresas. Por isso, investir em boas práticas de gestão e manuseio de informações é fundamental.

Qual a importância de digitalizar o acervo documental?

A digitalização do acervo documental representa um aumento de competitividade no mercado. Cientes disso, elencamos as principais vantagens dessa prática e os motivos que têm feito as empresas investirem cada vez mais no digital:

  • facilita e agiliza a captura e acesso a documentos por meio de um método de busca digital;
  • ajuda na conservação das informações, reduzindo o acúmulo de papéis;
  • reduz custos com conservação e manutenção de documentos físicos;
  • aumenta a segurança da guarda das informações e reduz o risco de perda de documentos;
  • auxilia na organização dos documentos, que podem ser ordenados por categorias, temas, data de expedição, entre outros;
  • favorece a realização de pesquisas de forma prática, otimizando os processos e contribuindo para a gestão adequada do tempo.

Ao armazenar os documentos em uma nuvem, o risco de perda de informações é mínimo. Além disso, qualquer pessoa devidamente autorizada que precisar de alguma informação poderá acessá-la sem a necessidade de solicitar a terceiros e aguardar retornos. Tudo acontece de forma rápida, simples e dinâmica.

Esse aspecto também é positivo porque facilita para a empresa o processo de monitoramento de acesso dos colaboradores a cada documento.

Atualmente, o mercado oferece diferentes alternativas de sistemas para o armazenamento e gestão documental de arquivos físicos e digitais. Na Tecnoset, você encontra o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

Por meio dele é possível realizar todo o controle de documentos na sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação. Um serviço aprovado e utilizado por inúmeras empresas de diferentes portes e ramos de atuação.

Agora que você já sabe quais são os principais custos de manter o arquivo físico, que tal aproveitar para saber mais sobre o GED da Tecnoset? Confira aqui um artigo especial sobre o assunto!

 

5 considerações que sua empresa deve fazer antes de contratar um software GED

5 considerações que sua empresa deve fazer antes de contratar um software GED

Uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos é parte fundamental da estratégia de digitalização da informação. Em tempos de transformação digital, não há mais espaço para técnicas obsoletas de armazenamento nem para o uso de grandes arquivos de papel impresso. Porém, é preciso estar atento ao contratar um software GED.

Considerando a importância do bom desempenho dessa ferramenta, é importante observar alguns fatores na hora de escolher a melhor solução disponível no mercado. Pensando nisso, criamos este artigo com algumas considerações que sua empresa deve fazer antes de contratar a plataforma.

Confira!

1. Busque um software GED que atenda às suas demandas

Existem diversas ferramentas à disposição no mercado, cada uma com suas particularidades. Contudo, um erro comum entre gestores é procurar uma solução sofisticada, tomando como base simplesmente o preço alto ou a quantidade de funções que ela oferece.

A dica é: assuma como primeiro passo a identificação das demandas da sua empresa. Afinal, o que exatamente você precisa e o que o software oferece? Com base na resposta, você pode avaliar as funcionalidades de cada ferramenta e selecionar aquela que é mais adequada para o contexto da sua empresa.

Já parou para pensar, por exemplo, que você pode precisar digitalizar todos os documentos impressos que têm hoje? Então, um fornecedor que ofereça suporte e colabore com a digitalização pode ser um grande diferencial.

Além disso, temos a questão da gestão do ciclo de vida dos documentos, algo fundamental para fazer o descarte adequado. Isso envolve controlar a temporalidade documental — e existe uma tabela para isso, a TTD. Vale a pena verificar, então, se o software que você está sondando oferece essa funcionalidade.

2. Valorize a facilidade de uso

Uma boa ferramenta deve ser intuitiva e fácil de usar. Isso significa que os colaboradores não precisarão de muito tempo e treinamento para aprender a manuseá-la. No dia a dia da empresa, isso faz toda a diferença.

Quanto mais fácil for o uso, mais rapidamente a gestão de documentos será totalmente centralizada no software. Isso traz consigo alguns benefícios, como a própria eliminação do uso de papel impresso.

Além de agilizar os processos do dia a dia, ajudando a reduzir custos. Se inicialmente isso parece pouca coisa, é interessante observar que algumas empresas conseguiram reduzir até 40% do seu custo operacional com a eliminação total do uso de papel impresso.

3. Verifique o nível de acessibilidade

A transformação digital e os avanços tecnológicos estão em ritmo acelerado, enquanto a rotina dos colaboradores é cada vez mais dinâmica, com atividades descentralizadas. Isso significa que não há razão para exigir que um gestor esteja necessariamente no prédio da empresa para acessar um documento.

Nesse sentido, um diferencial importante de um bom software GED é a acessibilidade — ou seja, sua capacidade de permitir que os usuários acessem o documento de qualquer lugar. Para isso, basta uma conexão à internet e um controle de acesso (login e senha).

O nível de agilidade e eficiência da empresa é levado a outro patamar quando a aprovação de uma solicitação não depende, por exemplo, da entrega de um documento em mãos. Se o gestor está viajando ou em casa, basta que ele acesse o software pelo notebook ou smartphone para checar uma informação.

Entretanto, isso nos leva a uma outra questão essencial – a segurança.

4. Não abra mão da segurança

Não basta simplesmente armazenar os dados. O software GED deve garantir que isso seja feito com segurança, sem expor as informações da empresa, dos seus clientes e parceiros comerciais. Além disso, a plataforma deve estar protegida contra tentativas de invasão e vazamentos em geral.

Isso se torna um assunto ainda mais delicado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que já entrou em vigor. Se não quer ter dores de cabeça e garantir a segurança, podemos citar três critérios a serem verificados na hora da contratação:

  • Controle de acesso — o software deve oferecer a opção de acesso protegido por login e senha;
  • Backup de segurança — trata-se de uma cópia dos dados mantida para evitar a perda dos documentos;
  • Atualizações — o fornecedor deve oferecer atualizações periódicas, nas quais eventuais problemas são corrigidos e o software é aperfeiçoado.

São três bons sinais de que aquela ferramenta traz o nível de confiabilidade que você precisa.

5. Cheque a reputação do fornecedor

Contratar um software desse tipo de um desenvolvedor inexperiente e com pouca capacidade operacional pode ser um erro. É preciso garantir que a solução digital não deixará sua empresa na mão quando você mais precisar. Então, faça uma pesquisa sobre a reputação da empresa e a satisfação de quem já utiliza seus produtos.

Digitalize seu acervo com a solução da Tecnoset

Uma boa solução GED deve combinar esses critérios mencionados acima, sobretudo considerando a segurança da informação. Nesse sentido, o software da Tecnoset é um aliado poderoso para quem busca otimização de processos e digitalização total dos documentos.

Os diferenciais podem ser notados já na contratação. Ao solicitar o software, sua empresa recebe os equipamentos e o suporte necessário para realizar a digitalização dos documentos conforme manda a legislação.

Esse ponto é crucial, pois não basta escanear papéis e salvar as informações em arquivos de formatos variados. É preciso seguir as normas estabelecidas pelo governo. Assim, a solução da Tecnoset já sai na frente ao estar em conformidade com o Decreto 10.278/2020, do Governo Federal, que regulamenta a questão.

A digitalização vem aos poucos tornando-se indispensável para qualquer empresa que almeja ter eficiência operacional e reduzir custos. Contudo, ela só funciona bem quando feita corretamente, seguindo as orientações legais e tomando os devidos cuidados com a segurança dos dados.

Então, se você busca um software GED que atenda às demandas da sua organização, considere esses 5 fatores antes da contratação. Em pouco tempo, você coloca essa tecnologia para trabalhar a seu favor e desburocratiza os processos da sua empresa!

Gostou do artigo? Então fale agora mesmo com um de nossos especialistas!

 

O que muda com o decreto 10278 para digitalização de documentos?

O que muda com o decreto 10278 para digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é fundamental para desburocratizar os processos de uma empresa, agilizar suas atividades e reduzir custos. Contudo, é preciso ter alguns cuidados com a segurança da informação e outros aspectos legais. Isso fica mais claro quando observamos as demandas do Decreto 10.278.

Publicado em março de 2020 pelo Governo Federal, ele dita as regras de validade, uso e armazenamento. Ainda assim, é natural ter algumas dúvidas sobre o assunto — e para ter sucesso na gestão de documentos, é importante saná-las.

Neste artigo especial sobre o tema, você encontra tudo o que precisa saber sobre o decreto. Então, vamos começar pelo histórico dessa questão!

Qual era a validade dos documentos digitalizados?

A tecnologia evolui em ritmo cada vez mais acelerado — e a transformação digital é prova disso. Um marco importante desse avanço foi a adoção em massa do uso de computadores nas empresas. Posteriormente, isso levou ao início da digitalização de arquivos.

Ainda assim, o assunto não é tão recente quanto parece: já em 1995 a discussão ocorria no ambiente político, e em 1996 foi criado o Projeto de Lei do Senado nº 22 para lidar com a questão. O foco era, na maior parte, os microfilmes, populares desde o final da década de 1960.

Um avanço considerável foi alcançado com o Projeto de Lei 3.173 de 1997, que passou a validar documentos gerados em ambiente virtual, não apenas os arquivos impressos que eram digitalizados. Outros PLs foram implementados para solucionar questões específicas, como o comércio eletrônico e a assinatura digital.

Os dois marcos fundamentais lançados posteriormente são:

  • A Medida Provisória 2200-2 de 2001, que instituiu a infraestrutura de chaves públicas de segurança digital do país (ICP-Brasil);
  • A Lei 12.682 de 2012, que equiparou a validade de documentos físicos e digitais.

O problema, entretanto, é que a Lei 12.682 foi aprovada com vetos em artigos que permitiriam o descarte dos documentos físicos.

Qual o objetivo do Decreto 10.278?

Para dar um desfecho mais sólido a esse movimento que vinha ocorrendo por décadas, o Decreto 10.278 foi pensado visando a garantir que o papel pudesse ser descartado. Além disso, ele atualiza algumas questões pontuais para que a validade de documentos físicos e digitais seja absolutamente a mesma.

Resumidamente, podemos destacar alguns objetivos principais do decreto. O primeiro é dar base jurídica para o uso do meio eletrônico em um leque mais amplo de atividades, facilitando a vida da maioria das organizações e empresas. O outro seria otimizar a gestão de documentos.

Isso acontece porque, graças à tecnologia, tornou-se muito mais fácil gerenciar, acessar, visualizar e preservar documentos. De fato, o ambiente digital traz uma série de benefícios que só poderiam ser de fato aproveitados com um dispositivo legal que legitimasse sua utilização.

O que é preciso para digitalizar documentos de acordo com o novo decreto?

Conforme consta no Artigo 2º do Decreto 10.278, as regras se aplicam a qualquer documento produzido por:

  • “pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares”; e
  • “por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.”.

Como mencionamos, já existia uma legislação para lidar com documentos gerados diretamente em formato digital. Logo, as regras não se aplicam a esses casos.

O decreto estabelece ainda, no seu Artigo 4º, que o documento digitalizado só tem a mesma validade do impresso se os procedimentos e tecnologias usados na digitalização garantirem:

  • “a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado”;
  • “a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados”;
  • “o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado”;
  • “a confidencialidade, quando aplicável”; e
  • “a interoperabilidade entre sistemas informatizados”.

Vale destacar que a validade só ocorre se o documento:

  • for “assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados”;
  • “seguir os padrões técnicos mínimos previstos”; e
  • “conter, no mínimo, os metadados especificados”.

Há ainda algumas regras que dizem respeito ao final da vida útil do documento.

O descarte é permitido após a digitalização?

Os documentos podem ser descartados ao final da vida útil, exceto aqueles que possuem valor histórico para a organização ou outra parte envolvida. Isso também se aplica à versão impressa, que pode ser descartada após a digitalização, desde que tenham sido observadas todas as regras para garantir a validade da versão digital — com a mesma ressalva sobre documentos com valor histórico.

Como digitalizar seu acervo de maneira segura?

Após seguir as diretrizes do decreto 10.278 para planejar a digitalização, é importante estabelecer um sistema de segurança confiável para proteger os documentos. Afinal, a LGPD tornou ainda mais rigorosa a fiscalização sobre essa questão, assim como as punições — sejam advertências ou multas — para o uso incorreto e vazamento dos dados.

De modo geral, todo o processo só é benéfico quando feito da maneira correta. Por isso, se quer tranquilidade na digitalização de documentos, vale a pena implementar a solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Tecnoset.

Ao contratar o software, você já recebe todos os equipamentos que precisa para fazer a digitalização. A Tecnoset ainda oferece o suporte necessário para que o processo seja realizado dentro das normas legais, além de tirar as dúvidas das suas equipes no que diz respeito ao uso da plataforma.

Por fim, vale destacar a facilidade de uso do software e o nível de segurança que ele oferece. Por meio de um sistema de backup próprio, a solução de GED da Tecnoset permite que você mantenha salvo uma cópia dos documentos.

Com a redução do uso de papel impresso, algumas empresas conseguiram reduzir em até 40% seu custo operacional. Vale a pena investir nessa inovação tecnológica para impulsionar a transformação digital na sua empresa.

O Decreto 10.278 veio para estabelecer diretrizes mais claras quanto ao uso de documentos digitais. Então, adote uma solução tecnológica para tirar proveito desses benefícios e ajude a desburocratizar as atividades das suas equipes!

Se gostou da ideia, fale com um de nossos especialistas e saiba mais!

temporalidade documental

Como automatizar os processos de temporalidade documental?

A gestão de documentos tem um impacto significativo no desempenho da empresa. Quando feita com eficiência, ela melhora a segurança da informação e promove a desburocratização dos processos. Ainda assim, lidar com a temporalidade documental pode ser um desafio.

Afinal, como gerenciar corretamente o ciclo de vida e o descarte de documentos? Criamos este artigo especial para responder a essas e outras perguntas sobre o tema.

Confira!

O que é descarte documental?

O descarte documental marca o fim do ciclo de vida de um documento: é o momento no qual ele é, de alguma forma, eliminado. O impacto que isso tem na gestão é grande. Isso porque, ao mesmo tempo que é preciso respeitar o tempo necessário de armazenamento, o descarte reduz o volume de materiais e os custos de manutenção.

Dois fatores principais definem o momento certo do descarte. O primeiro é a utilidade do documento e o segundo é o tempo determinado por lei. Assim, não basta simplesmente decidir que algo não será mais usado, se a legislação exige o armazenamento por mais tempo.

Além disso, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrando em vigor, essa questão se tornou ainda mais importante. É preciso estar atento para entender o que pode ser armazenado e como isso deve ser feito, além de respeitar os critérios para manter ou descartar documentos.

Tenha em mente que os prazos variam, conforme detalharemos a seguir.

Qual o prazo de guarda dos documentos empresariais?

Em geral, os documentos precisam ser mantidos pela empresa por um prazo de pelo menos 5 anos. Contudo, esse tempo varia de acordo com cada caso. A depender das informações e da finalidade de cada item, esse período pode ser mais curto ou mais longo.

Como identificar, então, o tempo adequado de guarda dos documentos? Em teoria, é preciso entender exatamente qual a regra para cada caso. Na prática, uma dica bem mais simples pode tornar sua vida mais fácil: faça uma tabela de temporalidade documental (TTD).

Estamos falando de um mecanismo de controle da guarda de documentos que se baseia nos períodos que vão da emissão até o descarte. Cada item será inserido na tabela de acordo com alguns critérios. Um deles é a frequência de uso, que se divide conforme detalhado a seguir:

  • Documentos correntes — aqueles que são consultados diária ou semanalmente;
  • Documentos intermediários — os menos consultados e que se encontram perto da fase de descarte;
  • Documentos permanentes — aqueles que podem até não ser tão utilizados, mas têm valor e não podem ser descartados.

Veja que esse critério diz respeito à importância do documento para o funcionamento da empresa. Outra categoria que entra na TTD é o próprio tempo de guarda exigido por lei. Acordos, ajustes, convênios e contratos, por exemplo, precisam ser armazenados por pelo menos 5 anos.

Ainda assim, como mencionamos, a lei não é o único critério para determinar o tempo total, já que o documento pode continuar sendo útil ou essencial para a empresa. Nesse caso, a tabela ajuda a avaliar o período ideal de guarda.

O papel da TTD nesse processo

Os dois critérios acima representam duas colunas da tabela. Para ir além, a TTD pode ser ainda mais detalhada, ajudando a equipe a decidir se o momento é de guarda ou descarte de documentos.

Ao relacionar o tempo exigido por lei com a utilidade do material, a tabela pode ser elaborada com pelo menos 5 colunas. Veja quais informações são inseridas em cada uma delas:

  • Item documental — mostra o nome do documento (atestado de saúde, cartão de ponto, contrato trabalhista etc.);
  • Ciclo de vida — mostra em que fase o documento se encontra (corrente, intermediária ou permanente);
  • Frequência de uso — pode ser baixa, média, alta ou ainda mais detalhada, se isso for mais interessante para a empresa;
  • Prazo de guarda — mostra em números o tempo planejado de armazenamento (5 anos, 10 anos, permanente, X anos após o desligamento do colaborador etc.);
  • Destinação final — indica o que será feito com o documento após o prazo (eliminação ou guarda permanente).

Agora que você já viu em detalhes algumas informações que podem embasar a gestão de documentos, é hora de pensar nas ferramentas para torná-la mais eficiente.

Como a tecnologia pode facilitar os processos previstos na tabela de temporalidade documental?

Para que a tabela de temporalidade documental funcione bem, é importante não só consultá-la, mas atualizá-la periodicamente. Assim, os gestores podem remover os documentos que atingiram o prazo de guarda e inserir os novos.

O ponto é que esse trabalho, quando feito manualmente, pode tomar muito tempo dos colaboradores — além, é claro, de sempre vir acompanhado do risco de uma falha humana, quando alguém altera ou remove uma informação incorretamente, atrapalhando o uso da planilha.

Nesse sentido, se o objetivo é ter máxima eficiência no uso da TTD, vale a pena adotar uma solução tecnológica de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) como a da Tecnoset. A plataforma não só ajuda a organizar os documentos, como ainda automatiza o processo de descarte de acordo com regras predefinidas para cada categoria do arquivo.

Além disso, vale destacar que, ao contratar essa solução, sua empresa recebe todo o suporte necessário para fazer a digitalização dos documentos. A plataforma ainda  vem acompanhada de um sistema de backup próprio, que ajuda a evitar a perda e o extravio de documentos.

Do ponto de vista da legislação, a solução tem como referência os requisitos estabelecidos pelo Decreto 10.278/2020, do Governo Federal, que define as regras para a digitalização de documentos nas empresas. Estamos falando de uma aliada poderosa para quem quer impulsionar a transformação digital na gestão empresarial.

Por fim, vale lembrar que gerenciar com cuidado essa questão ajuda a reduzir o uso de papel impresso, tornando a empresa mais sustentável. Segundo uma pesquisa do Sistema FIEP, por exemplo, 87% dos brasileiros dão preferência a empresas que assumem essa responsabilidade ambiental.

Como você viu aqui, o descarte de documentos tem papel importante no desempenho da organização e deve ser feito considerando a temporalidade documental. Além de influenciar a performance da gestão e dos departamentos, ele pode ajudar a reduzir custos e desburocratizar as atividades. Então, coloque essas dicas para trabalhar a seu favor agora mesmo!

Fale com um de nossos especialistas e saiba mais sobre este assunto!