A emissão e recebimento de documentos fiscais costuma ser bastante volumosa em diversas empresas, gerando assim, um desafio na gestão de notas fiscais.
Especificamente no dia a dia daquelas que trabalham com atividade diretamente ligada a logística e ao comércio, como lojas físicas, centros de distribuição ou mesmo e-commerce, tal tarefa é bastante corriqueira.
A entrega de produtos sob encomenda e comprados pela internet, por exemplo a Black Friday, em geral faz surgir uma grande demanda nas empresas por mais controle e eficiência. E por ser uma obrigação fiscal precisa ser gerenciada com total responsabilidade.
O recebimento e processamento de notas fiscais para todos esses pedidos é uma necessidade que precisa ser encarada de maneira a se pensar em otimização para aumentar a eficiência e reduzir problemas, dificuldades ou demora nos procedimentos até o pagamento.
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A boa notícia é que tudo pode ser mais simples!
Veja a seguir, de que modo uma solução especializada pode ajudar no serviço de gestão de notas fiscais e saiba como tirar proveito dela:
Funcionalidades específicas voltadas à gestão de notas fiscais
Fazer a gestão de notas fiscais “manualmente” pode ensejar a ocorrência de erros naturais ou processos não tão confiáveis, tais como: perdas e extravios.
Além, claro, de naturalmente ocorrer uma “perda de agilidade” em relação a um sistema automatizado que auxilie na realização desse trabalho.
Contando com uma solução que ofereça a possibilidade de criar automaticamente a Folha de Resumo de canhoto a partir das Danfes, por exemplo, a empresa consegue ter muito mais eficiência na execução do processo.
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Essa função pode fazer parte de um ECM, sistema para gerenciamento de documentos em geral, que facilita muito a rotina da empresa por selecionar, organizar e concentrar documentos importantes para ela.
Digitalização e consulta automatizadas
De que forma o sistema auxilia?
Com um ECM que tenha um módulo para gestão de notas fiscais é possível realizar a gestão digital de canhotos com facilidade. Isso traz agilidade e segurança à empresa nessas etapas.
Tal situação é possível com o recurso de captura do software, que os digitaliza automaticamente após a assinatura do cliente, processa-os, valida-os, recorta-os virtualmente e consequentemente reduz prejuízos com a não identificação desses canhotos.
Além disso, a integração de ERP possibilita que as notas e canhotos individualizados sejam buscados e localizados com muito mais praticidade e rapidez, pois ficam armazenados digitalmente para consulta.
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Essa é uma grande vantagem em relação a um arquivo físico, no qual os papéis poderiam facilmente se danificar ou mesmo saírem de ordem e se perderem.
A gestão eletrônica garante maior “integridade” a eles e também auxilia na visibilidade de comprovantes faltantes, permitindo que se alcance um nível de controle muito melhor sobre as ações que os envolvem.
E então, viu como tornar mais fácil o processo de gestão de documentos e notas fiscais?
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