O Outsourcing de Impressão destina-se aos serviços que, em muitas ocasiões, não são adequadamente contabilizados nas empresas. Basta pensar a respeito da quantidade de papel gerada pelo setor financeiro ou de Recursos Humanos para notarmos que folhas de pagamentos, materiais publicitários, contabilidade, entre outros, minam a eficiência dos processos e geram pilhas e mais pilhas de lixo.
Isso para não mencionar os custos inerentes às impressões, aquisições e tarefas de manutenção desses equipamentos. Independentemente do porte ou do segmento de atuação de sua empresa, contar com o Outsourcing de Impressão implica em acessar soluções inteligentes para gerenciar de forma eficaz o seu negócio.
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste guia, os conceitos e aplicações básicas do Outsourcing de Impressão, os benefícios e vantagens que são perceptíveis ao utilizar esse serviço e outras informações relevantes sobre o assunto. Boa leitura!
O que é Outsourcing de Impressão?
Trata-se do aluguel, locação ou comodato de impressoras ou outros equipamentos de impressão. Outsourcing é um termo inglês geralmente traduzido como “Terceirização de Processos”, isto é, daqueles não considerados estratégicos para uma organização.
O Outsourcing é um processo no qual uma empresa contrata outra organização para colaborar no desenvolvimento de uma de suas áreas, permitindo que a contratante se concentre em suas principais atividades.
Enquanto prática fundamental para o sucesso da gestão empresarial, a terceirização viabiliza crescimentos sustentáveis, concedendo mais recursos tecnológicos e humanos e contribuindo para aprimorar o controle de gastos.
Não obstante, grande parte dos líderes empresariais não sabem ao certo quanto gastam em impressões. Em algumas situações, a falta de consciência de gestores e colaboradores faz com que novos custos sejam gerados e a produtividade fique comprometida, justamente, pela falta de gestão das impressões.
Esse processo é, portanto, a terceirização estratégica das impressões de uma empresa, envolvendo todos os serviços relativos às impressoras. Dessa forma, as organizações podem deixar de lado tudo o que envolve essa questão, incluindo desde as máquinas, até a destinação final dos resíduos gerados pelas impressões.
Além evitar gastos vinculados aos desperdícios decorrentes da utilização inadequada das impressoras e do papel, o Outsourcing de Impressão automatiza processos a partir de equipamentos que visam atender às necessidades das empresas contratantes.
Entre esses equipamentos, destacam-se as impressoras, as multifuncionais, as copiadoras, os fax, os plotters, as etiquetadoras, os suprimentos de impressão, as máquinas reprográficas, além de muitos outros.
Como funciona o Outsourcing de Impressão?
A contratação desse serviço é bastante prática, rápida e simples. Nas empresas em que os processos são menos complexos, as negociações podem durar, desde o contato inicial até a instalação das máquinas, apenas dois dias. Resumidamente, o Outsourcing de Impressão pode ser dividido em três etapas distintas:
- diagnóstico: a etapa de diagnóstico pode ser realizada presencialmente ou mediante ligação telefônica — trata-se da identificação das principais necessidades da organização em relação às impressões;
- instalação: após a realização do diagnóstico, uma proposta é encaminhada a uma empresa, indicando as impressoras efetivamente adequadas às suas necessidades — a partir do acolhimento da sugestão, é iniciado o processo de instalação das máquinas e dos sistemas de impressões;
- treinamento: em ocasiões nas quais os equipamentos são mais robustos, os colaboradores que operarão as máquinas podem receber diversos tipos de capacitações e treinamentos — para os casos mais simples, no entanto, as orientações podem ser repassadas à equipe por e-mail, oralmente ou por materiais afixados nas proximidades dos locais de impressão.
Aluguel de impressoras
Há empresas que contam com centenas de máquinas, logo, é natural esperar que grande parte de suas impressoras estejam disponíveis em seus aparatos de locação. Contudo, certos aparelhos não são viáveis para isso, uma vez que apresentam mau desempenho, baixos retornos e/ou altos custos de operação.
Ressalta-se, porém, que existem empresas de Outsourcing que oferecem serviços personalizados, a fim de suprir as especificidades dos negócios que atendem.
Portanto, os atendimentos são realizados junto aos clientes para atender suas necessidades de impressão, gramatura, tipologia, formato, multifuncionalidade, entre outras demandas específicas.
As empresas de Outsourcing tendem a contar com diversos modelos de impressora, como a magnética (para imprimir crachás de identificação), a térmica (para cupons e etiquetas), a de cera (para os exames clínicos), a Jato de Tinta Colorida, Laser P&B, a Laser Colo etc.
Custos
Para obter uma visão geral do funcionamento do Outsourcing de Impressão, é necessário entender, antes de mais nada, as duas formas de locação possíveis:
- página impressa: quando os clientes pagam somente pela quantidade de cópias utilizadas diariamente na empresa — nesse caso, as impressoras poderão ser pagas separadamente, ou seja, não sendo incluídas nos pacotes mensais;
- franquia: nesse formato, a empresa contratante seleciona um valor fixo de cópias e, se essa cota for ultrapassada, a quantidade de páginas adicionais pode ser paga separadamente, com custos previamente estipulados no contrato — sendo assim, os valores das cópias e das impressoras são afixados em um pacote único.
A relação entre custo e benefício tende a ser mais vantajosa para as organizações que escolhem a franquia.
E as impressoras antigas?
Ao optarem pelas soluções disponibilizadas pelo Outsourcing de Impressão, muitos clientes ficam sem saber o que podem fazer com suas impressoras antigas. Contudo, há dois processos que poderão ser realizados.
- uso das máquinas pela terceirizadora: se os equipamentos estiverem novos e apresentarem certa qualidade operacional, podem ser bem aproveitados pela empresa contratada — nesse sentido, haverá descontos (incluídos em contrato) pela utilização das impressoras dos clientes;
- venda das máquinas: na maioria dos casos, porém, as impressoras são obsoletas ou estão em mau estado de conservação, uma vez que as prestadoras desses serviços utilizam máquinas de última geração — nesse cenário, é altamente recomendável vender as impressoras para reinvestir os valores alcançados no Outsourcing de Impressão.
Locação
Todas as empresas podem recorrer à locação, desde as grandes corporações até os pequenos negócios. O principal item a ser avaliado consiste na quantidade mensal de cópias a serem impressas. Esse quesito, contudo, costuma ser bastante incerto nas empresas que ainda não implantaram nenhum tipo de controle sobre as suas necessidades de impressão.
Entre as empresas que oferecem o Outsourcing de Impressão, há aquelas que disponibilizam consultores capazes de auxiliar no processo de análise quantitativa das cópias diárias e no monitoramento dos números.
Caso a sua empresa identifique uma quantidade superior a 500 cópias mensais, você deve considerar seriamente implementar essa solução. Vale lembrar, adicionalmente, que os prazos mínimos de contrato podem variar sensivelmente entre uma empresa e outra.
A despeito de toda essa variação, é razoável esperar que um contrato de locação dura, em média, 12 meses. Em determinados segmentos, é possível encontrar tanto contratos mais longos ou mais curtos, dependendo das especificidades de cada negócio e da natureza dos acordos celebrados.
Relacionamento entre empresas
Do ponto de vista da empresa de Outsourcing, é possível, por meio de softwares específicos e devidamente atualizados, monitorar necessidades e gerenciar o seu atendimento em tempo real, de modo a se antecipar a eventuais mudanças nas demandas apresentadas pela empresa contratante.
As impressoras podem ser programadas para emitirem notificações e alertas sempre que for preciso oferecer algum suporte ou providenciar suprimentos, a fim de garantir a máxima qualidade e agilidade nos serviços prestados.
Existem canais de suporte aos clientes que, mesmo à distância, são capazes de dotar os técnicos do acesso remoto necessário para resolver problemas em máquinas e equipamentos.
Caso os reparos não sejam possíveis, o suporte agenda uma visita à empresa para solucionar os problemas, mesmo que eles impliquem na troca dos aparelhos. Tal logística assegura os melhores tempos de resposta, com eficácia na resolução de chamados sem, para tanto, comprometer o planejamento da empresa contratante com custos adicionais não programados.
Outsourcing de Impressão não se resume ao aluguel de impressoras
Ao contratar um Outsourcing de Impressão, você traz segurança, comodidade e economia para as atividades desenvolvidas pela sua organização. Boas empresas dessa área se especializam no oferecimento de serviços que efetivamente solucionam tarefas que, para a contratante, representam verdadeiras dores de cabeça.
Isso significa que você não terá mais de lidar com a necessidade de ter funcionários com conhecimentos técnicos e, tampouco, com a troca de cartuchos e toners ou com a manutenção de equipamentos.
A fornecedora de Outsourcing normalmente avalia o seu negócio para definir quais equipamentos e máquinas atenderão suas necessidades, fundamentando-se na qualidade, na quantidade (volume) e no tipo de impressão necessária para a realização do trabalho diário.
Algumas empresas podem, também, oferecer soluções que o auxiliem no gerenciamento de suas atividades, gerando importantes economias de dinheiro e tempo com impressões que, muitas vezes, são absolutamente desnecessárias.
Quais são os benefícios desse tipo de serviço?
Contratar o serviço de Outsourcing de Impressão, seja a curto ou a longo prazo, é uma alternativa bem mais econômica do que investir em uma estrutura própria. Essa modalidade tem crescido em nosso país justamente pelos benefícios que proporciona às empresas. Confira, a seguir, alguns deles.
Redução de custos
Muitas organizações possuem vários equipamentos que precisam de manutenção ou que apresentam softwares defasados. Para elas, a celebração de um contrato de terceirização significa economizar com a aquisição de equipamentos novos, o que, a depender da quantidade, tende a custar bem caro.
A compra de insumos (toners, cartuchos e papéis) e impressoras pode representar um alto impacto financeiro, sem contar as demandas pelos serviços da equipe de TI (Tecnologia da Informação) que, entre outros aspectos, pode ocupar boa parte do seu tempo de trabalho na troca de materiais e na resolução de falhas nas máquinas.
O resultado obtido ao considerarmos eventuais perdas de documentos, em decorrência da desorganização entre diferentes setores da empresa e seus respectivos equipamentos, consiste em consolidar um parque de impressões interno que gera prejuízos substanciais.
Com o Outsourcing de Impressoras, por outro lado, essas dificuldades podem ser superadas. Afinal, a contratação desses serviços permite que a sua empresa conte com profissionais especializados na gestão de parques de impressões.
Dito de outra forma, você terá à disposição uma parceira responsável por gerir multifuncionais e impressoras para o seu negócio, encarregando-se da reposição de cartuchos, toners e papéis.
Os contratos podem contemplar, ainda, a substituição e a manutenção dos equipamentos, sempre que novas tecnologias se fizerem necessárias para atender às necessidades do seu negócio.
E o melhor de tudo é que deixar essas preocupações a cargo da terceirizadora é somente uma parte dos benefícios inerentes ao Outsourcing de Impressão. Tenha em mente que, nesses tipos de contratos, os custos são fixos, possibilitando que a sua empresa garanta ainda mais economia.
Uma vez que sua empresa não terá de se preocupar em fazer os investimentos necessários para adquirir os equipamentos (incluindo todos os seus suprimentos), nem mesmo com a atualização ou manutenção de seu parque de impressões, todas as vezes em que alguma máquina apresentar defeitos, será efetuada uma troca imediata, sem custos extras.
Lembre-se de que, ao reduzir os desperdícios com papéis, fica mais fácil controlar a utilização indiscriminada de impressões por parte dos seus colaboradores.
Gestão de documentos
Outro ponto positivo possibilitado pelo Outsourcing de Impressão pode ser encontrado na gestão de documentos e de impressão. Isso ocorre porque, conforme mencionado, os serviços vão muito além de um mero aluguel de impressoras, com soluções digitais que ajudam as empresas a obter uma visão mais completa de seus negócios, em relação a arquivos e processos.
Em termos práticos, o Outsourcing pode viabilizar soluções como o BPM (sigla inglesa para Gerenciamento de Processos de Negócios) e o ECM (sigla inglesa para Gestão de Conteúdo Empresarial).
A partir dessas ferramentas, é possível incrementar a eficiência da localização de arquivos, bem como limitar a quantidade de impressões por departamento, além de controlar os fluxos de trabalho em todos os processos.
Outra possibilidade é o gerenciamento do fluxo de documentos da empresa. Soluções como o GED (sigla inglesa para Gerenciamento Eletrônico de Documentos) permitem a criação de workflows personalizados que simplificam a sua rotina e poupam um precioso tempo que, de outra forma, poderia ser diluído com a agilização de processos gerais e a busca por arquivos físicos.
Optar pelo Outsourcing de Impressão traz benefícios em termos de eficiência e economia que transcendem a redução de custos com o parque de impressão. Essa escolha se refletirá em uma maior competitividade e no delineamento de estratégias mais inteligentes em seu negócio, algo imprescindível para qualquer empresa.
Recebimento de peças originais
Quem possui multifuncionais ou impressoras conhece bem os custos associados aos suprimentos originais. Devido a isso, muitas empresas optam pela aquisição de paralelos que, com o passar do tempo, podem danificar equipamentos e resultar em perda da qualidade de impressão.
Em outras palavras, recorrer às soluções do Outsourcing de Impressão permite que você utilize insumos e peças originais sem custos adicionais.
Gerenciamento das impressões
Os serviços de Outsourcing facilitam o controle sobre a quantidade de impressões, coibindo gastos desnecessários e limitando, se necessário, o volume permitido por usuário. Todos sabem que gerir todo um parque de impressões pode ser bastante complicado, sobretudo, quando há equipamentos defasados e/ou antigos.
Nesse cenário, a terceirização acaba com esse problema, reduzindo significativamente os problemas que, de outra forma, acabariam por sobrecarregar a sua área de TI. Outro aspecto que, devido à sua importância, não deve ser negligenciado, consiste na segurança das informações da empresa.
Com um controle preciso do que será impresso, por meio de cotas previamente estipuladas em contrato e do registro de todas as impressões, é mais simples manter a vigilância sobre os dados e informações que constarão em cada impressão.
Maior produtividade
A homogeneidade e o alto padrão dos aparelhos diminuem os gastos com logística e manutenção. Por um lado, o setor responsável de sua empresa não ficará sobrecarregado com tarefas de manutenção e, por outro, você terá a garantia de contar com equipamentos sempre funcionando e evitará atrasos nas demandas da empresa.
O Outsourcing contrata apenas empresas devidamente autorizadas pelas próprias fabricantes de impressores. Isso significa uma outra garantia relevante: a qualidade dos serviços prestados, com suprimentos e peças originais.
Sempre que for preciso (e uma determinada máquina se tornar obsoleta diante das necessidades e do fluxo dos seus negócios), a empresa contratada atualizará o seu parque de impressões.
A essa altura, você talvez esteja pensando: o que farei com tantos equipamentos e máquinas de impressão? Pode ser, também, que você tenha comprado recentemente algumas impressoras de ponta.
Mesmo assim, o Outsourcing de Impressão continuará sendo uma excelente alternativa. Por que? Ele fornecerá outros serviços, como a destinação correta dos resíduos, o gerenciamento de cópias, a reposição de materiais, as manutenções periódicas, entre outros.
Todos esses elementos contribuem para elevar a produtividade, pois, a partir deles, a sua empresa pode reorganizar escalas e fluxos de trabalho, reestabelecendo o foco dos colaboradores naquilo que realmente importa, ou seja, o core business de sua organização.
Como escolher um fornecedor de Outsourcing de Impressão?
As soluções disponibilizadas pelo Outsourcing de Impressão se tornam cada vez mais populares, uma vez que as organizações encontram nessa alternativa uma possibilidade prática de lidar, sem preocupação, com os seus documentos corporativos.
Entretanto, optar pela terceirização não é o suficiente para se livrar do estresse com os insumos e com a compra dos equipamentos. É necessário escolher rigorosamente a empresa especializada em oferecer os serviços de Outsourcing. Veja, a seguir, o que você deve levar em consideração.
Identifique os custos mensais da sua empresa com as impressões
A grande maioria das empresas não dispõe de sistemas que fazem a gestão da quantidade de cópias impressas ou produzem relatórios com a alocação de gastos em cada item relacionado às impressões.
Além disso, mesmo que a sua empresa tenha documentos fiscais de manutenção e suprimentos, há custos ocultos que dificilmente serão mensurados. Gastos com a utilização errada de papéis, impressões desnecessárias de documentos ou arquivos pessoais dos funcionários, instalação de equipamentos, treinamento de colaboradores e contratação de técnicos.
O tempo ocioso das máquinas também deverá ser levado em consideração sempre que apresentar defeitos não identificados, erros de impressão, lentidão ao imprimir etc. São custos que, embora aparentem pouca importância, impactam decisivamente o fechamento das contas.
Quaisquer alterações nos volumes de impressão podem fazer com que todo esse investimento perca o sentido. Exemplos, como o aumento na demanda por impressões, podem sobrecarregar os seus equipamentos, gerando a necessidade de manutenções precoces, sob pena de subutilização das máquinas.
Priorize a qualidade dos equipamentos
Muitos gestores se questionam se vale realmente a pena abrir mão de seus equipamentos. Se abordarmos essa questão apenas pelo âmbito matemático, perceberemos que a economia gerada por essa troca é algo desejável.
É muito comum, no mercado de impressões, que grandes marcas lancem produtos novos em intervalos de tempo bastante curtos. Consequentemente, as máquinas e equipamentos de impressão não conseguem acompanhar a renovação tecnológica, tanto pela necessidade de adequação (da equipe e dos materiais) quanto pelos custos envolvidos.
Isso tende a gerar lentidão nos processos que são, justamente, onde a rapidez nas impressões se mostra essencial. A partir do Outsourcing de Impressão, são utilizadas apenas as máquinas de última geração e de alto desempenho, sem que a empresa contratante tenha de arcar com os custos referentes a esse processo.
Supere os problemas com manutenção de equipamentos
O que você poderia fazer se não fosse mais preciso se preocupar com as tarefas logísticas de manter os seus equipamentos em funcionamento? À medida que o Outsourcing de Impressão não se limita, conforme mencionado, à locação de novas máquinas, há inúmeras vantagens, tais como:
- gerenciamento de suprimentos;
- inserção e análise de máquinas corretas e adequadas à demanda da empresa;
- manutenções preventivas (elevando a produtividade do negócio e impedindo que as máquinas parem durante as atividades cotidianas);
- utilização de equipamentos e tecnologias avançadas;
- contar com um parque de impressões realmente eficiente, por meio do acesso a copiadoras, multifuncionais e impressoras de fácil operação.
Cumpre ressaltar, por fim, que o Outsourcing de Impressão permite superar tanto os gastos quanto os problemas relativos à manutenção. Para que isso se efetive em sua empresa, é indispensável analisar cuidadosamente as opções disponíveis no mercado e ficar atento quanto às cláusulas contratuais relativas a eventuais reposições de maquinas e equipamentos avariados.
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