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O que são as cotas de impressão e quais as vantagens de utilizá-las?

Você sabia que existe cota de impressão e que essa estratégia é uma excelente alternativa para reduzir custos? Em muitas situações, a impressão pode ser completamente desnecessária, e evitá-la impacta positivamente as finanças da empresa.

Para adotar um sistema de cotas no ambiente de trabalho é preciso, antes, compreender como ele funciona e estabelecer critérios para todos os usuários, conforme a realidade e a necessidade de cada departamento.

Neste post, você vai saber o que é cota de impressão e por que utilizá-la na empresa. Além disso, vai aprender a definir e a configurar o uso de acordo a demanda e o volume de documentos com obrigatoriedade de armazenamento impresso!

O que é cota de impressão e como funciona?

Podemos entender como o limite de cada usuário para imprimir todo tipo de documento, considerando a necessidade de manter as informações em papel. A cota é estabelecida por regras criadas em um software específico, delimitando a quantidade de impressões e cópias nos equipamentos instalados na empresa.

Por que utilizar as cotas de impressão na empresa?

Cada departamento vive uma realidade diferente, e é possível determinar quais usuários terão acesso a um número específico de impressões, normalmente, mensais — setores com maior tramitação de documentos, que precisam de assinaturas para validar um acordo ou um pagamento, costumam ter uma cota mais ampla.

Vale dizer que cada segmento tem uma realidade diferente de impressões, ou seja, as regras aplicadas nos serviços hospitalares e educacionais podem não se aplicar a uma empresa de médio porte com prestação de serviços, por exemplo.

Alguns benefícios são claros, pois estão vinculados aos gastos na operação, o que estimula a gestão a optar por esse tipo de estratégia. Veja alguns deles!

Diminuir drasticamente a quantidade de impressões diárias

O desperdício é um dos problemas enfrentados pelas empresas em diversos contextos. A maioria dos funcionários não dimensiona os gastos quando tem a liberdade de utilização; logo, cabe à gestão encontrar meios de controles.

Quando as regras são implementadas, já no primeiro mês será possível perceber uma diminuição drástica na quantidade de impressão. A regra é um vigilante atento, o que faz com que os usuários mudem o comportamento e passem a realizar uma impressão mais responsável.

Reduzir custos com papel

Se todos os usuários passam a refletir sobre a necessidade de impressão, serão também envolvidos pela conscientização ambiental quanto ao gasto desnecessário de papel. Se não há impressão, certamente a compra de papel será também reduzida, resultando em maior saldo no caixa.

Minimizar os gastos com tintas e peças das impressoras

Os equipamentos utilizados por diversos funcionários tendem a sofrer manutenções frequentes. Isso porque não há um responsável único pelo manuseio, pelo controle de cartuchos e pelos toners.

Com a cota por impressão, os usuários terão mais cuidado, pois sabem que há um sistema monitorando as cópias e as impressões, além de detectar quem utilizou o equipamento em um determinado período.

Com menor usabilidade, a vida útil das peças será maior, com as aquisições e as trocas mais espaçadas. São ações que possibilitam melhorar a gestão de compras e, substancialmente, o gerenciamento dos custos.

Como as cotas de impressão são configuradas?

É possível delimitar a utilização de impressões e de copiadoras determinando parâmetros para as regras — impressão por cor, valor, número de páginas, créditos, tipos de documentos — que serão configurados e gerenciados pelo sistema, seguindo instruções da gestão.

A criação das regras vai depender da quantidade de equipamentos disponíveis na empresa e do número de usuários que utilizam uma mesma impressora. É possível estabelecer regras para grupos, para usuários ou para equipamentos — priorizando sempre a necessidade e a demanda.

A cota de impressão pode não resolver todos os problemas de custos e de desperdícios da empresa, mas pode apostar que esse é um dos melhores caminhos para reeducar os colaboradores sobre os excessos e o uso indevido de impressões — ações que as empresas do futuro vêm adotando para se manterem competitivas.

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