A gestão da informação pode ser definida como o conjunto de processos utilizados por uma empresa para fazer com que seus dados fiquem organizados, incluindo rotinas de compartilhamento de registros (físicos e/ou digitais), identificação, classificação e armazenamento.
Seu principal objetivo é assegurar que todas as informações cheguem aos profissionais certos sem que, para tanto, ocorram problemas ou erros de integridade. Logo, ela deve incluir documentos físicos (livros contábeis e documentos fiscais) e eletrônicos (cópias de contratos e planilhas virtuais).
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, o conceito de gestão de informação, de que forma é possível aplicá-lo na sua empresa e quais os benefícios esperados. Boa leitura!
Dicas para adotar a gestão da informação no dia a dia da empresa
Implementar a gestão da informação pode ser algo simples para as empresas que souberem por onde devem começar. Enquanto gestor, é imprescindível que você atente a certos fatores que são determinantes para a criação de rotinas que assegurem a integridade e a disponibilidade dos dados internos para os colaboradores certos.
Confira, a seguir, duas excelentes dicas que o ajudarão a atingir esse objetivo.
Utilize a tecnologia em prol da apresentação
É altamente recomendável investir em soluções para o setor de TI. Dessa forma, sua equipe terá as melhores experiências sempre que trabalharem com dados internos.
Recursos de segurança, compartilhamento, visualização e edição de dados são elementos que devem ser disponibilizados pelas ferramentas selecionadas. Além disso, elas devem ser capazes de garantir que os registros sempre estejam disponíveis, seja qual for a demanda real dos usuários.
Priorize a organização dos dados
Entre as principais finalidades da gestão da informação, destaca-se a necessidade de ter dados bem organizados. Sendo assim, essa organização deve categorizar corretamente os seus registros.
Os processos devem estar devidamente estruturados a fim de que a modificação, a análise, a identificação e a busca dos dados internos sejam sempre realizadas do melhor modo possível.
Essa medida permitirá que o seu negócio possa utilizar os seus próprios dados como um elemento estratégico, empregando-os para alavancar sua competitividade e alcançar os resultados esperados.
Vantagens perceptíveis da gestão da informação
As vantagens da gestão de informação são, geralmente, bastante perceptíveis enquanto outras, embora não sejam tão claras, impedem que as empresas tenham que buscar soluções urgentes. Veja algumas delas a seguir.
Mais produtividade
Os benefícios da gestão da informação para o aumento da produtividade são indiscutíveis. Afinal, ela permite alocar mais precisamente os recursos tecnológicos e humanos onde há sobrecargas ou gargalos e tirá-los de onde existe uma excessiva concentração desses elementos.
Melhora da satisfação do cliente
É amplamente reconhecido que todas empresas visam elevar a satisfação dos clientes e, um meio de obter informações úteis para realizar esse objetivo consiste em contar com dados organizados e facilmente acessíveis. A partir disso, é possível cumprir os prazos acordados e proporcionar respostas mais rápidas, por exemplo.
Aprimoramento da comunicação interna
A informação é, sem dúvida, o insumo principal de todos os processos de comunicação. Em contextos empresariais, a comunicação interna deve ser potencializada ao máximo.
A partir da implementação de ferramentas capazes de integrar informações, é possível obter vantagens como:
- melhoria dos fluxos de informação entre profissionais e também entre as diferentes áreas da empresa;
- confiabilidade das informações;
- acesso mais rápido e prático às informações relevantes.
Cumpre ressaltar, por fim, que cabe ao gestor a incorporação de todos os recursos necessários para que o seu negócio possa responder consistentemente às mudanças contínuas do mercado, preparando sua organização para enfrentar riscos e aproveitar as oportunidades que surgirem.
Por estar no centro dessas transformações, a gestão da informação permite o desenvolvimento das condições imprescindíveis para a fidelização de clientes existentes, a captação de novos e o cumprimento das metas esboçadas no planejamento estratégico.
Gostou do artigo? Como a gestão da informação vem sendo usada para alavancar os resultados do seu negócio? Deixe um comentário no post e divida conosco a sua experiência!