A gestão de contratos públicos acontece com o estabelecimento de SLAs (Service Level Agreement, ou acordos de nível de serviço) pertinentes à qualidade do fornecimento e serviço almejados, à verificação da adequação dos licitantes e, finalmente, o acompanhamento da execução de todas as etapas da prestação contratada.
Por isso, esse acordo parte do lançamento do edital, pois, qualquer contratação de serviços e fornecimento de insumos e materiais para a administração pública deve ser feita mediante licitação.
Com o auxílio da tecnologia é possível minimizar toda a ociosidade e burocracia desse processo, aumentar a produtividade do setor e viabilizar uma boa gestão de contratos públicos. Confira como simplificar a essa administração e aumentar a segurança de suas escolhas por meio da tecnologia.
Como funciona a gestão de contratos públicos?
A licitação nos órgãos públicos é prevista no artigo 37, inciso XXI, da Constituição. Seu objetivo é:
“assegurar a igualdade para todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei”.
O processo deve ter preço justo, ser transparente e garantir isonomia nas ações governamentais. Para tal, o contrato precisa ser elaborado com dados das partes, detalhar os serviços que serão prestados com preços, prazos, formas de pagamento e punições para cancelamentos e descumprimentos de qualquer natureza.
A partir de todos esses requisitos documentados é possível monitorar com mais efetividade os contratos firmados com a administração pública, evitar prejuízos e constrangimentos.
Como o armazenamento digital e a automatização podem garantir eficiência na gestão de contratos públicos?
Para otimizar a gestão de contratos públicos, o armazenamento seguro dos documentos é fundamental. Isso está intimamente relacionado ao uso da tecnologia, já que a digitalização de documentos, além garantir acessibilidade de qualquer lugar e a qualquer momento, permite controlar com mais efetividade os usuários que terão acesso à informação. Confira a seguir, alguns benefícios.
Segurança
Com o armazenamento digital é possível garantir disponibilidade, integridade e confidencialidade aos dados, requisitos essenciais à qualidade da gestão da informação.
O uso de servidores em nuvem permite a realização de backups com a frequência programada, para garantir ainda mais segurança aos dados. Além disso, esse tipo de armazenamento facilita a organização e busca das informações.
Eficiência
Com a adoção de tecnologia, a gestão documental também se torna menos propensa a erros e retrabalhos. Além disso, ela reduz a burocracia, já que a integração dos dados melhora o workflow e o timing dos processos entre os setores.
Controle
Outra vantagem da digitalização de processos que abrangem a gestão de contratos públicos é a possibilidade de rever os termos e parâmetros estabelecidos em SLA. Assim, é possível compreender e controlar melhor custos e demandas futuras.
Análise
A elaboração de relatórios também é outro benefício, pois trabalhar com um grande volume de contratos pode ser extremamente oneroso para órgãos governamentais. É preciso compreender o impacto de cada fornecimento e compará-los em séries históricas.
É muito importante manter boas práticas na gestão de contratos públicos, especialmente para atestar a idoneidade do órgão público em que esse gerenciamento foi efetivado.
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