Impressão de NF-e: saia na frente com a automação de processos



A impressão de nota fiscal é um processo exigido por lei, ou seja, todas as empresas devem realizar, independentemente de seu ramo de atuação. Sendo assim, como não é possível deixar de emitir esse documento, as organizações buscam por formas de reduzir o trabalho e o custo para fazê-lo.

A automação de processos por meio de sistemas tecnológicos se mostra uma boa saída para esse problema, uma vez que as ferramentas de software podem ser configuradas em um único momento e realizar o trabalho com precisão.

Neste post, vamos mostrar para você como realizar a impressão de nota fiscal de forma automatizada, como funciona a automatização de processos e quais as suas vantagens para a sua empresa. Continue conosco e boa leitura!

A automação de impressão de NF-e

Por mais que você já tenha ouvido falar muito no termo, o conceito de automação é moderno e faz uma referência direta ao uso de tecnologia, sistemas e máquinas para realizar o trabalho que antes era feito por pessoas.

Sua aplicação é realizada, principalmente, na realização de tarefas repetitivas e burocráticas, que podem gerar erros devido à falta de atenção, como é o caso da impressão de notas fiscais. O objetivo é melhorar o uso dos recursos empresariais ao diminuir a necessidade de mão de obra para esses trabalhos simples, além de melhorar os resultados e obter retorno em pouco tempo.

Dentro da área fiscal, automatizar a emissão das NF-e permite que a empresa, independentemente de seu tamanho, tenha uma maior agilidade e gerenciamento e reduza seus riscos com erros capazes de afetar a relação com cliente ou até mesmo criar problemas com os órgãos fiscalizadores.

Entre as principais características de automação temos:

  • sem contato com humanos ─ o sistema é responsável por realizar todo o processo sem necessidade de supervisão, utilizando-se de seus próprios parâmetros;
  • utilizado para tarefas repetitivas ─ são empregados em atividades recorrentes e de difícil gestão como estoque, fiscal, entre outras;
  • garante resultados precisos ─ sistemas bem configurados não erram. Processos automatizados têm um nível de precisão muito maior que manuais.

As vantagens da automação

São várias os benefícios que sua empresa pode alcançar ao apostar na automação da impressão de nota fiscal. Reunimos alguns dos principais.

Diminuição de tempo gasto

Quanto tempo seus colaboradores perdem com atividades repetitivas? Acreditamos que muito. Acontece que determinados processos atrasam o trabalho e prejudicam o resultado final da empresa.

Ao apostar na automação, os sistemas resolverão todas as atividades de forma autônoma, sem a necessidade de acompanhamento e em muito pouco tempo, uma vez que o processamento é extremamente rápido.

Redução de risco

Toda atividade possui riscos, e um erro pode prejudicar os resultados e gerar prejuízos. No caso das notas fiscais, um problema poderia gerar uma multa ou outra sanção, aplicada pelos órgãos de fiscalização do governo ou mesmo uma situação indesejada junto a um cliente.

Ao aplicar a automação, elimina-se boa parte dos problemas gerados por falta de atenção ou interação humana, e há a certeza de que as informações estarão de acordo com as configurações realizadas no sistema, evitando riscos.

Eliminação de retrabalho

Uma das consequências na diminuição de problemas é a eliminação do retrabalho, ou seja, o tempo necessário para que o colaborador realize a emissão de uma nota de correção, alterando os erros descritos no documento anterior.

A eliminação do retrabalho é responsável por aumentar o tempo disponível de sua equipe do financeiro, que pode se dedicar a outras atividades dentro da empresa e melhorar os resultados como um todo.

Minimização de erros

Erros podem levar a prejuízo. No caso das notas fiscais, os sistemas do governo que realizam o controle das emissões podem detectar os problemas, e sua empresa pode acabar sendo multada pela emissão de uma NF-e de forma errônea.

Ao apostar na automação, é possível configurar todo o processo de emissão das notas fiscais, que seguirão sempre o mesmo padrão, evitando que qualquer erro ocorra durante o processo e traga problemas no futuro.

Ganho na produtividade

Aumentar a produtividade de seu time é o sonho de todo gestor. Resultados melhores dependem de boas decisões estratégicas, e buscar a automação de processos dentro de sua empresa é uma delas.

A emissão automatizada permite a criação de um banco de dados com todas as informações já cadastradas, que podem ser utilizadas em outros setores da empresa. Assim, geram-se mais oportunidades de negócio, conversas com clientes, contatos e outras formas de alavancar a sua organização.

Padronização

Um dos principais problemas de ter vários colaboradores trabalhando com a gestão fiscal e emissão de NF-e é a falta de padrões. Mesmo que se faça um treinamento e sejam estabelecidas algumas regras, é comum que cada pessoa escreva de seu jeito particular.

Ao trazer a automação de processos para a sua impressão de notas fiscais, esse problema deixa de existir. Como comentamos, os sistemas geram NF-e sempre com o mesmo padrão cadastrado, sendo que não interessa quando a nota foi impressa: ela seguirá a mesma linha das outras.

Agilidade

Quando tempo seus colaboradores perdem preenchendo notas fiscais? O que acontece quando eles erram alguma informação? O preenchimento manual de NF-e não é eficaz ou ágil e faz com que seu time perca tempo.

Na automatização, bastam alguns cliques para determinar certas configurações e a impressão pode ser realizada, sem a perda de tempo comum ou qualquer obstáculo que possa prejudicar a agilidade do time.

Terceirização da impressão de NF-e

Neste post, nosso foco foi totalmente direcionado para a automatização do processo de impressão de notas fiscais, porém, é preciso mencionar outra forma de ganhar agilidade e produtividade nessa atividade, a terceirização.

Nesse modelo, as informações acerca da nota fiscal são repassadas a uma terceirizada que realiza a impressão e envia o documento ao cliente, garantindo segurança e menores custos para a empresa, se mostrando uma boa opção para melhorar o processo.

A impressão de nota fiscal é uma atividade obrigatória e, por conta disso, demanda por melhorias. Processos ágeis melhoram a produtividade e significam menos erros e riscos.

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