Você sabe o impacto econômico que as impressões causam em instituições públicas? Apesar de ser uma atividade rotineira e presente em, praticamente, todas as empresas, os processos relacionados à impressão geram, em grande parte dos casos, custos altos.
Da mesma forma, as instituições públicas também contam com um número alto de cópias e gastos devido à compra de equipamentos, manutenções e por aí vai. O outsourcing de impressão consiste na terceirização destes processos, diminuindo os custos e facilitando o controle de volume e qualidade.
Se você ficou interessado em entender como essa estratégia pode beneficiar as instituições públicas, continue a leitura do post e acompanhe!
Como funciona o Outsourcing de Impressão?
A expressão em inglês “outsourcing” é comumente traduzida como “terceirização” no português.
Com base nisso, surgiu o conceito de outsourcing de impressão, que está associado diretamente à terceirização de tudo o que envolve as impressoras da empresa. Sabemos que os custos com impressões e manutenção dos equipamentos são altos e, além disso, demandam tempo dos funcionários para gerenciar todos esses aspectos.
Diante de uma visível necessidade do mercado, o outsourcing de impressão facilita o dia a dia das empresas, possibilitando que o foco seja as atividades estratégicas e que geram melhores resultados.
Então, com a ajuda de uma empresa especializada é possível fazer um mapeamento das necessidades da empresa, como quantidade diária de impressões, número de funcionários e assim por diante. Assim, após o levantamento de dados, é fornecido e implementado todos os aparatos e suprimentos necessários para os setores.
Ou seja, o gerenciamento de impressoras e tudo o que está relacionado às impressões é feito por uma empresa externa especializada. Alguns dos serviços prestados são:
- manutenção de equipamentos;
- gestão de peças;
- fornecimento dos suprimentos.
Estes são alguns dos aspectos que ficam sob a responsabilidade da empresa que prestará o serviço. Sendo assim, a instituição poderá recorrer ao suporte sempre que necessário, evitando que os funcionários interrompam suas atividades.
Quais são os benefícios que o Outsourcing de impressão traz para as instituições públicas?
Para o setor público há diversas vantagens em investir no Outsourcing, principalmente pelo fluxo alto de impressões diariamente e os gastos que eles demandam. Separamos alguns benefícios para as instituições públicas. Conheça!
Aumento de economia
Economizar é um dos principais benefícios de apostar no outsourcing, pois os gastos direcionados aos equipamentos, manutenções e suprimentos são altos. A contabilização inicia-se desde a compra de cartuchos e toners até a compra de peças e substituição de impressoras.
Com a implementação do outsourcing, você não precisa adquirir um equipamento. Por meio da possibilidade de fazer a locação, fica mais fácil reduzir o investimento e, também, os gastos de manutenção, como a substituição de peças e reposição de suprimentos.
Fazendo isso, eliminam-se custos tanto na aquisição quanto na gestão destes equipamentos. Com a terceirização, a empresa especializada ajuda a instituição pública a otimizar recursos financeiros, sem perder a qualidade dos materiais impressos ou afetar negativamente a rotina dos colaboradores.
Aumento da produtividade dos funcionários
O outsourcing de impressão melhora a produtividade dos funcionários da instituição, já que consertos e demais serviços relacionados às impressoras serão realizados pela empresa terceirizada. Isso significa que a equipe terá mais tempo para se dedicar às atividades principais e focar em ações que são mais urgentes.
É comum que os colaboradores tenham algum problema no dia a dia devido ao uso inadequado da impressora ou, ainda, por causa de uma falha que o equipamento apresenta. O resultado, muitas vezes, engloba dedicar tempo para o conserto e até mesmo pausar alguma tarefa até que a situação seja resolvida e o funcionário consiga dar continuidade na impressão.
Assim, o outsourcing garante mais agilidade na rotina de trabalho e uma melhora expressiva na produtividade da equipe.
Melhor controle do volume de impressão
O controle do volume de impressão tem grande importância para a empresa, sendo que isso colabora para a redução de custos e evita desperdícios. Uma vez que implementado o outsourcing, você tem acesso ao número de impressões e por quem elas foram feitas.
Esse monitoramento faz toda a diferença quando pensamos em economia, pois com um panorama geral das impressões é mais fácil entender sua real necessidade. Além disso, o controle também contribui para o meio ambiente, com o uso mais consciente dos papéis.
Melhor qualidade da impressão
Outro benefício do outsourcing é a alta qualidade das impressões. Isso acontece porque você terá equipamento eficiente e de ponta disponível na instituição, além de softwares e recursos que ajudam a garantir uma impressão cada vez melhor.
Manter um padrão ao realizar as cópias também é um ponto positivo e, o outsourcing pode ajudá-lo nesse sentido, com qualidade e padronização.
Como a Tecnoset pode ajudar?
A Tecnoset oferece uma solução completa para o gerenciamento de impressões em sua instituição. De maneira personalizada, é feito um mapeamento de acordo com as necessidades do local e que ferramentas serão utilizadas na gestão.
Serviços, como manutenção, assistência e substituição de equipamentos e controle das cópias são alguns dos recursos ofertados.
Contar com uma empresa especialista no assunto é essencial para ter melhores resultados e minimizar os custos com impressão.
Atualmente, a Tecnoset já conta com mais de 500 contratos ativos de serviços de impressão, marcando presença em 1.200 municípios. Assim, fornecemos o suporte necessário aliado a ferramentas digitais de qualidade.
Sabemos o quanto é importante manter a produtividade e garantir um gerenciamento eficaz no setor público, até mesmo quando falamos em controle de impressões. A transformação digital tem possibilitado que esse monitoramento seja cada vez mais preciso e personalizado.
Utilizando ferramentas certeiras, queremos ajudá-lo a ter um desempenho mais positivo na instituição, com práticas mais conscientes e econômicas.
O outsourcing de impressão é um serviço cada vez mais procurado por empresas e instituições públicas que visam reduzir os custos. Com o controle das cópias e a otimização dos recursos, além de diminuir o número de impressões realizadas no mês você também gera economia.
O que achou das informações? Entre em contato com a Tecnoset para conhecer quais são as soluções mais alinhadas às suas expectativas em redução de custos e produtividade!