É fato que o outsourcing de impressão veio para simplificar e otimizar os processos em uma organização. Não à toa, o relatório da Transparency Market Research prevê que o setor de impressão gerenciada (MPS) deve continuar a crescer 15% ao ano até 2024.
Conheça o relatório da TMR “O mercado dos serviços de impressão”
Contudo, no momento de seleção do fornecedor não convém pular etapas, pois pode significar não fazer o melhor negócio — que permite não só reduzir os custos — como também elevar a produtividade e extrair o máximo de benefícios do serviço.
Por isso, estar atento a algumas recomendações na hora de fechar uma negociação nesse sentido é muito importante.
Veja a seguir, quais são os principais elementos para pautar a escolha de um fornecedor de confiança e que pontos considerar para escolher o melhor e mais completo serviço de outsourcing de impressão, que traga vantagens globais à sua empresa:
Leve em conta a solidez do fornecedor
Uma das primeiras coisas que se deve observar é sem dúvida a experiência, a presença, a estrutura e os números de seu fornecedor.
Embora não digam absolutamente tudo, esses dados podem servir de bons indicadores para que se tenha ideia do quanto de segurança e eficiência ele pode agregar à empresa com as soluções que oferece.
Quanto mais bem estruturada a empresa for, mais chances de ter um serviço solidificado e estender opções e coberturas à sua empresa.
Acesse o infográfico “Sustentabilidade na impressão de documentos”
Valorize a transparência na hora de elaborar um projeto
Dê prioridade ao fornecedor que tenha sensibilidade, conhecimento e interesse em te ajudar a compreender os fatores que influenciam os resultados que você espera ter com a contratação do outsourcing de impressão.
A proposta não deve ser avaliada somente em função do custo página, e sim, a partir de uma série de requisitos que devem ser pensados.
Saiba mais neste post “O outsourcing que vai além do custo página”
Mesmo dentro de uma iniciativa de terceirização desse serviço, é possível reduzir ainda mais os custos se forem levadas em consideração, por exemplo, a customização de todo o projeto, a escolha dos equipamentos, entre outros.
Reconheça uma empresa que respeite isso e que te ajude a obter o melhor aproveitamento, evitando problemas de desajustes, excessos ou má escolhas de itens que depois não poderão ser modificados.
Se quiser entender melhor, veja aqui ”5 formas de reduzir ainda mais os custos com impressão”
Pense na integração de soluções
Além de experiência é importante observar o plano que o fornecedor institui e como ele o faz para implementar o serviço.
É preciso o desenvolvimento de uma estratégia de impressão, o estabelecimento de uma linha de base, o gerenciamento adequado e a automação na medida certa.
Não só o outsourcing de impressão, como também a gestão de documentos e ferramentas eficazes que visem a não impressão, devem importar para um conceito paperless que vise não só economia como também maior segurança e produtividade.
Baixe o infográfico “As vantagens do documento digital”
Fique de olho em um pós-venda diferenciado
Por fim, algo que deve pesar bastante em sua decisão é o serviço oferecido por seu fornecedor depois de fechado o contrato.
Cada cliente é diferente e possui suas necessidades e demandas específicas e é preciso acompanhar de perto a experiência que ele tem no dia a dia com o serviço para garantir que ela seja a melhor possível.
Suporte pronto, rápido e descomplicado é essencial, por exemplo, para que a empresa não enfrente dificuldades que comprometam, por menos que seja, os resultados na vivência com as soluções contratadas (como paralisações).
Monitorar tudo de perto e proporcionar modos de intervir rapidamente em situações que envolvam o uso do serviço permite compreender constantemente a dinâmica que a empresa vive e gerir estrategicamente a evolução de cenários que envolvam a atividade de impressão.
Bem, por essa razão, um serviço de Customer Care bem presente é vital para que a empresa tenha como constantemente administrar seu serviço de forma a priorizar não só a redução de custos e sustentabilidade como também agilidade, qualidade e rendimento em geral.
E então, procurando um serviço de qualidade e o melhor custo x benefício para outsourcing de impressão em sua empresa?
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