Quando uma empresa contrata o serviço de outsourcing de impressão, está buscando, além da redução de custos, maior controle e gestão sobre o ambiente de impressão.
O que muitos ainda não perceberam é que a chave para que o serviço de outsourcing de impressão seja eficiente e entregue os resultados esperados, está no software para o controle das impressões.
Somente através da implantação de um bom software é possível a gestão efetiva de todo o ambiente de impressão. Desde as impressões realizadas nas filas de impressão, até os trabalhos de cópia, faxes e digitalizações realizadas diretamente nos equipamentos, tudo será controlado de forma a diminuir o desperdício.
É sabido também, que o controle além de reduzir gastos, ainda faz com que os usuários utilizem de forma responsável os equipamentos, imprimindo só o que é realmente necessário.
Em outras palavras, o software permite que se faça um uso muito mais racional dos recursos, por meio de suas políticas, tais como: permissões, cotas, etc…
A adoção de um serviço de outsourcing de impressão deve representar, em todos os sentidos, praticidade e segurança para as empresas, sejam elas de qualquer porte. Sendo assim, não deve ser diferente com o software.
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Veja as vantagens no uso de um bom software, como o NDD Print:
Identificação dos usuários
Contabiliza tudo o que acontece no ambiente de impressão. Identifica quem, quando e o que está sendo impresso.
Desta forma, identifica os desperdícios e atribui os custos de impressão para os departamentos, projetos ou centros de custos corretos.
Flexibilidade na contabilização
Contabilização física sem necessidade de monitorar o spool de impressão.
Os agentes coletores de dados não requererem servidor de impressão ou adaptações na rede, o que flexibiliza a contabilização. Isso significa que as informações coletadas são automaticamente ajustadas ao modelo do sistema utilizado.
Centralização da gestão
O ambiente de administração é pela web, no qual é possível realizar todas as configurações, bem como a utilização de todas as ferramentas de gestão sem investimentos pesados em servidores, sistemas operacionais ou banco de dados.
Confira na videoaula “Como reduzir ainda mais os custos com impressão”
Monitoramento em tempo real
Integra os sistemas de contas contábeis, RH e de usuários, permitindo tanto o monitoramento dos custos de impressão por departamento da empresa quanto individual.
Além disso, o sistema permite estipular créditos de impressão, ou seja, a empresa pode determinar um valor de crédito de cotas de impressão ou cópia a ser gasto pelos usuários.
Políticas personalizáveis
Podem ser definidas políticas de uso na nuvem e com sincronização automática nos agentes. Também é permitido políticas flexíveis de impressão para aplicação, atualização automática e múltiplos agentes de liberação de Impressão
O software de controle de impressão detalha inúmeras informações para organizar o ambiente de impressão, além de distribuir as despesas de impressão adequadamente por departamento.
Outra questão é o recurso follow me. Você manda a impressão, e ela é enviada para a impressora que estiver mais próxima, facilitando, e muito, o seu trânsito dentro da empresa.
Leia também “Como escolher o melhor outsourcing de impressão”
E então, ficou interessado num serviço de outsourcing de impressão completo com total controle e gestão?
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