O cenário ideal em qualquer empresa é aquele em que se pode prever custos operacionais e administrativos, também conhecido como previsibilidade de gastos.

Contudo, nem todos os gestores conseguem aplicar essa estratégia em suas empresas, seja pela falta de conhecimento, ou simples inexperiência por parte da equipe.

Neste post, nosso objetivo é mostrar para você como é possível alcançar a previsibilidade de gastos em sua empresa, a importância desse controle e as vantagens de aplicar essa estratégia. Boa leitura!

A importância da previsibilidade dos gastos

A gestão financeira de qualquer empresa, independentemente do mercado em que atua, é fundamental para garantir o retorno sobre os investimentos e manter a lucratividade da organização.

Afinal, nenhuma empresa que mantenha seu financeiro desorganizado consegue crescer de forma constante. É preciso ter um controle sobre as diversas variáveis contábeis.

Entre elas, existe uma que se destaque, a previsibilidade de gastos, que permite a criação de um orçamento a ser seguido durante um determinado período e descreve os valores disponíveis para despesas e investimentos dentro da empresa.

Para garantir que isso aconteça, é necessário manter uma organização financeira eficiente, evitando situações que levam ao desequilíbrio fiscal, ou seja, que fujam ao orçamento e que prejudiquem a lucratividade.

Por conta disso é tão importante criar uma previsibilidade de gastos. Afinal, por meio dela podemos ter uma visão acerca do quanto se pode gastar e o potencial de investimento para determinadas ações.

Para isso, os gestores devem focar em traçar estratégias que levem em conta uma série de fatores, como as relações e indicadores acerca de colaboradores, estoques e fornecedores.

Esse gerenciamento eficaz dos gastos permite ter uma visão melhor sobre desperdícios e facilita o controle de recursos dentro da empresa, permitindo um crescimento muito mais natural da instituição.

Os benefícios desse controle

Existem vários benefícios ao aplicar a previsibilidade de gastos dentro de uma empresa. Reunimos uma pequena lista com alguns deles:

  • melhoria dos investimentos: conhecer melhor o potencial de investimento real da empresa para um futuro próximo a curto e longo prazo;
  • controle de histórico: informações precisas que subsidiam as tomadas de decisão;
  • previsão de cenários futuros: muito mais precisão acerca das decisões;
  • redução de custos: visualização dos desperdícios e falhas em processos permitindo a sua redução ou eliminação;
  • aumento da produtividade: auxilia na concretização de metas traçadas para a empresa.

Dicas para aplicar a previsibilidade

Existem algumas ações que podem ser tomadas para melhorar a previsibilidade dos gastos dentro de qualquer empresa. Separamos algumas dicas valiosas que podem ajudar você nessa empreitada.

Conhecer seus custos

O primeiro passo para realizar uma previsibilidade de gastos é conhecer quais são os reais custos operacionais e administrativos de sua empresa.

O erro de muitos gestores é deixar de levar em consideração uma série de custos, que têm um peso extra sobre os orçamentos da companhia e prejudicam o levantamento geral.

Todo e qualquer gasto deve ser levantado e catalogado para constar na previsibilidade de gastos, como, por exemplo, o custo de suprimentos, softwares e hardwares, salários, aluguéis entre outros.

Realizar a previsão com base em dados anteriores

A melhor maneira de controlar os custos dentro de uma empresa é tê-los alinhados, publicados e claros em um dashboard, para que toda a área gerencial da instituição consiga enxergá-los.

Quanto mais transparente você for com os custos que tem, pelo menos para a área decisória, mais fácil ficará o controle dos processos — tudo aquilo que for visto será lembrado.

Podemos dizer, então, que para controlar melhor os custos da empresa é preciso trazer todos os históricos de dados para um dashboard de fácil visualização e controle.

Invista em data analytics

Decisões baseadas em dados tendem a ser muito mais corretas. Por conta disso, adquirir um software de gestão financeira pode ser uma boa ideia para melhorar a previsibilidade dos custos.

Ao utilizar um sistema de data analytics, aliado a soluções cloud computing, as informações se tornam muito mais claras e o controle acontece de forma mais simples e fácil.

Gerencie os custos de perto

É fundamental manter o controle de caixa e uma estratégia de gastos, pois qualquer deslize pode afetar diretamente os resultados da instituição e prejudicar a sua lucratividade.

Por conta disso, o processo de previsibilidade de gastos não é algo pontual, que se realiza apenas uma vez e deixa-se de lado logo depois. Esse é um processo contínuo, que demanda tempo e atenção.

É preciso agir de forma proativa, não apenas criando um orçamento geral, mas acompanhando de perto a sua realização ao longo do período determinado e verificando qualquer ponto fora da curva.

Caso os gastos não se concretizem conforme o planejado, deve-se buscar entender o porquê de existir esse comportamento e quais as atitudes de contenção devem ser tomadas a respeito.

A terceirização da TI

A TI é uma das dores constantes dentro das empresas, principalmente pelo problema relativo à falta de previsibilidade de seus custos, uma vez que diversas situações podem ocorrer e fugir ao controle da gestão. Dessa forma, é preciso buscar alternativas que permitam realizar um controle orçamentário mais eficaz desse ativo tão importante para qualquer organização.

Uma das saídas para melhorar a previsibilidade dos custos é o Outsourcing, também conhecido como a terceirização da TI, a utilização de uma empresa externa para cuidar de determinados ativos de tecnologia ou todos, visando reduzir e controlar gastos.

Por exemplo, falando exclusivamente sobre impressão, a Tecnoset cria relatórios bem específicos para que os dados sejam transparentes para o cliente.

Além da disponibilidade da impressão, a Tecnoset também permite visualizar de qual forma o cliente está utilizando o serviço em relação a custos, mostramos como o RH e demais setores estão gastando com impressão.

Isso permite tomar decisões estratégicas. Por exemplo, um relatório financeiro que é impresso todo mês pode ser digital, evitando gastos desnecessários, contribuindo para a sustentabilidade e agilizando o processo.

Como você pôde perceber ao longo deste texto, uma gestão financeira eficiente permite a criação de um planejamento de custos muito mais satisfatório e a criação de uma previsibilidade acerca dos gastos da empresa.

Além de garantir o entendimento sobre o que está impedindo o desenvolvimento do negócio, essa técnica também permite atuar de forma preventiva na proteção dos ativos financeiros da empresa.

Chegamos ao final deste post e esperamos que tenha ficado claro para você o quão importante é trabalhar a previsibilidade de gastos dentro de sua empresa.

Se você quer receber conteúdos incríveis como este direto em seu e-mail, assine agora mesmo a nossa newsletter!