Quando falamos sobre compras e custos, um valor costuma passar despercebido, mesmo que caracterize um gasto alto dentro da organização: a impressão de documentos e o uso das impressoras.

Por conta desse alto custo, muitas empresas estão optando por fazer uso de serviços de outsourcing de impressão, visando minimizar ao máximo os seus gastos com insumos e outras variáveis envolvidas no ciclo de uso das impressoras.

Neste post, vamos mostrar para você o quão caro pode ser manter um parque de impressão interno, sendo que a opção mais vantajosa para a sua organização é o outsourcing dessa atividade. Continue conosco e boa leitura!

Parque de impressão interno

Na grande maioria das empresas, todo o processo de impressão é interno, ou seja, as impressoras utilizadas são de propriedade da organização e ela é a principal responsável pela manutenção de tais equipamentos, assim como a compra e armazenamento de insumos.

O principal problema é que esse processo não é eficiente e pode encarecer a operação de uma empresa ao gerar custos que não estão ligados ao seu negócio. Na grande maioria das vezes, a utilização da impressão é voltada para as questões administrativas da organização.

Dentro desse contexto, o outsourcing surge como uma opção vantajosa que pode auxiliar a sua empresa a reduzir esses custos ao mesmo tempo em que conta com um serviço de qualidade.

Custos de impressão

Manter impressoras internamente na empresa gera vários custos que, muitas vezes, acabam passando despercebidos, mas que podem inviabilizar a sua utilização. Separamos alguns dos principais gastos de uma companhia que mantém um parque de impressão.

Insumos de impressão

Esses são os custos tradicionais para o uso da impressora e que são levados em consideração, como papel, toner e o próprio equipamento de impressão, sendo que, geralmente, são os únicos valores que entram na conta dos gastos.

Peças de reposição

A depender do modelo de impressora, de tempos em tempos, é preciso realizar a troca de itens da estrutura, devido a desgaste ou falha mecânica. Equipamentos mais elaborados costumam ter preços bem salgados. Em alguns casos, pode-se, ainda, perder tempo até encontrar a peça correta, o que também gera prejuízos.

Consumíveis

Alguns itens que sofrem desgaste rapidamente não são tomados como insumos, mas também não se encaixam como peças de reposição, pois a troca deve ser realizada com mais frequência. É o caso de revelador, drum e cilindro, itens que podem encarecer o uso de impressoras internas.

Custos de envio e logística

Após a finalização do uso de toners, é preciso reenviá-los ao fornecedor, da mesma forma que o pedido de um novo insumo também gera deslocamento. Nesse caso, o frete deve ser pago duas vezes e também será incluído para calcular o custo de impressão interna.

Estoque de materiais e insumos

O aluguel do metro quadrado pode ter um alto valor, a depender da cidade em que sua empresa está instalada. Ao optar por imprimir seus documentos dentro do espaço da organização, será necessário separar um espaço para abrigar insumos para os equipamentos de impressão.

De acordo com a quantidade de impressoras que sua empresa possui e a demanda de trabalho, o estoque pode tomar um bom espaço, que poderia ser utilizado para outros fins, gerando ainda mais custos para sua organização. Além disso, esse material parado também significa ativo imobilizado.

Treinamento dos colaboradores

Os equipamentos de impressão são caros, e é preciso investir em treinamento para os colaboradores, o que é um custo extra, de modo a prepará-los para o uso da melhor forma possível, evitando qualquer situação que venha a danificar as impressoras e traga prejuízo por má utilização.

Depreciação dos equipamentos

Como as impressoras são bens móveis de propriedade da empresa, ou seja, ativos, a depreciação também se aplica a elas, e muitas organizações não levam isso em consideração. Após um ano de uso, por exemplo, o mesmo equipamento já não tem o valor pelo qual foi adquirido, e sua empresa está perdendo dinheiro aos poucos.

Atualização dos equipamentos

Conforme o tempo passa, algumas de suas máquinas podem acabar se tornando obsoletas ou demandar muita manutenção, o que obriga a empresa a repor essa impressora — mais um custo. A substituição de equipamentos poderá ocorrer a cada dois ou três anos.

Manutenção

Por último, deixamos um dos principais custos normalmente deixados de lado pelas empresas: a manutenção em caso de quebra ou mau funcionamento de uma máquina.

Os equipamentos de impressão são complexos, e, por conta disso e devido à grande demanda que eles podem enfrentar, situações como as falhas mecânicas são comuns e geram a necessidade da presença de um técnico especializado.

A depender do estrago sofrido, a manutenção e substituição de peças da máquina pode sair bem caro, sendo que é preciso não apenas pagar pela reposição de itens, mas também pela mão de obra do técnico.

Determinadas situações podem ser vistas pelo público interno, quando forem mais simples, mas problemas complexos exigem a presença de um profissional qualificado e geram custos extras para a sua empresa.

Vantagens de optar pelo outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão surge como uma opção para minimizar os custos de sua operação, sendo que, ao buscar essa solução, é possível evitar todos os custos citados acima e ainda ganhar por meio de outras vantagens, como:

  • redução de custos ─ boa parte dos gastos serão bancados pelo fornecedor das máquinas e de acordo com o contrato estabelecido;
  • equipamentos novos ─ as impressoras serão sempre as melhores, atualizadas em relação ao mercado de impressão;
  • manutenção ─ com o surgimento de qualquer problema, o técnico do fornecedor se fará presente para sanar a situação;
  • redução de estoque ─ tudo que é necessário é enviado pelo fornecedor, evitando a demanda por grandes espaços para armazenamento;
  • suprimentos originais ─ o fornecedor garante o uso apenas de insumos de procedência verificada, aumentando a qualidade das impressões.

Como você pode observar, optar pelo outsourcing pode diminuir bastante a necessidade de compras e custos de impressão, garantindo, assim, melhores resultados para a sua empresa e eficiência na gestão de documentos.

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