contratar software GED

Uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos é parte fundamental da estratégia de digitalização da informação. Em tempos de transformação digital, não há mais espaço para técnicas obsoletas de armazenamento nem para o uso de grandes arquivos de papel impresso. Porém, é preciso estar atento ao contratar um software GED.

Considerando a importância do bom desempenho dessa ferramenta, é importante observar alguns fatores na hora de escolher a melhor solução disponível no mercado. Pensando nisso, criamos este artigo com algumas considerações que sua empresa deve fazer antes de contratar a plataforma.

Confira!

1. Busque um software GED que atenda às suas demandas

Existem diversas ferramentas à disposição no mercado, cada uma com suas particularidades. Contudo, um erro comum entre gestores é procurar uma solução sofisticada, tomando como base simplesmente o preço alto ou a quantidade de funções que ela oferece.

A dica é: assuma como primeiro passo a identificação das demandas da sua empresa. Afinal, o que exatamente você precisa e o que o software oferece? Com base na resposta, você pode avaliar as funcionalidades de cada ferramenta e selecionar aquela que é mais adequada para o contexto da sua empresa.

Já parou para pensar, por exemplo, que você pode precisar digitalizar todos os documentos impressos que têm hoje? Então, um fornecedor que ofereça suporte e colabore com a digitalização pode ser um grande diferencial.

Além disso, temos a questão da gestão do ciclo de vida dos documentos, algo fundamental para fazer o descarte adequado. Isso envolve controlar a temporalidade documental — e existe uma tabela para isso, a TTD. Vale a pena verificar, então, se o software que você está sondando oferece essa funcionalidade.

2. Valorize a facilidade de uso

Uma boa ferramenta deve ser intuitiva e fácil de usar. Isso significa que os colaboradores não precisarão de muito tempo e treinamento para aprender a manuseá-la. No dia a dia da empresa, isso faz toda a diferença.

Quanto mais fácil for o uso, mais rapidamente a gestão de documentos será totalmente centralizada no software. Isso traz consigo alguns benefícios, como a própria eliminação do uso de papel impresso.

Além de agilizar os processos do dia a dia, ajudando a reduzir custos. Se inicialmente isso parece pouca coisa, é interessante observar que algumas empresas conseguiram reduzir até 40% do seu custo operacional com a eliminação total do uso de papel impresso.

3. Verifique o nível de acessibilidade

A transformação digital e os avanços tecnológicos estão em ritmo acelerado, enquanto a rotina dos colaboradores é cada vez mais dinâmica, com atividades descentralizadas. Isso significa que não há razão para exigir que um gestor esteja necessariamente no prédio da empresa para acessar um documento.

Nesse sentido, um diferencial importante de um bom software GED é a acessibilidade — ou seja, sua capacidade de permitir que os usuários acessem o documento de qualquer lugar. Para isso, basta uma conexão à internet e um controle de acesso (login e senha).

O nível de agilidade e eficiência da empresa é levado a outro patamar quando a aprovação de uma solicitação não depende, por exemplo, da entrega de um documento em mãos. Se o gestor está viajando ou em casa, basta que ele acesse o software pelo notebook ou smartphone para checar uma informação.

Entretanto, isso nos leva a uma outra questão essencial – a segurança.

4. Não abra mão da segurança

Não basta simplesmente armazenar os dados. O software GED deve garantir que isso seja feito com segurança, sem expor as informações da empresa, dos seus clientes e parceiros comerciais. Além disso, a plataforma deve estar protegida contra tentativas de invasão e vazamentos em geral.

Isso se torna um assunto ainda mais delicado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que já entrou em vigor. Se não quer ter dores de cabeça e garantir a segurança, podemos citar três critérios a serem verificados na hora da contratação:

  • Controle de acesso — o software deve oferecer a opção de acesso protegido por login e senha;
  • Backup de segurança — trata-se de uma cópia dos dados mantida para evitar a perda dos documentos;
  • Atualizações — o fornecedor deve oferecer atualizações periódicas, nas quais eventuais problemas são corrigidos e o software é aperfeiçoado.

São três bons sinais de que aquela ferramenta traz o nível de confiabilidade que você precisa.

5. Cheque a reputação do fornecedor

Contratar um software desse tipo de um desenvolvedor inexperiente e com pouca capacidade operacional pode ser um erro. É preciso garantir que a solução digital não deixará sua empresa na mão quando você mais precisar. Então, faça uma pesquisa sobre a reputação da empresa e a satisfação de quem já utiliza seus produtos.

Digitalize seu acervo com a solução da Tecnoset

Uma boa solução GED deve combinar esses critérios mencionados acima, sobretudo considerando a segurança da informação. Nesse sentido, o software da Tecnoset é um aliado poderoso para quem busca otimização de processos e digitalização total dos documentos.

Os diferenciais podem ser notados já na contratação. Ao solicitar o software, sua empresa recebe os equipamentos e o suporte necessário para realizar a digitalização dos documentos conforme manda a legislação.

Esse ponto é crucial, pois não basta escanear papéis e salvar as informações em arquivos de formatos variados. É preciso seguir as normas estabelecidas pelo governo. Assim, a solução da Tecnoset já sai na frente ao estar em conformidade com o Decreto 10.278/2020, do Governo Federal, que regulamenta a questão.

A digitalização vem aos poucos tornando-se indispensável para qualquer empresa que almeja ter eficiência operacional e reduzir custos. Contudo, ela só funciona bem quando feita corretamente, seguindo as orientações legais e tomando os devidos cuidados com a segurança dos dados.

Então, se você busca um software GED que atenda às demandas da sua organização, considere esses 5 fatores antes da contratação. Em pouco tempo, você coloca essa tecnologia para trabalhar a seu favor e desburocratiza os processos da sua empresa!

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