custos do arquivo fisico

Ainda é comum encontrar empresas que mantêm seus documentos organizados em arquivos físicos. Embora a prática seja comum em diversas organizações, esse tipo de método pode causar prejuízos para o negócio, principalmente hoje, que a tecnologia já oferece alternativas mais dinâmicas e seguras.

Neste artigo, você vai conhecer os principais custos para manter um arquivo físico, além de descobrir as vantagens que o digital pode trazer na gestão e rotina da sua empresa. Acompanhe!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma metodologia que visa orientar as práticas de arquivamento de contratos, comprovantes, recibos e papéis em geral. Quando feita de forma adequada, facilita a realização de consultas, otimiza as atividades e traz mais segurança para as operações.

Dessa forma, organizar, padronizar e otimizar é sinônimo de eficiência e vai ajudar na economia de tempo, evitar perdas e extravios e manter o ambiente de trabalho mais produtivo.

Quais são os principais custos para manutenção de um arquivo físico?

A dúvida de muitos gestores está na operacionalização dessa gestão: afinal, será que vale a pena manter um arquivo físico ou é melhor migrar para o digital? A seguir, você acompanha os principais custos relacionados à manutenção de um arquivo físico.

Operacional

Com o passar do tempo, é normal que o arquivo físico fique muito grande e, com isso, a empresa tenha de direcionar mais funcionários para atuar nas tarefas de organização e manutenção das informações.

Sabemos que arquivar documentos deve ser uma prática feita com critério, classificando e adotando processos específicos. No caso do arquivo físico, isso demanda mais trabalho, o que, consequentemente, impacta no custo operacional da empresa. Ou seja, há necessidade de prever custos com recursos humanos.

Espaço Físico

Para guardar os documentos, não basta ter algumas pastas e armários. A demanda por espaço faz parte do dia a dia de quem opta pelos arquivamentos físicos.

Com o passar do tempo e com o crescimento da empresa, o espaço onde os documentos estão alocados  se torna pequeno e o processo de guarda fica cada vez mais complexo.

Aqui, há apenas duas saídas: a empresa aumentar o espaço físico, o que demanda investimentos e aumento nos custos de uma forma geral, ou investir em outra técnica de gestão de documentos, como a digital.

Gestão do tempo e morosidade dos processos

Outro custo importante e que, muitas vezes, passa despercebido, é aquele relacionado ao uso do tempo.

Sempre que é necessário consultar as informações mantidas em arquivos físicos, há uma perda maior de tempo em razão da morosidade dos processos. Esse tempo desperdiçado representa um custo, além de impactar no andamento dos projetos e no processo de tomada de decisões.

Inclusive, quando os documentos físicos da empresa são organizados e manuseados por várias pessoas, pode causar desorganização e até perda de informações.

Extravio de documentos

Alguns documentos são especialmente importantes para a empresa, como o caso dos documentos trabalhistas, fiscais, contábeis e previdenciários. Não à toa, a legislação traz regras específicas relacionadas ao prazo de arquivamento deles.

Porém, ao manter esses documentos importantes apenas em arquivos físicos há dois riscos: danificar ou perder completamente as informações.

O custo relacionado à essa falha pode ser muito alto, principalmente se a empresa não tiver cópias de segurança. Fora os aspectos legais, que podem gerar multas e outras penalidades, a organização corre o risco de perder negócios ou ainda enfrentar problemas em auditorias.

Conformidade e auditoria

A Lei Geral de Proteção de Dados estabeleceu diretrizes rigorosas relacionadas à coleta, arquivamento e uso de dados. Hoje, as políticas de governança e a prática de conformidade e auditoria demandam dos gestores a necessidade de manter as informações devidamente arquivadas e com total segurança.

O descumprimento à LGPD pode causar prejuízos financeiros e operacionais significativos para as empresas. Por isso, investir em boas práticas de gestão e manuseio de informações é fundamental.

Qual a importância de digitalizar o acervo documental?

A digitalização do acervo documental representa um aumento de competitividade no mercado. Cientes disso, elencamos as principais vantagens dessa prática e os motivos que têm feito as empresas investirem cada vez mais no digital:

  • facilita e agiliza a captura e acesso a documentos por meio de um método de busca digital;
  • ajuda na conservação das informações, reduzindo o acúmulo de papéis;
  • reduz custos com conservação e manutenção de documentos físicos;
  • aumenta a segurança da guarda das informações e reduz o risco de perda de documentos;
  • auxilia na organização dos documentos, que podem ser ordenados por categorias, temas, data de expedição, entre outros;
  • favorece a realização de pesquisas de forma prática, otimizando os processos e contribuindo para a gestão adequada do tempo.

Ao armazenar os documentos em uma nuvem, o risco de perda de informações é mínimo. Além disso, qualquer pessoa devidamente autorizada que precisar de alguma informação poderá acessá-la sem a necessidade de solicitar a terceiros e aguardar retornos. Tudo acontece de forma rápida, simples e dinâmica.

Esse aspecto também é positivo porque facilita para a empresa o processo de monitoramento de acesso dos colaboradores a cada documento.

Atualmente, o mercado oferece diferentes alternativas de sistemas para o armazenamento e gestão documental de arquivos físicos e digitais. Na Tecnoset, você encontra o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

Por meio dele é possível realizar todo o controle de documentos na sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação. Um serviço aprovado e utilizado por inúmeras empresas de diferentes portes e ramos de atuação.

Agora que você já sabe quais são os principais custos de manter o arquivo físico, que tal aproveitar para saber mais sobre o GED da Tecnoset? Confira aqui um artigo especial sobre o assunto!