decreto 10276

A digitalização de documentos é fundamental para desburocratizar os processos de uma empresa, agilizar suas atividades e reduzir custos. Contudo, é preciso ter alguns cuidados com a segurança da informação e outros aspectos legais. Isso fica mais claro quando observamos as demandas do Decreto 10.278.

Publicado em março de 2020 pelo Governo Federal, ele dita as regras de validade, uso e armazenamento. Ainda assim, é natural ter algumas dúvidas sobre o assunto — e para ter sucesso na gestão de documentos, é importante saná-las.

Neste artigo especial sobre o tema, você encontra tudo o que precisa saber sobre o decreto. Então, vamos começar pelo histórico dessa questão!

Qual era a validade dos documentos digitalizados?

A tecnologia evolui em ritmo cada vez mais acelerado — e a transformação digital é prova disso. Um marco importante desse avanço foi a adoção em massa do uso de computadores nas empresas. Posteriormente, isso levou ao início da digitalização de arquivos.

Ainda assim, o assunto não é tão recente quanto parece: já em 1995 a discussão ocorria no ambiente político, e em 1996 foi criado o Projeto de Lei do Senado nº 22 para lidar com a questão. O foco era, na maior parte, os microfilmes, populares desde o final da década de 1960.

Um avanço considerável foi alcançado com o Projeto de Lei 3.173 de 1997, que passou a validar documentos gerados em ambiente virtual, não apenas os arquivos impressos que eram digitalizados. Outros PLs foram implementados para solucionar questões específicas, como o comércio eletrônico e a assinatura digital.

Os dois marcos fundamentais lançados posteriormente são:

  • A Medida Provisória 2200-2 de 2001, que instituiu a infraestrutura de chaves públicas de segurança digital do país (ICP-Brasil);
  • A Lei 12.682 de 2012, que equiparou a validade de documentos físicos e digitais.

O problema, entretanto, é que a Lei 12.682 foi aprovada com vetos em artigos que permitiriam o descarte dos documentos físicos.

Qual o objetivo do Decreto 10.278?

Para dar um desfecho mais sólido a esse movimento que vinha ocorrendo por décadas, o Decreto 10.278 foi pensado visando a garantir que o papel pudesse ser descartado. Além disso, ele atualiza algumas questões pontuais para que a validade de documentos físicos e digitais seja absolutamente a mesma.

Resumidamente, podemos destacar alguns objetivos principais do decreto. O primeiro é dar base jurídica para o uso do meio eletrônico em um leque mais amplo de atividades, facilitando a vida da maioria das organizações e empresas. O outro seria otimizar a gestão de documentos.

Isso acontece porque, graças à tecnologia, tornou-se muito mais fácil gerenciar, acessar, visualizar e preservar documentos. De fato, o ambiente digital traz uma série de benefícios que só poderiam ser de fato aproveitados com um dispositivo legal que legitimasse sua utilização.

O que é preciso para digitalizar documentos de acordo com o novo decreto?

Conforme consta no Artigo 2º do Decreto 10.278, as regras se aplicam a qualquer documento produzido por:

  • “pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares”; e
  • “por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.”.

Como mencionamos, já existia uma legislação para lidar com documentos gerados diretamente em formato digital. Logo, as regras não se aplicam a esses casos.

O decreto estabelece ainda, no seu Artigo 4º, que o documento digitalizado só tem a mesma validade do impresso se os procedimentos e tecnologias usados na digitalização garantirem:

  • “a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado”;
  • “a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados”;
  • “o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado”;
  • “a confidencialidade, quando aplicável”; e
  • “a interoperabilidade entre sistemas informatizados”.

Vale destacar que a validade só ocorre se o documento:

  • for “assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados”;
  • “seguir os padrões técnicos mínimos previstos”; e
  • “conter, no mínimo, os metadados especificados”.

Há ainda algumas regras que dizem respeito ao final da vida útil do documento.

O descarte é permitido após a digitalização?

Os documentos podem ser descartados ao final da vida útil, exceto aqueles que possuem valor histórico para a organização ou outra parte envolvida. Isso também se aplica à versão impressa, que pode ser descartada após a digitalização, desde que tenham sido observadas todas as regras para garantir a validade da versão digital — com a mesma ressalva sobre documentos com valor histórico.

Como digitalizar seu acervo de maneira segura?

Após seguir as diretrizes do decreto 10.278 para planejar a digitalização, é importante estabelecer um sistema de segurança confiável para proteger os documentos. Afinal, a LGPD tornou ainda mais rigorosa a fiscalização sobre essa questão, assim como as punições — sejam advertências ou multas — para o uso incorreto e vazamento dos dados.

De modo geral, todo o processo só é benéfico quando feito da maneira correta. Por isso, se quer tranquilidade na digitalização de documentos, vale a pena implementar a solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Tecnoset.

Ao contratar o software, você já recebe todos os equipamentos que precisa para fazer a digitalização. A Tecnoset ainda oferece o suporte necessário para que o processo seja realizado dentro das normas legais, além de tirar as dúvidas das suas equipes no que diz respeito ao uso da plataforma.

Por fim, vale destacar a facilidade de uso do software e o nível de segurança que ele oferece. Por meio de um sistema de backup próprio, a solução de GED da Tecnoset permite que você mantenha salvo uma cópia dos documentos.

Com a redução do uso de papel impresso, algumas empresas conseguiram reduzir em até 40% seu custo operacional. Vale a pena investir nessa inovação tecnológica para impulsionar a transformação digital na sua empresa.

O Decreto 10.278 veio para estabelecer diretrizes mais claras quanto ao uso de documentos digitais. Então, adote uma solução tecnológica para tirar proveito desses benefícios e ajude a desburocratizar as atividades das suas equipes!

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