desafios da gestao documental

A gestão documental é o processo por meio do qual as empresas organizam informações, visando ter mais segurança e agilidade no acesso a dados do negócio.

Quando bem estruturada, ela traz mais facilidade para acessar informações, facilidade de criação, revisão e arquivamento, maior controle de acesso e distribuição, controle na validade e segurança para acessar os dados.

Embora a gestão documental seja imprescindível para as empresas, existem inúmeros desafios a serem superados, especialmente no caso de negócios que optam pelo arquivamento físico de dados.

Neste artigo, você vai conhecer 7 deles que, provavelmente, fazem parte da rotina do seu negócio, além de dicas de como superá-los. Confira!

1. Segurança da informação

O acervo de documentos da empresa reúne uma série de informações importantes e estratégicas sobre o negócio. Além disso, traz dados de terceiros, como clientes e parceiros comerciais.

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a preocupação com a segurança da informação se tornou um tema ainda mais relevante dentro das empresas.

Para as organizações que ainda mantêm controle de arquivamento físico de documentos, esse é um dos grandes desafios para o momento. Afinal, como manter a segurança da informação se o gestor não tem o controle total de quem acessa os documentos?

Ao final deste conteúdo, você vai descobrir como as empresas podem garantir a segurança da informação usando soluções digitais.

2. Deterioração de documentos físicos

Outro desafio que faz parte da rotina dos negócios que optam pelo arquivamento físico é a deterioração dos papéis. Sabemos que os documentos impressos demandam muito cuidado no manuseio e armazenamento, e que boas práticas garantem maior durabilidade nesse sentido.

Questões como o material das pastas e a umidade do ambiente onde os documentos estão armazenados também impactam em sua vida útil. Portanto, para empresas que desejam permanecer com arquivos físicos, é fundamental elaborar um plano de ação que garanta a adoção de práticas de cuidado e que tragam maior durabilidade ao acervo.

3. Espaço Físico

Em um primeiro momento, um arquivo e algumas pastas são suficientes para organizar os documentos da empresa. Entretanto, em pouco tempo o volume de informações aumenta de forma exponencial e o gestor pode se deparar com falta de espaço físico.

Infelizmente, esse é um desafio da gestão documental enfrentado por quem opta pelo armazenamento tradicional, e não há muito o que fazer. Via de regra, a empresa que deseja continuar com o arquivamento físico precisa fazer a locação ou aquisição de um espaço maior e contratar novos colaboradores.

4. Risco de extravio

Documentos físicos correm o risco de extravio e, em alguns casos, isso acontece de forma definitiva, podendo trazer problemas sérios para a empresa.

Por exemplo, a perda de documentos fiscais, como NFs e comprovante de recolhimento do INSS, que precisam ser guardados por 30 anos, pode representar a penalização da empresa e o pagamento de multas.

A solução seria fazer cópias de segurança ou investir na digitalização completa de todo o acervo documental da empresa.

5. Ausência de padronização

Outro aspecto relacionado à gestão documental que se mostra como um desafio para as empresas é a ausência de padronização. Organizar documentos demanda a criação de um sistema de categorização que leve em consideração o tipo de documento, os setores envolvidos no seu manuseio, os prazos relacionados a ele (como a validade de contratos), entre outros.

Estabelecer regras de padronização é um passo importante, que pode ser aplicado tanto na modalidade de arquivamento físico quanto no digital. No caso do arquivamento digital, o processo se torna muito mais simples e intuitivo.

6. Gestão de tempo

A gestão documental demanda tempo, especialmente na modalidade de arquivamento físico. Além de criar processos, organizar, categorizar e manter o arquivo em segurança, a empresa precisa encontrar pessoal qualificado, com tempo disponível para trabalhar no manuseio e manutenção desses documentos.

O desafio do uso significativo do tempo só pode ser solucionado com a utilização de sistemas tecnológicos, que adotam a automação e soluções que trazem agilidade para a rotina do negócio.

Ainda vale ressaltar que a gestão de documentos físicos impacta diretamente na produtividade das equipes. Em outras palavras, o armazenamento tradicional afeta o trabalho, porque demanda mais tempo dos colaboradores na execução de atividades que poderiam ser, facilmente, substituídas por uma solução tecnológica.

7. Tecnologia na gestão documental

Todos os desafios mencionados ao longo deste artigo se encontram neste ponto comum. A tecnologia tem sido uma das grandes aliadas das empresas não só na gestão documental, como na execução de inúmeras tarefas.

Migrar do físico para o digital quando o assunto é gestão de documentos representa uma mudança significativa para qualquer negócio, contribuindo para a redução de custos, aumento da produtividade, aumento da segurança jurídica, desenvolvimento de processos, melhora na qualidade da gestão do tempo, redução do risco de extravios e perdas, entre outros.

É possível encontrar no mercado diferentes opções de sistemas para a gestão documental de arquivos físicos e digitais. A Tecnoset oferece aos seus clientes o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED.

O GED permite superar os principais desafios da gestão documental. Por meio dele, é possível realizar todo o controle de documentos da sua empresa, desde a criação até a busca, compartilhamento, descarte e recuperação.

Você quer aproveitar a oportunidade para melhorar o desempenho da sua empresa na gestão documental? Então, entre em contato conosco e solicite informações sobre o GED da Tecnoset!