A procura por atendimento em instituições de saúde está cada vez mais alta. Ainda que os casos graves de Covid-19 tenham diminuído bastante, a ocorrência da pandemia colocou muita gente em constante estado de alerta. Estamos investindo mais em consultas, exames e acompanhamento médico – e isso exige de cada centro de saúde uma gestão específica e organizada.

É indispensável que as equipes médicas tenham ao alcance das mãos todos os recursos de que necessitam para prestar um bom atendimento. Quando o estoque de medicamentos e materiais de rotina (como luvas, seringas, gaze e outros) está bem distribuído, cada paciente é auxiliado mais rapidamente, o que garante a eficiência da instituição. 

Os pontos positivos da rotina hospitalar se refletem nas finanças, uma vez que, quanto melhor o controle dos recursos, maior é a capacidade de prestação de serviço da organização. Assim, é essencial estabelecer práticas que vão priorizar a gestão de estoque.

Por que organizar o estoque faz tanta diferença?

Independentemente do tamanho da sua instituição, a gestão de estoque é uma das tarefas mais importantes nas instituições de saúde. O setor recebe grandes quantidades de suprimentos médicos que devem ser utilizados dentro da data de validade – e orientados a casos bastante específicos.

Ou seja, não é porque o medicamento existe e está disponível no estoque que ele será utilizado; cada substância e material disposto no estoque de um centro de saúde será utilizado conforme demanda protocolar, de responsabilidade médica.

Por isso, o controle deve ser realizado com base no monitoramento e análise constante dos produtos, incluindo o fluxo de entradas e saídas e passando pelo inventário de perdas e novos requerimentos.

Quando a instituição se debruça sobre meios de organizar o estoque, o retorno financeiro é palpável. A organização gera assertividade nos investimentos, melhor dimensionamento das demandas, exclusão do excesso de materiais dispensáveis e outros benefícios que, logo de cara, diminuem a ocupação do espaço e a perda de dinheiro do centro de saúde. 

Trocando em miúdos, um estoque bem gerenciado traz reações positivas em cadeia para as instituições de saúde – e a consequência mais tangível é o sucesso do empreendimento. Por isso, organizar o estoque faz tanta diferença: porque o controle permite a compra e distribuição focada de insumos médicos, evitando estoque parado e a perda de produtos por vencimento do lote, garantindo a disponibilidade dos recursos para uso conforme necessidade. 

Dicas para organizar o estoque de maneira eficiente

Manter o seu estoque de insumos médicos atualizados e na quantidade certa para o negócio não é uma tarefa simples: a atividade exige conhecimento técnico tanto dos produtos quanto da própria gestão e planejamento administrativo. Contar com parcerias nessa seara é imprescindível para uma tomada de decisões responsável.

Para organizar o estoque em uma instituição de saúde é preciso:

Fazer inventário dos insumos médicos

Inventariar é relacionar com detalhes os itens do seu estoque. Isso deve ser realizado com certa periodicidade, para que o profissional encarregado de manusear o estoque entenda como é feita a entrada e saída de cada material.

Por exemplo: em determinadas épocas do ano, alguns medicamentos saem mais que outros, como no inverno, a tendência é que remédios para alergias e síndromes respiratórias sejam mais demandados. Entender essas diferenças e a sazonalidade dos produtos ajuda na rotina de trabalho e na programação de estoque a longo prazo.

Estabelecer uma organização intuitiva

Organizar o ambiente onde esses insumos estão alocados tem um peso importante na gestão de estoque. Manter padrões de arranjos facilita o manuseio de medicamentos e materiais para atendimento, facilitando sua localização e evitando o desperdício.

Assim, por exemplo, é possível colocar os produtos com data de validade mais próxima do vencimento em uma localização visível, para serem consumidos primeiro. Da mesma forma, dispor materiais e medicamentos de acordo com sua função pode melhorar o tempo de retirada desses produtos em casos de emergência.

Planejar a reposição dos medicamentos

É um grande erro deixar para repor os insumos apenas quando eles estão em falta – até porque a maioria dos fornecedores não consegue disponibilizar esses produtos de um dia para outro. Eles trabalham com uma programação de forma a atender todos os seus clientes, principalmente quando os medicamentos ou materiais são provenientes de importação.

Uma boa gestão de estoque consegue antecipar as necessidades desses medicamentos e ainda economizar dinheiro. A previsão de demanda evita desperdícios e ainda aumenta a capacidade de negociação da instituição de saúde, que pode encontrar produtos com melhor preço e prazo de pagamento.

Terceirizar pontos de atenção na gestão de estoque

Se é preciso que a pessoa responsável pelo estoque tenha conhecimento técnico do setor, incluindo processos administrativos de estocagem, é recomendável que ela tenha o menor esforço operacional possível, já que lidar com falhas em sistemas e equipamentos de impressão de prontuários, inventários e etiquetas pode onerar incrivelmente a instituição, dado seu “poder desorganizador” na rotina hospitalar.

Dessa forma, terceirizar esses pontos de atenção é algo crucial tanto para o gerenciamento do estoque quanto para a gestão financeira do centro de saúde. Duas possibilidades certeiras para desafogar o setor são o outsourcing de impressão e insumos para etiquetas, exames de imagem e pulseiras hospitalares. Ambas as demandas são fundamentais para o bom atendimento das instituições de saúde e sua ausência pode causar reveses inesperados na qualidade da prestação de serviço.

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