estrategia de impressao remota

Muitas empresas já estão investindo na impressão remota a fim de modernizar sua estrutura. Isso mostra que mesmo com as mudanças tecnológicas dos últimos anos, imprimir documentos ainda é necessário. Mesmo que suas versões digitais tenham ganhado espaço, o físico continua existindo.

Para isso acontecer, entretanto, é preciso que esse processo também receba uma atualização. Com tantas novas ferramentas, afinal, não seria esse o setor que permaneceria igual ao que se via antigamente. E a principal renovação para isso é, justamente, sua realização de forma remota.

Ficou interessado e quer saber mais sobre a impressão remota? Confira abaixo as principais vantagens dessa estratégia para sua empresa.

Quando a impressão remota é útil para as empresas?

Em alguns casos, pode-se imaginar que a impressão remota é apenas uma forma de tornar uma atividade mais simples. Mais do que isso, alguns podem pensar que é um símbolo de preguiça dos colaboradores. A verdade, porém, é bastante diferente disso, ocorrendo situações em que essa solução é extremamente indicada.

Alguns exemplos para isso são:

  • Impressão de pedidos: Em empresas com mais de uma planta, se faz possível imprimir um pedido em outro local. Assim, se agiliza o processo e o torna mais produtivo e efetivo.
  • Serviços de nuvem: Diversas organizações já aderiram à computação em nuvem. Com isso, podem precisar imprimir um arquivo que venha dela, podendo fazê-lo da maneira remota.

8 benefícios da impressão remota

Além das situações especiais citadas acima, qualquer empresa pode se beneficiar da impressão remota. Para entender isso, basta conferir 8 das principais vantagens que a adoção dessa tecnologia traz a uma organização. São elas:

  • Segurança;
  • Rastreabilidade;
  • Experiência do usuário;
  • Treinamento da equipe;
  • Redução de custos;
  • Manutenção;
  • Qualidade;
  • Acesso remoto.

1 – Segurança

Ainda que muitos pensem que não, a impressão remota pode trazer mais segurança a grandes empresas. A explicação para isso é a forma como é feita a autenticação dos dados antes do comando. Assim, apenas pessoas autorizadas conseguem acesso à plataforma.

Isso garante que o sistema não seja atacado por usuários indesejados, algo que impressoras comuns estão suscetíveis. Todos os dados podem, também, ser criptografados, a fim de deixar esse acesso ainda mais restrito e seguro.

2 – Rastreabilidade

Outro ponto que garante a segurança desse novo meio de impressão é sua alta capacidade de rastreabilidade. É possível, por exemplo, saber o que foi impresso, quando, onde e por quem. Controlar as atividades de sua equipe se torna muito mais simples.

Além disso, essa é também uma maneira de economizar na rotina da empresa. Afinal, com um maior controle, se torna mais fácil entender de onde vem os custos, em especial com suprimentos.

3 – Experiência do usuário

Mesmo trazendo diversas vantagens e novas tecnologias, a impressão remota apresenta a mesma experiência que a comum. Na prática, isso significa que sua equipe não terá problemas para se adequar a essa nova realidade.

Pelo contrário, o trabalho será extremamente parecido com o que já estavam acostumados. Com isso, há também um benefício indireto, o qual será explicado em seguida, mas merece bastante destaque.

4 – Treinamento da equipe

É comum encontrar executivos que se recusam a implementar novas tecnologias em suas empresas. Em geral, os motivos para isso estão no medo do desconhecido, a falta de conhecimento e a limitação orçamentária.

Fora tudo isso, há uma preocupação constante com o treinamento da equipe. Assim, o investimento — de tempo e dinheiro — se torna consideravelmente menor.

5 – Redução de custos

Também é preciso destacar a redução de custos gerada ao implementar tecnologias mais novas. No caso da impressão remota, essa economia vem, principalmente, de não se precisar mais investir em equipamentos e suprimentos.

Além desses pontos, outro que também apresenta vantagens é a manutenção. Aqui, foca-se nos custos, tanto para arrumar os aparelhos quanto de tempo de disponibilidade.

6 – Manutenção

Não somente os valores gastos são importantes quando o assunto é a manutenção das impressoras. Como explicado acima, há uma considerável perda de tempo ao ficar sem o aparelho por minutos, horas ou dias. Somente aqui, é possível atrapalhar diversos processos da companhia.

Além disso, muitas vezes a manutenção é feita internamente, sem garantir uma correta execução. Ao optar pela impressão remota, porém, há uma certeza de serviços bem-feitos, visto que essa é a especialidade da empresa contratada.

7 – Qualidade

Diversas são as companhias que oferecem impressoras pessoais para seu time utilizar. Ainda que apresentem padrão bom para o uso diário, elas não são preparadas para o uso contínuo. Mais do que isso, podem falhar quando se faz necessária uma impressão de extrema qualidade.

Assim, investir na modalidade remota da impressão possibilita que sua empresa apresente documentos mais corretos. Além de garantir o respaldo para a companhia, essa também é uma maneira de agilizar a rotina e evitar retrabalho.

8 – Acesso remoto

Como é de se esperar, o acesso de qualquer local é uma das maiores vantagens da impressão remota. Em um mundo globalizado como o de hoje, esse é um grande diferencial para a empresa e seu time. Foram as atualizações como um todo que, aliás, permitiram esse benefício.

Atualmente, qualquer pessoa possui um aparelho celular ao seu lado. Se não for um desses, pode ser um tablet ou notebook com acesso à internet. Em qualquer um dos casos, você terá condições de acessar o sistema e imprimir documentos.

Como adotar a impressão remota em sua empresa

Com tantos benefícios, é natural que as companhias busquem cada vez mais pela impressão remota. Essa é uma estratégia interessante e que pode render muitos frutos à organização. Para isso, o indicado é contar com o parceiro ideal – que permitirá que você aproveite de todas essas vantagens.

Com mais de 30 anos no mercado de outsourcing de impressão, a Tecnoset é uma das maiores empresas desse segmento no Brasil. Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião e conversar sobre sua situação e como podemos lhe ajudar.