Se o uso de dados como ativos já tornou o profissional de TI uma peça chave dentro de empresas privadas, a gestão da informação no setor público exige ainda mais preparo e investimento de quem quer garantir eficiência com proteção em seus sistemas.

Quer entender por que essa transição é necessária e como tornar os processos para gerir documentos mais otimizados e seguros dentro de uma instituição pública? Vamos conversar sobre os pontos principais neste artigo. Acompanhe.

Qual a importância da gestão da informação no setor público?

transformação digital já é uma realidade em praticamente todas as empresas do mundo — tanto do setor privado quanto público. É um processo capaz de mudar a relação entre instituições e pessoas, dando confiabilidade, agilidade e precisão no uso de informações para a entrega de serviços.

Mas o valor crescente desses ativos tornou os bancos de dados que os armazenam em alvos preferenciais de criminosos. E, pelo perfil de informações utilizadas no setor público, esse tipo de empresa hoje é ainda mais visado.

Por isso, um gestor de TI hoje não pode pensar em transformação digital sem estruturar medidas e ferramentas de segurança em paralelo com essa busca por mais eficiência no dia a dia.

Gerir a informação é ter visão completa sobre acesso e uso de dados, priorizar a eficiência e controlar riscos, além de atualizar constantemente ativos e seu próprio sistema para estar sempre fora do alcance das principais ameaças no mercado.

E se essa é a função da TI, é a sua hora de preparar uma estratégia específica para gestão estratégica dos dados. É ela que vai garantir todo o tipo de vantagem que a transformação digital pode trazer para a competitividade e otimização de qualquer instituição pública.

Quais os problemas de uma má gestão da segurança da informação?

Para deixar melhor definida a importância dessa gestão, podemos notar o que acontece quando o gestor de TI e a empresa como um todo não atenta a essa responsabilidade. Confira!

Ineficiência no uso de dados

Sem um ambiente bem gerido para as informações da empresa, é muito difícil fazer um controle de uso suficiente e garantir que elas estejam sendo utilizadas da melhor forma possível dentro da rotina operacional.

O resultado é uma dificuldade em alinhar processos, analisar dados com clareza e usar estratégias tão necessárias atualmente de otimização produtiva.

Falta de confiabilidade em documentos e processos

Um dos maiores problemas dessa ineficiência está no comprometimento de dados. Como gerir documentos com precisão no negócio se é impossível garantir a confiabilidade nos dados registrados neles?

Uma boa gestão é o que garante essa certeza. Sem ela, demora muito até perceber anomalias e conflitos que prejudicam vários departamentos dentro de uma instituição.

Retrabalho e baixa produtividade

Uma grande consequência negativa da falta de confiabilidade nos processos é a quantidade de tempo de operação perdido com conferências e retrabalhos.

A empresa que não consegue controlar acesso e uso de documentos gasta muito mais tempo para fazer as mesmas etapas produtivas. O resultado é muito esforço e recurso desperdiçados todos os dias dentro do escritório.

Vulnerabilidade a ataques

Claro, dentre todos esses problemas o maior é com certeza a possibilidade de invasão, comprometimento e vazamento de dados.

Além da perda total de confiança no mercado, as organizações do setor público também estarão sujeitas às implicações da LGPD, que entre em vigor em 2020. Quanto mais distante você deixar seu sistema desse risco, mais fácil fica gerir essas informações tão importantes.

Como garantir a segurança da informação em órgãos públicos?

Não existe uma fórmula perfeita para a gestão de dados segura em uma empresa pública o privada. Mas isso não significa que é um processo complexo ou inalcançável.

Na verdade, 4 passos bem objetivos podem trazer essa tranquilidade para sua empresa. Confira.

Invista em tecnologia e automação

Um dos focos da transformação digital é diminuir ao máximo o fator humano dentro de processos de operação e gestão. Isso agiliza tarefas, mas principalmente aumenta a confiabilidade na operação e nas informações registradas pelo negócio.

Reconstrua sua gestão de dados

Para ter segurança e eficiência, muitas vezes é preciso recomeçar do zero. Uma boa reformulação no seu banco de dados, no sistema e nos processos de acesso e uso de informações pode dar algum trabalho, mas garante lá na frente eficiência, produtividade e segurança.

Traga todos os colaboradores para o processo

A gestão da informação é feita também de pessoas. É preciso incluir todos os departamentos nessa transição, oferecendo treinamento e canais abertos de comunicação para que otimizem sua própria relação com o sistema de dados.

Invista em terceirização

Hoje, é possível ter tecnologia de ponta e profissionais capacitados atuando no seu sistema sem a necessidade de grandes investimentos internos. As soluções e os serviços terceirizados hoje podem ajudar na sua estratégia de gestão de dados, desde que você saiba escolher bem as parcerias que vão movimentar a TI para o lado certo.

Como a Tecnoset pode auxiliar a persona nesse assunto?

Levando em conta a terceirização, queremos terminar o texto demonstrando por que a Tecnoset é uma importante aliada para gestão da informação na sua rotina.

A Tecnoset é uma parceira integradora de serviços de TI, com foco na digitalização, gestão e impressão de documentos, relatórios e registros de uma empresa — seja ela privada ou pública.

Nosso foco é na estruturação tecnológica do negócio, aliando equipamentos, sistemas e processos para garantir a produtividade e eficiência de um escritório com foco primário em sua segurança.

Temos serviços especializados na gestão de gerenciamento de informações específicas por departamentos, como RH, Backoffice, Fiscal e Logística.

Com a integração de todos esses departamentos em um único ambiente, é possível aumentar a produtividade, garantir a confiabilidade de dados e, claro, fazer um esforço conjunto para mitigar qualquer risco que possa ameaçar a sua boa gestão de dados.

Por que escolher a Tecnoset e não outra empresa do ramo?

Podemos citar diversos diferenciais que destacam a Tecnoset de outras empresas no mercado:

  • capilaridade de filiais e atendimento em todos os estados;
  • preço;
  • experiência de 25 anos no mercado;
  • flexibilidade e agilidade para atender suas necessidades;
  • profissionais capacitados;
  • grande estrutura de atendimento e suporte.

Mas, além disso, o nosso orgulho no mercado está como tratamos a relação com nossos clientes: uma parceria completa e exclusiva com nossos clientes.

Em nossa rotina, tratamos cada cliente e cada projeto como um desafio único. Queremos conhecer as suas necessidades, entender seus objetivos e trilhar o mesmo caminho em conjunto.

E nós sabemos que a gestão da informação no setor público é um passo vital nessa busca por eficiência e produtividade. Se você também pensa como nós, é hora de mergulhar de vez na era da transformação digital.

Por que você não topa esse desafio conosco? Visite agora o nosso site e entre em contato conosco!