Os gastos figuram como uma das maiores preocupações dos gestores, afinal, a saúde financeira tem impacto global nos objetivos da empresa. O processo decisório precisa considerar a capacidade de rentabilidade e lucratividade do negócio e, para isso, a gestão de custos deve ser bem-sucedida.

A decisão de fazer um investimento, abrir uma nova unidade, aumentar o quadro de funcionários, ou até mesmo, lançar um novo produto, requer um estudo do cenário econômico e das oportunidades no mercado, considerando o equilíbrio entre a produtividade e os custos gerados.

O objetivo deste post é analisar como esses gastos afetam o crescimento da empresa e trazer dicas sobre como você pode fazer uma gestão de custos adequada para estimular e promover um desenvolvimento estruturado do negócio!

A importância de uma boa gestão de custos na organização

Ter o controle e uma visão abrangente do empreendimento possibilitará a qualquer gestor compreender melhor o negócio, o mercado e como esses dois universos se fundem para gerar excelentes resultados.

Independentemente do segmento, qualquer empresa está sujeita a ser afetada por questões internas ou externas que fogem, muitas vezes, do radar de quem está no comando. Por isso, é fundamental que a base financeira seja um ponto estável dentro do processo.

Sem uma gestão adequada dos custos será difícil e comprometedor analisar corretamente os gastos e, consequentemente, as possibilidades de investimentos — uma vez que não haverá embasamento numérico consistente para aproveitar as oportunidades que surgirem no caminho.

Elaborar um bom planejamento e acompanhar diariamente as atividades realizadas pelas equipes possibilita ter dados reais, que vão além do fluxo de caixa ou do sucesso de vendas.

Um desempenho bom ou ruim do negócio só pode ser identificado depois que todas as entradas e saídas forem computadas. Os custos estão entres os principais aspectos de observação para determinar se a margem de lucro corresponde às expectativas da empresa.

Como fazer uma gestão de custos adequada

O quanto a sua empresa precisa vender para cobrir todos gastos e gerar lucro? Sem contar com as informações sobre os custos dos produtos ou serviços, dificilmente, você chegará a uma resposta segura.

A gestão de custos exerce total influência na formação de preço, na criação de metas de vendas e na formulação de políticas de investimentos. Sem isso, há um risco eminente de a empresa apresentar resultados que sugerem lucro quando, na verdade, estão gerando prejuízos.

Para ter o controle da empresa nas mãos e evitar as surpresas desagradáveis que colocam o negócio em apuros financeiros, algumas medidas adotadas no dia a dia podem surtir um bom efeito. Tome nota!

Mapear todos os custos da empresa

Um bom gestor deve saber para onde está indo e de onde está vindo cada centavo que circula dentro da empresa. Para isso, não será necessário verificar conta por conta, mas ter um controle processual que permita analisar os saldos rotineiramente.

Todos os custos devem ser alocados corretamente a produtos, serviços, departamentos e projetos para que os gestores tenham elementos consistentes para avaliar onde a empresa está gerando lucro ou prejuízo. Dessa forma, será possível tomar providências cabíveis.

É fundamental identificar quais são as contas que podem passar por um processo de redução de custos sem afetar a eficiência da empresa. Em muitos casos, um filtro sobre as atividades, revela gastos desnecessários, além de improdutividade e retrabalho.

Utilizar sistemas de gestão financeira empresarial

Esse trabalho não precisa e não deve ser manual, sobretudo, para evitar erros de lançamentos ou de interpretação. Utilizar um sistema de gestão financeira vai possibilitar a centralização dos dados e informações produzidos em toda a empresa.

A transformação digital, cada dia mais, apresenta soluções e recursos para que as empresas otimizem seus processos e tomem decisões mais acertadas, com base em dados. Uma prova disso é que a cultura data-driven vem se tornando uma forte aliada dos empreendedores mais visionários.

Em um geral, os setores estão interligados pelas atividades de vendas e atendimento ao cliente, logo, as informações serão integradas em algum momento. Nada melhor que um sistema de gestão para registrar todas as movimentações e disponibilizar um resumo eficiente, que seja o norte da gestão.

Treinar os funcionários para registrar os gastos

Qualquer gasto é relevante para a análise e gestão de custos, contudo, nem todos os funcionários têm a percepção do nível de importância sobre o registro de todos os gastos efetuados pela empresa.

Das pequenas despesas aos grandes investimentos, os gastos representam muito e fazem total diferença para as metas de vendas. Muitos funcionários não têm a percepção, por exemplo, de que os custos com impressão podem ser altos se não houver um cuidado com a reprodução desnecessária de documentos.

Há um costume cultural corporativo de que os e-mails — com ou sem anexos — devem ser impressos para leitura e melhor compreensão. Esse é um comportamento que deve ser revisto dentro da empresa, priorizando apenas a impressão de documentos que exijam assinatura e arquivamento.

Já existem no mercado, equipamentos que realizam controle de impressão por usuários e permitem o armazenamento digital sem a necessidade de gerar gastos com papel e impressão. São facilidades a serem analisadas junto do custo-benefício que o uso de soluções inteligentes como essas podem trazer para a empresa.

Os funcionários devem ser treinados a ter um olhar de pertencimento sobre a empresa, ou seja, serem envolvidos para atuar como donos, sabendo que a economia pode ser uma estratégia inteligente para abrir possibilidades de benefícios a eles mesmos.

Com um olhar apurado sobre os custos e um acompanhamento sistemático das atividades operacionais, alguns deles, como manutenção de equipamentos e utilização serão mais fáceis de identificação.

Embora os custos sejam mais difíceis de se apurar sobre tudo o que está relacionado à produtividade, sustentabilidade e armazenamento, ainda assim, a gestão pode repensar suas estratégias.

Uma redefinição do core business, com terceirização, inclusive das atividades secundárias que demandam tempo dos profissionais estratégicos que poderiam ser mais bem aproveitados em atividades fim, pode ser uma boa decisão para aprimorar a gestão de custos.

As soluções de outsourcing de impressão e de BPO (gestão documental para RH) têm se mostrado excelentes aliadas da gestão de custos em diversas segmentações, como educação, varejo, logística, RH, fiscal, saúde, seguradora, concessionárias — todas, especialidade da Tecnoset que oferece um diferencial de serviços, focado no aumento da produtividade, redução de custos e crescimento do faturamento.

Se você gostou deste post e está em busca de soluções para auxiliar sua gestão de custos, que tal entrar em contato com a gente e conhecer nossos serviços e como podemos ajudar sua empresa a alcançar seus objetivos de sucesso?